Benodigde apparatuur
Verplicht ten laste van de werkgever
De werkgever moet aan de telewerker de voor het telewerk benodigde apparatuur ter beschikking stellen, en deze apparatuur installeren en onderhouden. De werkgever vergoedt echter uitsluitend de kosten voor de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.
De kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de door de telewerker gebruikte apparatuur en gegevens in het kader van het telewerk, zijn eveneens voor rekening van de werkgever.
Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten voor installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud, alsook de kosten voor afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever. Deze kosten worden berekend vóór de aanvang van het telewerk naar verhouding van de prestaties van telewerk of volgens een door partijen overeengekomen verdeelsleutel.
Notie van benodigde apparatuur en voorwaarden tot terugbetaling
Onder benodigde apparatuur dient het bureaumateriaal en de voor de telewerker nodige internetaansluiting begrepen te worden. Het ‘bureaumateriaal’ omvat :
- Werkmateriaal zoals een PC, laptop en randapparatuur die vergoed kunnen worden op forfaitaire basis (zie hieronder) of op basis van de werkelijke prijs
- Ander kantoormeubilair waarvoor geen forfaitaire vergoeding voorzien is: de fiscus en RSZ aanvaarden dat bepaalde stukken kantoormeubilair terugbetaald worden op basis van hun werkelijke waarde en op grond van bewijsstukken (bijvoorbeeld een factuur) en voor zover deze noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren (zo kunt u bijvoorbeeld niet overgaan tot terugbetaling aan uw werknemer van een heel erg luxueus bureau)
De terugbetaling wordt enkel voor het volgende materiaal aanvaard:
- Bureaustoel
- Bureautafel
- Bureaukast
- Functionele bureaulamp
- Tweede computerbeeldscherm
- Printer/scanner
- Toetsenbord
- Muis, voetmuis, trackpad of trackball
- Hoofdtelefoon
- Specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc
De terugbetaling van een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball is enkel mogelijk als u die materialen ook op de werkvloer ter beschikking stelt.
Bovendien aanvaarden de fiscus en de RSZ niet dat u elk jaar een bureaustoel terugbetaald.
De circulaire bevat een tabel met indicatieve gebruikstermijnen. U vindt deze in de downloadsectie van deze pagina.
Maandelijkse forfaitaire bedragen aanvaard door fiscus en RSZ voor het gebruik van bepaald eigen materiaal
In geval de werknemer gebruik maakt van zijn privécomputer en/of privé-internetaansluiting, kan hij hiervoor een forfaitaire vergoeding krijgen van de werkgever. De fiscus heeft beslist dat dergelijke kostenvergoeding vrijgesteld is van belastingen indien de som niet hoger ligt dan 20 euro per maand. Dit forfait mag zowel toegepast worden voor het gebruik van de internetaansluiting als voor het gebruik van de eigen computer. In totaal kan de werkgever dus een belastingvrije onkostenvergoeding toekennen van maximum 40 euro per maand.
Sinds 1 maart 2021 is er nog een bijkomende mogelijkheid. Voor werknemers die geen gebruik maken van de eigen PC, maar wel van een eigen tweede computerscherm en/of van een printer/scanner, kunt u een bijkomend forfait van 5 euro per maand per gebruikt toestel geven. En dat met een maximum van 10 euro per maand, voor een periode van maximaal 3 jaar.[1]
Voorbeeld: een werknemer die geen eigen PC gebruikt, maar wel een eigen tweede computerscherm en de eigen scanner en de eigen printer, heeft dus maximaal recht op 10 euro per maand als forfaitaire vergoeding. Ook al gebruikt de werknemer de drie apparaten bij het telewerken.
Het is daarentegen niet mogelijk om het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen PC te combineren met het bijkomende forfait van 5 euro.
De RSZ aanvaardt dat deze forfaitaire bedragen ook van socialezekerheidsbijdragen vrijgesteld kunnen worden.
Opgelet, in geval een hogere vergoeding wordt toegekend, dan zal de werkgever moeten bewijzen dat de vergoeding effectief aan kosten eigen aan de werkgever werd besteed. Slaagt hij hier niet in, dan zal het deel van de vergoeding dat deze maandelijkse forfaitaire bedragen overschrijdt, onderworpen zijn aan bedrijfsvoorheffing en aan socialezekerheidsbijdragen en op de fiscale fiches vermeld moeten worden.
Aanverwante kosten
Mogelijkheid, geen verplichting
De zogenaamde “aanverwante” kosten (verwarming, elektriciteit, …) dienen niet verplicht ten laste genomen te worden door de werkgever.
Indien hiertoe toch wordt beslist, kon tot en met 31 mei 2022 de keuze gemaakt worden tussen :
- Een vergoeding van ten hoogste 10% van het loon. Zoals u hieronder kunt lezen, was deze vergoeding evenwel niet voorzien op fiscaal vlak
- Een bureauvergoeding of thuiswerkvergoeding
Het cumuleren van deze beide vergoedingen was verboden.
Sinds 1 juni 2022, kan de werkgever, indien hij deze kosten ten laste neemt niet meer kiezen voor de vergoeding van 10%. Dit stelsel werd op deze datum beëindigd. Zij kan echter nog toegepast worden voor de werknemers aan wie deze vergoeding van 10% werd toegekend voor 1 juni 2022, voor zover hun aandeel van het telewerk niet vergroot.
De werkgever kan daarentegen altijd kiezen voor de bureauvergoeding of de telewerkvergoeding onder bepaalde voorwaarden.
Onder de toelichting van het begrip “aanverwante kosten”, vindt u een overzicht van de sociale en fiscale regels die van toepassing zijn op deze terugbetalingen.
Begrip « aanverwante kosten »
De aanverwante kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken om de arbeid te kunnen laten uitvoeren.
Het gaat onder andere om de volgende kosten:
- Gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte)
- Printer- en computermateriaal (papier, inkt, USB stick, muismat,…)
- Kantoorbenodigdheden (balpen, notitieboekje,…)
- Water, elektriciteit, verwarming
- Onderhoud
- Verzekering
- Koffie, water, versnaperingen
- Onroerende voorheffing
Bureauvergoeding (of thuiswerkvergoeding)
De werkgever kan er ook voor opteren aan zijn werknemer die aan thuiswerk doet een bureauvergoeding toe te kennen, waarvan het RSZ-vrije bedrag momenteel 151,70 euro per maand bedraagt (voor latere aanpassingen, zie onze Actuele bedragen).
Zoals hierboven toegelicht, wordt dit bedrag geacht verwarmingskosten, elektriciteit, telefoon, klein bureaugereedschap… te dekken. Dit forfaitair bedrag hoeft niet te worden geproratiseerd (dit blijft evenwel een mogelijkheid).
Sinds 1 maart 2021 verduidelijkt een fiscale circulaire de toepasselijke regels op vlak van de toekenning van een bureauvergoeding. Het goede nieuws is dat de RSZ beslist heeft de nieuwe fiscale regels te volgen.
Bepaalde specifieke voorwaarden dienen te worden gerespecteerd vooraleer een bureauvergoeding vrijgesteld is op fiscaal en sociaal vlak :
- Het telewerk moet gepresteerd worden in de privélokalen van de werknemer. Als een werknemer in een satellietkantoor van de werkgever werkt, wordt dat niet als telewerk beschouwd. Ook prestaties geleverd in de gebouwen van klanten van de werkgever zijn geen telewerk. Bovendien is er enkel sprake van telewerk als de werknemer van thuis werkt op de momenten waarop dat contractueel voorzien is. Een werknemer die bijvoorbeeld ’s avonds na de werkuren thuis nog wat verder werkt, terwijl het niet gaat om een tijdstip waarop hij of zij normaalgezien verwacht wordt te (tele)werken, komt niet in aanmerking voor een bureauvergoeding. De fiscus en de RSZ nemen deze situatie niet in aanmerking als telewerk.
- Het telewerk moet structureel en regelmatig De fiscus en RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig wanneer een werknemer op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werkt. Het kan dan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.[3]
Voorbeelden:
- Een voltijdse werknemer werkt elke week van maandag tot vrijdag thuis van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s ochtends. Zo vermijdt hij de filedrukte. Aangezien er op weekbasis één volledige werkdag van thuis gewerkt wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
- Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Aangezien elke voltijdse werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemers hebben dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
Bij dit laatste voorbeeld moet u wel opletten, want de fiscus geeft voor dezelfde situatie ook een voorbeeld van een deeltijdse werknemer:
- Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Een werknemer in dat rotatiesysteem werkt deeltijds. Hij heeft een overeenkomst voor een tewerkstelling van 50%. In de week waarin de groep waartoe hij behoort, thuiswerkt, moet hij enkel op dinsdag en donderdag werken. Aangezien de werknemer in die maand maar twee dagen van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
Arbeidsongeschiktheid en vakantie
U moet ook opletten indien uw werknemer in een bepaalde maand bijna de hele maand ziek is. Het is mogelijk dat de fiscus en de RSZ niet aanvaarden dat u die maand een forfaitaire telewerkvergoeding betaalt. Ook daar geeft de circulaire twee voorbeelden:
- Een voltijdse werknemer is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij alle dagen van thuis. Aangezien deze werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ.
- Een deeltijdse werknemers is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij 5 halve dagen van thuis. Aangezien de werknemer gemiddeld geen volledige dag per week van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen. De werkgever mag de forfaitaire vergoeding evenwel blijven doorbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie van de werknemer, of tijdens iedere andere “verlofdag” die op zijn initiatief wordt genomen[4]. Dit geldt ook voor de compenserende rustdagen (ADV-dagen).
Mag u een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën?
Een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën wordt voortaan aanvaard, zowel door de fiscus als de RSZ. Een onderscheid tussen bepaalde situaties of bepaalde personeelscategorieën, dient wel te gebeuren op basis van objectieve criteria. Is dat niet het geval, dan zal de vergoeding van de betrokken werknemers als loon beschouwd worden.
Een hoger maandbedrag toekennen?
Een werkgever die de werknemers elke maand een bedrag betaalt dat hoger ligt dan het forfait, moet kunnen aantonen dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat.
Gebeurt dat niet, dan wordt het gedeelte boven het forfait van 151,70 euro als loon beschouwd. Op dat gedeelte moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden.
Ten slotte mag de forfaitaire bureauvergoeding uiteraard niet worden gecombineerd met andere eventuele bureaukostenvergoedingen die de werknemer al ontving.
Vergoeding van 10 % van het loon : een uitdovend stelsel
Zoals we vermeld hebben, zijn de aanverwante kosten van de telewerker (verwarming, electriciteit, enz...) niet gedekt door de werkgever, in tegenstelling tot de kosten van de thuiswerker waarvoor de wet uitdrukkelijk een terugbetaling van gemaakte kosten voorziet ten bedrage van 10 % van het loon bij afwezigheid van andere precieze vermeldingen in het contract of boven de 10 % op basis van rechtvaardigingsstukken.
In het verleden heeft de RSZ aanvaard dat een vergoeding van 10 % eveneens in geval van telewerk onder bepaalde voorwaarden wordt toegekend . Dit stelsel heeft een einde genomen op 1 juni 2022, behalve voor de werknemers die hiervan reeds het genot hadden voor deze datum, voor zover hun aandeel van het telewerk niet verhoogt.
Aanvaard door de RSZ onder bepaalde voorwaarden voor de werknemers die dit ontvingen voor 1 juni 2022
Voor de werknemers aan wie een uitkering van de 10 % van hun brutoloon inzake het telewerk werd toegekend voor 1 juni 2022, aanvaardt de RSZ dat een terugbetaling van de kosten ten bedrage van deze 10% beschouwd wordt als een terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten. Als de terugbetaling 10 % van het loon overschrijdt, moet de werkgever het bewijs leveren dat deze terugbetaling de terugbetaling van kosten ten zijnen laste niet overschrijdt.
Opgelet, werkgever en werknemer moeten zich duidelijk akkoord verklaren over de vergoeding inzake arbeidsprestaties uitgevoerd in het kader van het telewerk. Als de werkgever en de werknemer niet akkoord gaan, zal de RSZ een forfaitaire vergoeding van 10 % voor de gemaakte kosten aanvaarden voor rekening van de werkgever voor zover deze 10 % enkel berekend wordt op het deel van het loon met betrekking tot het telewerk uitdrukkelijk overeengekomen tussen de partijen.
Wanneer de werknemer een globale vergoeding krijgt en de partijen geen akkoord bereikt hebben over de vergoeding die verband houdt met de uitgevoerde prestaties in het kader van telewerk, zal de RSZ de forfaitaire vergoeding van 10 % niet aanvaarden. In dit geval moet de werkgever een forfaitaire bureauvergoeding storten.
De Fiscus aanvaardde niet automatisch de vergoeding van 10%
De Fiscus heeft nooit standaard regels rond de toekenning van de forfaitaire vergoeding van 10% van het loon vastgelegd. De werkgever die er zeker van wou zijn dat deze vergoeding vrijgesteld zou zijn van belastingen, kon vooraf een ruling vragen.
Zoals je hierboven heeft kunnen lezen, heeft de fiscus daarentegen duidelijke regels voorzien rond de fiscale vrijstelling van de forfaitaire telewerk/bureauvergoeding.
Cumul met de forfaits die van toepassing zijn wanneer de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt
Het standpunt van de RSZ
De RSZ aanvaardt wel dat de bureauvergoeding en de vergoeding van 10% gecumuleerd kunnen worden met de bovenvermelde forfaits van 20 euro en 5 euro, voor zover aan een aantal voorwaarden is voldaan.
De bureauvergoeding of de vergoeding van 10% van het brutoloon kunnen gecumuleerd worden met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen computer, of met het forfait van 5 euro voor het gebruik van een eigen tweede scherm en/of printer/scanner, op voorwaarde dat de werkgever deze kost niet op een andere manier terugbetaalt (bijvoorbeeld door de werknemer te vergoeden voor de aankoop van zijn computer,…).
Ze kunnen met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetaansluiting gecumuleerd worden indien de werkgever aantoont dat de internetkost:
- Te zijnen laste is
- Werkelijk wordt gemaakt
- En niet reeds in de bureauvergoeding of de 10%-vergoeding begrepen is
Het standpunt van de fiscus
De nieuwe fiscale circulaire (2021/C/20) bevestigt expliciet dat de forfaitaire bureauvergoeding cumuleerbaar is met voormelde forfaits van 20 euro en 5 euro.
[1] Er is geen maximum aantal jaren bepaald voor wat betreft de forfaits m.b.t. het gebruik van een eigen computer/internetaansluiting
[2] De artikelen 119.3 tot en met 119.12 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten zijn immers enkel van toepassing op huisarbeiders.
[3] Wilt u in dat geval toch een vergoeding toekennen? Dan is die vergoeding enkel vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden is voldaan: er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever en de vergoeding wordt ook effectief aan die kosten besteed.
[4] Ouderschapsverlof en dagen klein verlet, bijvoorbeeld, worden dus niet beoogd. Deze dagen worden immers op initiatief van de werknemer genomen. Het betreft hier een interpretatie van de circulaire die door de fiscus werd gegeven.