Dit bedrag zal wellicht ook door de fiscus worden aanvaard.
Sinds dit jaar zijn de toekenningsvoorwaarden van de telewerkvergoedingen dezelfde voor de fiscus en de RSZ. Als u deze voorwaarden naleeft, is de telewerkvergoeding dus vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen.
We frissen de regels even op. Dit is niet overbodig, want velen onder u willen hun telewerkers vergoeden, of het nu is in het kader van het verplicht telewerk dat we momenteel meemaken, of in het kader van de ‘New Way of Working’ die stilaan een nieuwe manier wordt om het werk te organiseren.
Wie telewerkvergoeding zegt, denkt aan structureel en regelmatig telewerk
Als uw werknemers structureel en regelmatig telewerken, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat u hen een forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 134,71 euro per maand toekent. Deze vergoeding is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen.
De forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten. Kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken zodat het werk goed kan worden uitgevoerd. Het gaat onder andere om de volgende kosten:
- Gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief de huur en de eventuele afschrijvingen van de ruimte)
- Printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.)
- Kantoorbenodigdheden (notitieboekje, balpennen, enz.)
- Basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit, verwarming
- Onderhoudskosten
- Verzekeringskosten
- Koffie, water, frisdrank
- Onroerende voorheffing
Minder betalen of meer betalen
U kunt een lager bedrag toekennen dan het bovenvermelde bedrag. In dat verband wordt een dagvergoeding die voldoet aan de voorwaarden van de circulaire en niet hoger is dan het toegelaten maximumbedrag per maand aanvaard door de fiscus en beschouwd als ernstige norm.
Voorbeeld
Peter deed in december vier dagen en in januari vijf dagen aan telewerk. Hij voldoet dus aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk voor deze twee maanden.
Zijn werkgever zou kunnen beslissen om hem niet de maximale maandvergoeding van 134,71 euro toe te kennen, maar een forfaitaire dagvergoeding van 15 euro voor elke telewerkdag.
Peter zou dan een vergoeding van 60 euro voor december en 75 euro voor januari ontvangen.
Zolang deze vergoedingen voldoen aan de voorwaarden van de circulaire en lager zijn dan 134,71 euro, kunnen ze door de fiscus als ernstige normen worden beschouwd.
Als u dit niet bewijst, wordt het deel dat het forfaitaire bedrag overschrijdt, als loon beschouwd. Op dit deel moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen worden betaald.Als u uw werknemers maandelijks meer betaalt dan het forfaitaire bedrag moet u kunnen aantonen dat het om werkelijke kosten gaat.
Structureel en regelmatig telewerk
Regelmatig telewerk verwijst naar werknemers die regelmatig, veelvuldig, normaal thuis werken. Thuiswerk dat af en toe of occasioneel plaatsvindt, valt hier niet onder en komt niet in aanmerking voor de toekenning van de forfaitaire telewerkvergoeding.
Een werkdag van drie uur per week wordt niet beschouwd als structureel en regelmatig telewerk
De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig als uw werknemers op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werken.
Het kan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.
De interpretatie van dit begrip blijft echter problemen opleveren. Hoe zit het bijvoorbeeld met een werknemer die een dag per week thuis werkt als die dag slechts drie uren telt?
Hoewel dat de normale arbeidsregeling van de werknemer is, zijn de fiscus en de RSZ van mening dat het equivalent van een dag telewerk per week niet is bereikt. Aangezien de werknemer slechts 3 uren per week thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk.
Geen telewerk meer wegens jaarlijkse vakantie?
De jaarlijkse vakantie heeft geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk.
U mag dus de forfaitaire telewerkvergoeding blijven storten tijdens de jaarlijkse vakantie van uw werknemer. Meer informatie hierover vindt u in onze actua van 22 juni 2021.
Kantoormateriaal en internet
De voorwaarde van regelmatig en structureel telewerk geldt alleen voor de toekenning van de telewerkvergoeding, die een reeks hierboven genoemde kantoorkosten dekt. Ze is niet van toepassing op:
- De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van de privé-pc en privé-internetaansluiting van de werknemer
- De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van zijn eigen tweede scherm en zijn eigen printer/scanner
- Het verstrekken door de werkgever van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal
In die gevallen is enkel de voorwaarde van regelmatig telewerk van toepassing.
Voorbeeld
Aan een werknemer die regelmatig telewerkt, maar niet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk voldoet, kan bijgevolg een vrijgestelde vergoeding van 20 euro worden toegekend voor de maanden waarin hij zijn privé-internetabonnement gebruikt.
Uitvoerige uitleg over de vergoeding van kosten voor kantoormateriaal en internetaansluiting is te vinden in ons dossier.
En de terbeschikkingstelling van kantoormateriaal voor privégebruik?
De RSZ en de fiscus aanvaarden dat u bepaald bureaumateriaal aan uw werknemer terugbetaalt. Onder bepaalde voorwaarden wordt de terugbetaling niet als loon beschouwd. In dat geval zijn er dan ook geen bedrijfsvoorheffing of RSZ-bijdragen op verschuldigd.
Maar opgelet, de terugbetaling wordt alleen vrijgesteld als ze de kosten dekt die nodig zijn om het werk in normale omstandigheden goed uit te voeren. Materiaal dat voor louter privédoeleinden ter beschikking wordt gesteld van de werknemer leidt automatisch tot een voordeel van alle aard.
Wat doet Securex voor u?
Meer informatie over telewerken vindt u in onze informatiefiches op Lex4You (zie het trefwoord ‘Telewerken’ in het dossier Contracten-Clausules). Speciale aandacht gaat ook uit naar de telewerkvergoeding in onze fiscale rubriek.
In onze e-Shop stellen we verschillende modellen van telewerkpolicy’s voor:
- Een policy voor telewerk in het kader van Corona (cao nr. 149)
- Een policy voor structureel telewerk
Securex kan u uiteraard begeleiden bij het opstellen van uw telewerkbeleid, inclusief het ‘vergoedingsaspect’. Ons consultingteam kan u adviseren over de meest geschikte oplossing voor uw bedrijf. U kunt contact met hen opnemen via consultinglegal@securex.be.
Lees ook
Bronnen
