Principes
Le paiement de cette indemnité forfaitaire, censée couvrir tous les frais encourus, est convenu par l’employeur et le travailleur.
L’avantage d’une telle méthode est bien entendu que le remboursement forfaitaire aura lieu sans que le collaborateur ne doive apporter la preuve de ses dépenses [1].
L’employeur devra quant à lui pouvoir justifier le choix d’un remboursement forfaitaire au détriment des frais réels.
Afin de pouvoir déterminer si l’indemnité forfaitaire estimée se rapproche sensiblement du montant des frais réels, celle-ci va devoir être calculée sur la base de critères sérieux et concordants. Le montant des forfaits doit en effet respecter certaines conditions :
- Il doit être proportionnel aux frais réels
- Il ne peut pas en être supérieur ou inférieur de manière significative
Il est par ailleurs recommandé à l’employeur de pouvoir justifier du caractère raisonnable des montants forfaitaires qu’il détermine.
À cet égard, les forfaits publiés pour la fonction publique sont un bon point de repère en ce qu’ils sont en principe admis par le Fisc. Il peut donc être intéressant de s’y référer au moment de convenir du paiement d’une indemnité forfaitaire.
En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées (sur la base du forfait et d'une pièce justificative) !
Il convient de faire une distinction entre deux types de remboursements forfaitaires : ceux qui sont déterminés suivant des « normes sérieuses » et ceux qui sont fixés sur la base d’« autres critères ».
Remboursements déterminés suivant des normes sérieuses
Le fisc accepte le remboursement forfaitaire basé sur des critères sérieux et concordants. Le législateur n’a toutefois pas défini ce qu’il fallait entendre par « critères sérieux et concordant ».
Les indemnités forfaitaires explicitement acceptées par le fisc
Pour certaines dépenses, le Fisc prévoit lui-même une estimation forfaitaire. Ceci concerne les frais forfaitaires qui à l’origine étaient accordés par l’Etat à ses fonctionnaires et qui furent étendus aux relations entre l’employeur et son personnel de sorte qu’ils s’appliquent aussi dans ce contexte (secteur privé).
Sont notamment concernés, les remboursements des frais de séjour pour les voyages de service effectués en Belgique ou à l’étranger, de l’indemnité kilométrique pouvant être accordée au travailleur salarié ou au dirigeant d’entreprise qui utilise son véhicule particulier pour effectuer des déplacements de service ou encore de l’indemnité forfaitaire de bureau prévue pour le télétravail structurel et régulier.
Les indemnités octroyées aux travailleurs en remboursement de ces frais ne constitueront pas de la rémunération imposable pour autant que les plafonds de ces forfaits soient respectés.
Les indemnités forfaitaires octroyées par des conventions collectives de travail sectorielles
Dans certains cas, ce n’est pas le fisc mais bien le secteur qui prévoit une indemnité forfaitaire. Tel est par exemple le cas de certaines indemnités de vêtement, d’outils ou de séjour octroyées par une convention collective de travail.
Ces indemnités forfaitaires sont également considérées par le fisc comme étant des normes sérieuses. Elles peuvent dès lors être mentionnées dans la catégorie 1 de la fiche fiscale « forfait normes sérieuses ».
Attention ! les indemnités forfaitaires acceptées par l’ONSS ne sont pas automatiquement reconnues par le fisc. A défaut de dossier reposant sur des critères sérieux et concordants ou d’une décision de ruling favorable, ces indemnités ne pourront être considérées comme « normes sérieuses ». Elles devront être mentionnées dans la troisième catégorie « forfait autres critères ».
Les indemnités forfaitaires déterminées par l’employeur
A défaut de forfait fixé par le fisc, l’employeur peut toujours déterminer son propre forfait. Dans ce cas, il doit pouvoir justifier du caractère sérieux de l’indemnité forfaitaire afin de pouvoir déduire les montants couverts de ses propres revenus imposables. En cas de contrôle, il devra en effet être en mesure de prouver que ce forfait repose sur une étude sérieuse.
Autrement dit, pour pouvoir être repris sous la catégorie « norme sérieuse », le montant du remboursement octroyé doit résulter d’observations et d’échantillonnages.
Bien que ces forfaits ne requièrent pas de pièces justificatives (comme c’est le cas pour les frais réels), il est néanmoins vivement conseillé à l’employeur d’établir un dossier étayé justifiant des frais couverts par l’indemnité et ce, afin d’éviter que celle-ci ne puisse être requalifiée de rémunération par l’administration fiscale.
En cas de doute, l’employeur a toujours la possibilité d’introduire une demande de ruling auprès du service des décisions anticipées (SDA).
Les montants forfaitaires acceptés par décision de ruling sont considérés comme des normes sérieuses.
Remboursements déterminés suivant d’autres critères
À côté du remboursement sur base de normes sérieuses, il est également possible de rembourser les frais exposés par le travailleur sur une base forfaitaire en suivant d’autres critères. Les forfaits qui sont déterminés par l’employeur mais qui ne reposent pas sur des critères sérieux et concordants devront être mentionnés dans la troisième catégorie « remboursements forfaitaires sur base d’autres critères » sur la fiche fiscale.
La particularité de ces frais est qu’il ne faut en justifier ni le montant ni la nature sur la base de pièces justificatives ou d’une étude sérieuse. C’est le cas, par exemple des frais de stationnement, des cadeaux de relation…
Cette méthode de remboursement ne dispense toutefois pas l’employeur de devoir prouver, en cas de contrôle fiscal ou social, que l’indemnité répond au trois conditions de base pour être considérée comme un remboursement de frais propres exonéré de précompte et d’ONSS.
L’employeur doit pouvoir justifier du caractère réaliste de l’indemnité forfaitaire afin de pouvoir déduire les montants couverts de ses propres revenus imposables. Le montant du remboursement octroyé dépendra de critères tels que la fonction et les tâches que le travailleur occupe au sein de l’entreprise.
Il importe à l’employeur d’être extrêmement vigilant lors du remboursement forfaitaire des frais, car l’inspection y est particulièrement regardante. La moindre irrégularité pourrait en effet entraîner de lourdes sanctions pour l’employeur, qui pourrait voir les remboursements qu’il a octroyés être requalifiés de rémunération déguisée.
Les conséquences financières qui en découleraient seraient considérables, car ces indemnités ainsi requalifiées seraient alors :
- Soumises au précompte professionnel avec application d’intérêts de retard
- Et soumises aux cotisations sociales - patronales et personnelles [2] -, mais également à des intérêts et une amende
Une solution serait d’indiquer le remboursement de frais dans la politique de l’entreprise. Celle-ci établit les catégories de travailleurs susceptibles de se voir octroyer un remboursement forfaitaire de frais déterminés.
L’employeur peut également le mettre par écrit et en détail dans un avenant au contrat de travail en prévoyant, par exemple, ce qu’il adviendrait en cas de vacances, de maladie, de crédit-temps etc. Il ne peut par contre pas se contenter de le mentionner dans la fiche salariale.
Cette méthode comporte plus de risques que les deux premières méthodes (remboursements sur base des frais réels et sur base de critères sérieux). En cas de doute, l’employeur peut toujours introduire une demande de ruling auprès du service des décisions anticipées (SDA).
[1] Comme nous l'expliquons ci-après, l'employeur devra toutefois pouvoir étayer le forfait fixé par un échantillon de pièces justificatives.
[2] L'employeur devrait alors supporter le coût des cotisations personnelles également, celles-ci n'ayant pas été versées à l'ONSS en temps voulu par la faute de l'employeur.