Sur la fiche fiscale
Bien que les frais propres à l’employeur ne soient pas considérés au niveau fiscal comme de la rémunération, l’employeur a l’obligation de les mentionner sur la fiche 280.10 [1](281.20 pour les dirigeants d’entreprise), sous la rubrique « Renseignements divers ».Cette obligation de fiche a récemment été élargie. En effet , à partir de l’année de revenus 2022 (exercice d’imposition 2023), le montant concret doit être mentionné sur la fiche fiscale annuelle pour chaque type de remboursement.
Ceci permet :
- A l’employeur de pouvoir déduire à titre de frais professionnels, les rémunérations, autres avantages et indemnités de frais qu’ils paient ou remboursent
- Au travailleur d’introduire sa déclaration d’impôt ou de contrôler les rubriques préremplies sur cette déclaration d’impôt
- A l’administration fiscale de contrôler que ces montants viennent bien en remboursement de frais réellement exposés propres à l’employeur. Dès lors, l’employeur devra, au besoin, pouvoir apporter la preuve qu’il ne s’agit pas de rémunérations imposables
Le défaut de mention de remboursements forfaitaires sur la fiche fiscale entraîne la non-déductibilité des frais (dépenses non admises). Cette sanction ne s’applique pas en cas de défaut de mention de remboursements sur la base de justificatifs. Une amende administrative peut toutefois être infligée dans ce cas.
Sur le décompte de paie et le compte individuel
Décompte de paie
Tous les employeurs doivent remettre à leurs travailleurs un décompte lors de chaque règlement définitif de salaire. Ceci leur permet de connaître le détail de la rémunération qui leur est payée ainsi que les modalités de son calcul.
La fiche de paie doit mentionner les sommes non soumises à la sécurité sociale et les sommes non imposables [2]. Par conséquent, il convient de mentionner les frais propres à l’employeur.
Compte individuel
Le compte individuel permet à chaque travailleur occupé de disposer d’un récapitulatif de ses prestations et des rémunérations y afférentes, et ce pour une année entière.
La réglementation [3] prévoit que le compte individuel énonce, par période de paie, en matière de sommes payées ou dues au travailleur, les motifs et montants de tout autre paiement fait par l'employeur au travailleur soit en raison de son engagement (par exemple, l’indemnité de frais de transport), soit en dehors de toute obligation légale ou contractuelle (par exemple, les gratifications). Les frais propres à l’employeur font partie de ces sommes et doivent dès lors être mentionnés.
Précisons qu’une série de mentions ne doivent pas être mentionnées dans le compte individuel si elles sont mentionnées dans d'autres documents à conserver au même endroit que le compte individuel. Il s'agit, par exemple, des mentions relatives aux sommes payées par période de paie, si ces sommes apparaissent déjà sur la fiche de paie.
[1] Fiche 281.10 (cadre 26b) pour les travailleurs salariés et fiche 281.20 (cadre 20) s’il s’agit de dirigeants d’entreprise.
[2] Arrêté royal du 27 septembre 1966 déterminant pour le secteur privé, les renseignements que doit contenir le décompte remis au travailleur lors de chaque règlement définitif de la rémunération.
[3] Article 16 de l’arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux.