Werkgevers en hun werknemers zijn verplicht om te overleggen tot ze een akkoord bereiken. Een heldere communicatie en goede afspraken kunnen dat overleg al heel wat vlotter maken. Verder legt de vakantiewetgeving ook enkele grenzen op.
Veroordeeld tot elkaar
Op vlak van vakantieplanning zijn werkgever en werknemer tot elkaar veroordeeld. Geen van beide partijen kan eenzijdig beslissen zonder het akkoord van de ander. De wet zegt enerzijds dat de wettelijke vakantie verplicht is, en anderzijds dat de vakantiedagen worden vastgelegd in een individueel akkoord tussen de werkgever en elke werknemer.
Op dat principe bestaat één uitzondering, namelijk wanneer de vakantiedagen in uw sector of onderneming vastgelegd worden in een collectief akkoord.
Bereikt u echt geen akkoord over de vakantiedagen? Dan kunnen u of uw werknemer de zaak in kortgeding voorleggen aan de arbeidsrechtbank. Om de samenwerking met de werknemers niet te bemoeilijken, wordt zo’n procedure natuurlijk wel best vermeden.
De werkgever mag weigeren
Als werkgever heeft u het recht om een verlofaanvraag van uw werknemer te weigeren. Die weigering moet u wel expliciet meedelen. Als u niet antwoordt op een tijdige verlofaanvraag, dan mag uw werknemer uitgaan van het principe “zwijgen is instemmen”.
Stel dat uw werknemer ondanks uw uitdrukkelijke weigering toch op vakantie vertrekt op het aangevraagde moment, dan begaat de werknemer een inbreuk op zijn of haar arbeidsovereenkomst. U zou dat zelfs kunnen beschouwen als een daad van insubordinatie, die een ontslag om dringende reden rechtvaardigt.
De werkgever mag geen eigen keuze opdringen
Omgekeerd heeft u als werkgever niet het recht om te eisen dat uw werknemer vakantie opneemt wanneer dat goed uitkomt voor u, bijvoorbeeld in een traditioneel kalme periode. De spreekwoordelijke arm omwringen, dat gaat dus niet. Natuurlijk mag u wel de organisatienoden van uw onderneming duidelijk maken (zie verder).
Drie tips voor de praktijk
1. Meten is weten
Wij raden aan om het hele jaar door een overzicht bij te houden van het aantal vakantiedagen dat elke collega nog moet opnemen. Zo vermijdt u dat u in november plots vaststelt dat iemand nog 4 weken vakantie moet opnemen.
2. Communiceer open en tijdig
Moedig uw medewerkers doorheen het jaar aan om zelf actief na te denken over de vakantieregeling binnen hun team. Maak eventueel een gedeelde vakantiekalender, om dit zo laagdrempelig mogelijk te maken voor iedereen.
En hoewel u niets eenzijdig mag opdringen, is het perfect toegelaten om richtlijnen mee te geven, bijvoorbeeld:
- “Tijdens de zomer verwachten we dat er minstens 2 personen per team beschikbaar zijn, om de goede dienstverlening naar onze klanten te kunnen garanderen.”
- “Vanaf september verwachten we veel bestellingen, wij verzoeken jullie dus om jullie vakantiedagen te spreiden en niet massaal op te nemen in het najaar.”
U kunt die regels over de spreiding van de vakantiedagen ook in uw arbeidsreglement opnemen. U moet dan wel de wijzigingsprocedure van het arbeidsreglement volgen.
3. Spreek een procedure af
Wist u dat u een procedure kunt vastleggen in uw arbeidsreglement? Zo kunt u deadlines afspreken voor het indienen van verlofaanvragen, en zelfs verschillende deadlines voorzien naargelang het de zomervakantie betreft of andere periodes in het jaar.
U kunt zelfs in overleg met uw personeel algemene regels vastleggen die bepaalde personen voorrang geven bij het aanvragen van vakantie. Maak dan wel gebruik van objectieve criteria: de datum van de aanvraag, de gezinssituatie of anciënniteit.
Contacteer uw Legal Advisor via myHR@securex.be voor meer info over het vastleggen van zo’n procedure.
De grenzen van de vakantiewetgeving
Hoewel het gemeenschappelijk akkoord de basisregel is bij het individueel vastleggen van de vakantiedagen, moeten beide partijen rekening houden met de grenzen van de wet:
- De vakantie moet tussen 1 januari en 31 december van het vakantiejaar genomen worden. Een werknemer kan niet afzien van zijn recht op vakantie en het is verboden om vakantiedagen naar een volgend jaar over te dragen (de niet-genomen dagen zijn in dat geval verloren en de werkgever kan gesanctioneerd worden).
- De werknemer moet hoe dan ook minstens één ononderbroken week vakantie krijgen.
- In principe mag de vakantie niet in halve dagen opgenomen worden, behalve in combinatie met een halve dag gewoonlijke rusttijd of een halve dag aanvullende (Europese) vakantie, of nog in geval van opdeling van de drie laatste dagen van de vierde week vakantie.
De wet hecht tot slot ook waarde aan een goede work-lifebalans:
- Werknemers met schoolgaande kinderen krijgen hun vakantiedagen bij voorkeur tijdens de schoolvakanties.
- Werknemers hebben recht op 2 volle vakantieweken tussen 1 mei en 31 oktober, tenzij zij dit niet zouden wensen. Voor werknemers jonger dan 18 jaar op het einde van het vakantiedienstjaar gaat het om 3 weken.
- De overige vakantieperiodes, buiten de bovenvermelde 2 of 3 weken, worden bij voorkeur opgenomen tijdens rustigere periodes
Meer info?
U vindt meer details over de jaarlijkse vakantie in ons dossier over de jaarlijkse vakantie.
Bron
