Equipements nécessaires
Contrairement à ce qui est prévu dans le cadre du télétravail structurel, l'employeur n’est pas obligé de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir en cas de télétravail occasionnel.
Il ne doit donc pas non plus :
- Prendre exclusivement en charge les coûts des connexions et communications liées au télétravail
- Rembourser les coûts liés à la perte ou à l'endommagement des équipements et des données utilisées par le télétravailleur dans le cadre du télétravail
L’employeur peut toutefois choisir de fournir ces équipements et de prendre en charge ces frais.
Si le télétravailleur utilise des équipements propres, les frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes informatiques, le fonctionnement et l'entretien de ces équipements, ainsi que les frais pour l'amortissement de ceux-ci, ne sont pas obligatoirement à charge de l'employeur.
Si l’employeur souhaite intervenir dans ces frais, ils devront être évalués avant le début du télétravail proportionnellement aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon un clé de répartition fixée par les parties.
Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa connexion internet privée, l’employeur peut rembourser ces frais, mais il devra le faire sur la base du coût réel encouru. Les forfaits de :
- 20 euros par mois appliqué pour l'utilisation d'un ordinateur privé et pour l'utilisation d'une connexion internet privée
- et de maximum 10 euros (5 euros par élément) par mois appliqué pour l’utilisation d’un deuxième écran d'ordinateur, d’une imprimante/ d’un scanner privés
en cas de télétravail structurel ne sont en effet pas applicables ici.
Frais annexes
Comme c’est le cas en ce qui concerne la fourniture d’équipements propres, l’employeur n’est pas obligé de rembourser les frais annexes liés au télétravail occasionnel. Il peut cependant choisir de le faire.
Indemnité de bureau
L’indemnité de bureau de 148,73 euros n’est pas acceptée par l’ONSS et le Fisc en cas de télétravail occasionnel. Elle est uniquement exonérée en cas de télétravail structurel et régulier.
Indemnité de 10 % de la rémunération : ce régime a pris fin le 1er juin 2022
L'indemnité de 10 % de la rémunération brute relative au télétravail n'est plus acceptée par l'ONSS depuis le 1er juin 2022.
Elle le reste néanmoins pour les travailleurs à qui elle avait déjà été octroyée avant cette date pour autant que leur part de télétravail n'augmente pas. L'octroi d'une indemnité de 10 % était cependant plutôt rare en cas de télétravail occasionnel, celui-ci n'étant, par définition, pas régulier.
Pour un aperçu des remboursements de frais acceptés, nous vous invitons à consulter notre tableau récapitulatif.