Waarover gaat het?
De zogenaamde “aanverwante” kosten bij telewerk ( zoals verwarming, elektriciteit, …) moeten niet verplicht ten laste genomen worden door de werkgever .
Tot en met 31 mei 2022 bestonden er twee mogelijkheden als de werkgever de kosten ten laste nam
Indien je als werkgever de kosten toch ten laste nam, kon je kiezen tussen:
- Een vergoeding van ten hoogste 10% van het brutoloon beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk. Deze vergoeding, die onder bepaalde voorwaarden aanvaard werd door de RSZ, werd evenwel niet voorzien op fiscaal vlak
- Een bureauvergoeding of telewerkvergoeding (momenteel bedraagt deze vergoeding maximum 140,15 euro)
Het cumuleren van deze beide vergoedingen was verboden.
Geen 10%-vergoeding meer sinds 1 juni 2022, behave voor diegenen aan wie ze reeds werd toegekend vóór deze datum
Vanaf 1 juni 2022 dooft de 10%-regeling uit. Deze vergoeding kan echter nog wel toegekend worden aan de werknemers aan wie ze reeds vóór deze datum werd toegekend, en voor zover het aandeel telewerk tijdens de tewerkstelling niet groter wordt.
De keuze voor een forfaitaire telewerkvergoeding van 140,15 euro maximum blijft mogelijk. Houd bij het toekennen van een forfaitaire vergoeding wel rekening met het volgende:
- Deze vergoeding kan enkel toegekend worden bij structureel en regelmatig telewerk. Ze kan niet worden toegekend bij occasioneel telewerk. Je vindt meer informatie over de te vervullen voorwaarden om in orde te zijn in ons artikel van 1 juni 2022
- Je kan minder geven dan bovenstaand forfait
- Indien je jouw werknemers een maandelijks forfait toekent dat hoger is dan het aanvaarde forfait, moet je kunnen bewijzen dat het om werkelijke kosten gaat. Als je dit niet aantoont, wordt het deel dat het forfaitaire bedrag overschrijdt, als loon beschouwd. Op dit deel moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen worden betaald
Wat doen in geval van occasioneel telewerk?
Zoals bij structureel telewerk, ben je niet verplicht om de aanverwante kosten gelinkt aan het occasioneel telewerk ten laste te nemen. Indien je dit toch wil doen, kan je het forfait van maximum 140,15 euro niet gebruiken.
Je moet dan een terugbetaling regelen conform de werkelijke kosten die je werknemer heeft moeten dragen. Deze kosten zijn moeilijk om te ramen. Deze werkwijze wordt dus zelden gebruikt bij occasioneel telewerk, en we raden ze niet aan.
Voorbeelden
- Nadia telewerkt sinds 1 juni 2022 voor je vennootschap, en dit op een structurele en regelmatige wijze, gedurende 3 dagen per week. Je bent niet verplicht haar aanverwante kosten te vergoeden, maar beslist dit wel te doen. Je kan opteren voor een forfaitaire telewerkvergoeding van maximum 140,15 euro
- Tom telewerkt al 5 jaar één dag per week. Bij het begin van deze regeling ben je met hem overeengekomen hem een vergoeding van 10% van zijn brutoloon dat betrekking heeft op het telewerk (1/5de van zijn loon) toe te kennen om zijn kosten te dekken. Tom kan nog steeds van deze vergoeding genieten, ook na 1 juni 2022. Indien hij echter meer dan één dag per week thuis zou beginnen werken, zal de 10%-regeling niet meer toegepast kunnen worden. Je kan hem dan via de forfaitaire telewerkvergoeding vergoeden
- Yannick werkt 3 uren per week van thuis voor je vennootschap sinds 1 juni 2022. Hij wordt niet beschouwd als een structurele en regelmatige telewerker. Je kan hem dus geen telewerkvergoeding geven, en de 10%-vergoeding is ook geen optie meer. Je moet zijn aanverwante kosten niet terugbetalen, en we raden niet aan dit te doen. Je zou dan immers maandelijks de werkelijk gemaakte kosten van Yannick moeten ramen
Wat doet Securex voor jou?
Securex kan jou begeleiden bij het opstellen van jouw telewerkbeleid, met inbegrip van de vergoeding. Ons consultingteam kan je adviseren over de meest geschikte oplossing voor jouw bedrijf. Je kan contact met hen opnemen via consultinglegal@securex.be.
Lees ook
Telewerkvergoeding stijgt tot 140,15 euro vanaf 1 juni
Bron
