Les indemnités qui constituent des remboursements de frais propres à l'employeur
La loi [1] exonère les indemnités qui constituent le remboursement de frais qui incombent à l'employeur, c'est-à-dire ceux occasionnés par l'exécution du contrat de travail.
C'est à l'employeur de pouvoir démontrer à l'aide de documents probants (pièces justificatives), le caractère professionnel des frais qui font l'objet d'un remboursement au travailleur et leur exactitude.
Conséquence du non-respect des conditions
Lorsque l'employeur ne parvient pas à démontrer que l'indemnité versée au travailleur constitue pour lui le remboursement de frais professionnels, dans ce cas l'indemnité devrait être disqualifiée en frais professionnels non déductibles. L'administration pourrait aussi admettre la déductibilité de ces frais en les requalifiant en avantage de toute nature dans le chef des bénéficiaires. L’administration devra dans ce cas prouver que ces indemnités constituent de la rémunération dans le chef de ces bénéficiaires. Un accord entre l’administration et l’entreprise ne lie pas le bénéficiaire de l’indemnité.
Ces frais remboursés à des membres du personnel ou des dirigeants d'entreprise doivent en outre faire l'objet d'une mention sur la fiche fiscale des bénéficiaires [2]. Depuis 2022 (année de revenus), cette obligation de fiche a été toutefois élargie. Les montants exacts de tous les types de remboursements doivent être mentionnés.[3]
[1] Art. 31,1° in fine du CIR 92.
[2] Art. 57 3° et 195 du CIR 92.
[3] Loi du 27 juin 2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (1), MB 30 juin 2021