Het geregistreerd kassasysteem a.k.a. de witte kassa
Uw zaak moet een geregistreerd kassasysteem (GKS) hebben van zodra u per jaar een omzet van minstens 25.000 euro exclusief btw haalt uit het serveren van maaltijden die ter plaatse worden verbruikt. Die maaltijden vallen dan onder de noemer 'restaurant- en cateringdiensten'.
Inkomsten uit drankverkoop, meeneemmaaltijden of andere horeca-activiteiten tellen dus niet mee. Niet alleen restaurants vallen onder die verplichting, maar alle exploitanten van inrichtingen waar maaltijden worden verbruikt. Ook snackbars en cafés waar men maaltijden kan nuttigen kunnen verplicht worden om een witte kassa te gebruiken, net zoals cateraars en traiteurs.
Op www.geregistreerdkassasysteem.be, een website van de fiscus, vindt u alle regels op een rij. Het GKS-systeem is immers een fiscale maatregel, die werd ingevoerd om de verlaging van het btw-tarief van 21% naar 12% te compenseren.
U leest op die site bijvoorbeeld welke systemen u mag gebruiken – de kassa moet een gecertificeerd model zijn – en hoe u de zogenaamde 'VAT signing card' bij de FOD Financiën kunt aanvragen. Die VAT signing card is gelinkt aan uw btw-nummer.
En wat met foodtrucks op festivals?
Als u met uw foodtruck maaltijden verstrekt die ter plaatse worden verbruikt, dan zullen die meetellen voor de eerder genoemde drempel van 25.000 euro. Overschrijdt u die drempel, dan is een GKS verplicht. De hamvraag is dus of uw foodtruck restaurant- of cateringdiensten aan 12% btw levert.
Bij een foodtruck of elk ander mobiel kraam is er sprake van een restaurantdienst wanneer de klant aan of in de nabijheid van uw kraam kan beschikken over een ruimte van u die is ingericht om ter plaatse maaltijden en/of dranken te verbruiken. Daarbij maakt de regelgeving een onderscheid tussen gesloten en open ruimtes.
Gaat het om een gesloten ruimte, dan is er sprake van een restaurantdienst wanneer die ruimte voorzien is van een infrastructuur die de klanten de mogelijkheid biedt om daar hun spijzen en/of dranken, zittend of staand (gewone tafels, statafels of eetbalie) te verbruiken, en als de klant er effectief gebruik van maakt.
Gaat het om een ruimte ‘in open lucht’, dan gaat het om een restaurantdienst wanneer er één of meerdere (sta)tafels of uitklapbare toog staat waaraan de klant de maaltijden verbruikt, en als er nog minstens één extra infrastructuurelement is voorzien dat het aangenamer maakt voor de verbruiker. Denk bijvoorbeeld aan:
- Grondbekleding (andere dan de vaste wegbekleding)
- (Terras)verwarming
- Bescherming tegen de zon of regen (bijvoorbeeld parasol, stertent)
- Sfeermuziek verstrekt door de exploitant
En wat met pop-up restaurants?
Ook voor een pop-up restaurant, dat in de zomerperiode bijvoorbeeld wordt ondergebracht in leegstaand pand, geldt het principe van de witte kassa en ligt de omzetdrempel op 25.000 euro.
Flitscontroles in de horeca
In het kader van de uitvoering van het Actieplan Sociale Fraudebestrijding, wordt er in juli 2022 een nationale flitscontrole in de horecasector gepland. Vaak brengen de inspecteurs dan ook een bezoekje aan de horeca op festivals.
Onze tip
Raadpleeg de checklist horeca van de SIOD. Via die checklist willen de inspectiediensten meer duidelijkheid en transparantie garanderen aan werkgevers en werknemers.
Vanaf 1 juli wordt het verplicht om elektronisch te kunnen betalen
Weet ook dat er vanaf 1 juli 2022 een nieuwe verplichting geldt. Handelaars moeten minstens één vorm van elektronisch betalen aanbieden. U mag daarnaast wel cash betalingen blijven ontvangen.
U kunt zelf kiezen welke elektronisch alternatief voor cash u aanbiedt: een klassieke betaalterminal, betalen met de smartphone of smartwatch via met diensten als Payconiq, enz. Daarmee zet u zelf in op klantvriendelijkheid. De inspectiediensten krijgen van hun kant meer transparantie in het kader van fraudebestrijding.
