Qui sommes-nous ?
L’ASBL Groupe Securex, dont le siège social est établi en Belgique, à 1040 Bruxelles, avenue de Tervueren 43, TVA BE0401.086.981, RPM Bruxelles, et qui est joignable par téléphone au n° + 32 2 729 92 11, et par e-mail à l’adresse info@securex.be.
Securex est un acteur international dans le domaine de l’administration sociale et RH pour les personnes privées, les starters, les indépendants, les partenaires, les PME et les grandes entreprises. Comme partenaire RH full service, nous misons sur le bien-être et le talent des travailleurs, des collaborateurs, des clients et des travailleurs indépendants. L’employabilité durable est importante, pour tout un chacun. C’est pourquoi, nous développons diverses solutions visant à offrir un soutien préventif et proactif aux personnes concernées.
Securex développe et gère à ce niveau également des solutions de gestion RH pouvant aider les entreprises et leurs travailleurs à uniformiser leurs principaux processus RH.
Cette déclaration de confidentialité a trait au traitement de données à caractère personnel lors de l’utilisation de Securex MySecurex.
Dans ce domaine, nous attachons toujours une haute importance à la protection de votre vie privée, de vos données à caractère personnel et à votre feedback.
Finalité du traitement des données à caractère personnel
MySecurex est une plateforme de libre-service complète et intégrée permettant aux clients, aux partenaires et aux employeurs d'interagir avec Securex de manière rapide et efficace. Grâce à cette plateforme, vous pouvez
- Lancer une nouvelle demande et suivre son état d'avancement où et quand vous le souhaitez
- Ccommuniquer avec nous au sujet de votre demande
- Consulter l'historique de vos communications avec nous
- Consulter un aperçu des factures et de leur état de paiement
- Consulter un calendrier avec les dates importantes relatives à l'indexation et aux échéances fiscales et sociales
- Consulter et suivre vos "to do" concernant votre/vos dossier(s) client(s)
- Consulter les données relatives à votre entreprise et à vos clients et demander des modifications
Les données personnelles sont traitées par la présente conformément au règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après AVG) du fait de l'utilisation de nos services.
Vos données personnelles seront alors traitées aux fins suivantes :
- Vous enregistrer et vous identifier en tant qu'utilisateur de nos outils et de nos informations et vous en permettre l'accès
- Gérer correctement et efficacement votre/vos dossier(s)
- Vous donner un aperçu ou une vue d'ensemble des informations, de la documentation et des documents personnalisés en notre possession via notre outil d'assistance
- Vous fournir, le cas échéant, des aperçus et des statistiques, notamment sur l'état des cotisations de sécurité sociale, des précomptes et de l'évolution des cotisations de sécurité sociale.
- Vous fournir un aperçu des points en suspens dans le cadre de la gestion des débiteurs.
- Vous informer de manière proactive sur les événements à venir
- Pour répondre à vos questions ou demandes et y donner suite
- Evaluer la facilité d'utilisation de la plate-forme et suivre et évaluer les besoins des utilisateurs.
Base juridique du / pour le traitement
La base juridique du traitement des données à caractère personnel lors de l'utilisation de MySecurex repose
sur :
- L'exécution de l'accord de connexion entre vous ou votre organisation et Securex
- Votre demande ou votre consentement au traitement ou au partage des données.
La base juridique du contrôle, de l'analyse et de l'évaluation de MySecurex et de nos services par et avec les utilisateurs repose sur l'intérêt légitime de Securex à gérer de manière optimale ses services et produits et à se faire une idée de la manière dont ils sont expérimentés et utilisés afin d'optimiser la facilité d'utilisation, les performances et les services en général.
L’intérêt légitime de Securex constitue également la base juridique du traitement des données à caractère personnel des personnes de contact ou représentants de l’employeur par rapport à
- La gestion des contrats et des relations avec les clients : pour les opérations commerciales et leur optimisation
- Les activités de-marketing-direct: pour promouvoir les services du SEPP Securex, ainsi que ceux des autres entités de Securex, auprès de ses clients.
Securex vous adressera uniquement des newsletters générales et/ou des e-zines si vous avez donné votre consentement à cette fin.
Catégories de personnes concernées
Securex traite les données personnelles des utilisateurs de MySecurex (employeurs, partenaires, indépendants...), de leurs représentants et des employés des entreprises concernées qui ont un lien ou un accord et utilisent ce service.
Catégories de données traitées
Les données à caractère personnel peuvent être définies comme toute information par rapport à une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée).
Securex traite ou peut traiter les données suivantes de vous ou de vos collaborateurs en fonction de vos connexions :
- Données sociales et administratives (y compris le nom, le prénom, le numéro de registre national, la date de naissance, le numéro de registre national et/ou le numéro d'entreprise...)
- Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse électronique,...
- Données professionnelles et données relatives au poste de travail
- Données relatives à la santé (absences, aptitude ou incapacité éventuelle...)
- Données financières, fiscales et salariales
- Données relatives à la navigation et à l'utilisation de la plate-forme : comportement en matière de clics et de lecture, sessions ouvertes, vitesse, etc.
Les données à caractère personnel peuvent être fournies soit par vous-même, soit par votre connexion avec l'une des entités de l'entité économique Groupe Securex, soit par l'utilisation de nos applications, soit par un partenaire ou un autre représentant, soit par un lien avec une base de données gouvernementale croisée.
Délai de conservation des données
Securex ne conservera pas vos données personnelles plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire aux fins du traitement et aussi longtemps que la loi l'exige.
Confidentialité et protection des données
Conformément à la législation en vigueur, Securex prévoit un niveau de protection adéquat de vos données à caractère personnel . Ces mesures comprennent les mesures techniques et organisationnelles requises pour protéger vos données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte occasionnelle, ainsi que contre la modification, l’accès et tout autre traitement non autorisé de vos données à caractère personnel.
Néanmoins, Securex tient à vous informer qu’aucun système de sécurité ne peut garantir la sécurité à 100. Nous restons toutefois à votre disposition pour toute question par rapport à la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel .
Destinataires de données
Vos données personnelles ne seront traitées et partagées qu'en fonction des finalités prévues :
- Certaines de ces données peuvent être transmises à des sous-traitants qui fournissent certains services dans le cadre strict d'un contrat de sous-traitance et dans le seul but de fournir à Securex l'assistance technique nécessaire
- Via nos applications, vos données personnelles figurant dans nos fichiers peuvent être partagées avec d'autres collaborateurs auxquels des droits et/ou des accès ont été accordés sur la base de votre approbation ou autorisation ou de celle de l'employeur ou du gestionnaire responsable, qui est en fin de compte responsable des accords de connexion
- Les données peuvent également être partagées avec d'autres entités de l'entité économique Group Securex si cela est nécessaire ou utile pour la gestion des clients et pour l'exécution de la convention de connexion ou de conventions distinctes conclues entre la partie liée et cette entité juridique du Group Securex
Toutefois, dans des cas exceptionnels, Securex peut également devoir transmettre certaines données à caractère personnel aux autorités de contrôle, à nos avocats, à nos experts ou aux instances judiciaires.
Transfert de données à des pays tiers
Securex ne transfère pas de données à caractère personnel en dehors de l’Espace Economique Européen.
Si un transfert de données vers un pays situé en dehors de l'EEE s'avérait néanmoins nécessaire, Securex mettrait en œuvre les garanties appropriées conformément à la législation sur la protection des données, et veillerait à ce que les personnes concernées disposent de droits exécutoires et de recours efficaces.
Afin de garantir aux personnes concernées des droits exécutoires et des voies de recours efficaces, le traitement et le transfert ne peuvent alors avoir lieu qu'à l'une des conditions suivantes :
- Le transfert est effectué vers un pays qui assure un niveau de protection adéquat sur la base des décisions d'adéquation de la Commission européenne
- Le transfert s’effectue vers un (sous-)processeur auquel s'appliquent des règles d'entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules). Ces règles d'entreprise garantissent un niveau de protection adéquat
- Le transfert est effectué vers un sous-traitant avec lequel un accord type a également été conclu (Clauses contractuelles types, cf. (UE) 2021/914 du 4 juin 2021) et pour lequel une analyse de risque supplémentaire a également été effectuée au préalable. Les clauses contractuelles et les éventuelles mesures complémentaires faisant suite à une analyse de risque préalable ou à une analyse d'impact du transfert de données (data transfert impact assessment) doivent alors offrir les garanties nécessaires en matière de protection des données
S'il n'existe pas de garanties appropriées quant au niveau de protection, Securex ne transfère (ou ne fera transférer) les données à caractère personnel vers ces pays tiers qu'avec l'accord de la personne concernée.
Vos droits
Via MySecurex vous pouvez prendre connaissance de vos données et corriger celles-ci vous-même, en cas de nécessité et où cela s’avère possible.
Vous pouvez prendre connaissance des données traitées par Securex et, le cas échéant, les faire rectifier en envoyant une demande datée et signée, accompagnée d’une copie du recto de votre carte d’identité, par e-mail à privacy@securex.be ou par courrier postal à Groupe Securex, Data Protection Officer, avenue de Tervueren 43, 1040 Bruxelles.
Vous pouvez en outre, suivant les mêmes modalités et dans les limites fixées par le RGPD, vous opposer au traitement des données ou demander que ce traitement soit limité. Vous avez également la possibilité de demander que les données vous concernant soient effacées ou transférées. De plus amples informations peuvent être obtenues à la même adresse.
Quoique nous prenions au sérieux vos droits et libertés, ceux-ci ne s’appliquent donc pas dans toutes les circonstances et il pourrait donc que, dans certaines circonstances, nous ne puissions répondre à votre requête, par exemple lorsque ceci impliquerait le non-respect de nos propres obligations légales ou contractuelles par rapport à par exemple votre employeur, comme responsable du traitement. Dans ces cas, nous vous informerons toujours de la raison pour laquelle nous ne pouvons nous y conformer et s’il vous faut, par exemple, vous adresser à votre employeur pour cela.
Si vous êtes d’avis qu’une infraction est commise par rapport au traitement ou par rapport à vos droits, vous pouvez, le cas échéant, introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.