Elle consiste, pour l’employeur, à rembourser les frais sur la base de pièces justificatives que lui présente le travailleur. Ces pièces peuvent prendre la forme de factures, de tickets de caisse, de souches TVA, etc.
L’indemnité payée ne sera pas imposable dans le chef du travailleur ni assujettie aux cotisations de sécurité sociale à condition bien entendu que les pièces justificatives soient dûment conservées et qu’elles correspondent à la réalité.
Cette solution présente peu de difficultés liées à l’administration de la preuve en ce qu’elle laisse peu de place à la discussion en cas de contrôle fiscal ou social. Elle engendre par contre une charge administrative relativement conséquente.
Afin de pallier cette administration lourde, une seconde méthode a vu le jour, qui permet de ne pas devoir justifier chaque paiement : le remboursement forfaitaire des frais. Vous trouverez les explications utiles à ce sujet - tant au niveau fiscal que social - dans les questions suivantes.