De meeste werknemers maken kosten om van hun woonplaats naar hun werkplek te reizen, of het nu gaat over brandstof, een abonnement op het openbaar vervoer of het onderhoud van hun tweewieler. De terugbetaling van die kosten is geregeld in nationale of sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten en die teksten verplichten jou als werkgever om bij te dragen in de reiskosten.
Als werkgever moet je twee dingen weten om de juiste terugbetaling te kunnen doen:
- Welk vervoermiddel gebruikt de werknemer?
- Hoeveel kilometers heeft de werknemer afgelegd? Die vraag is vooral relevant als het om een privé-vervoermiddel gaat.
Die gegevens durven al eens veranderen, bijvoorbeeld wanneer de werknemer verhuist of van vervoermiddel verandert. Je vraagt best regelmatig na bij je werknemer of de informatie nog up to date is. Zo niet, zal je achteraf correcties moeten doen. En hoe langer je terugbetaalt op basis van onjuiste informatie, hoe ingewikkelder zo'n rechtzetting wordt.
Wanneer moet je tussenkomen in de vervoerskosten?
Maak je werknemer gebruik van het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro, waterbus)? Dan moet je als werkgever verplicht bijdragen in de reiskosten. De terugbetaling van de werkgever vindt in principe maandelijks plaats en op vertoon van de door de vervoersmaatschappijen afgegeven vervoersbewijzen.
Gebruikt je werknemer daarentegen een eigen auto of fiets en is er geen sectorale cao die een terugbetaling voorziet? Dan ben je niet verplicht om in de kosten bij te dragen. Weet wel dat een gunstig sociaal en fiscaal regime van toepassing is wanneer je een fietsvergoeding betaalt die hoogstens 0,27 euro/km bedraagt (bedrag vanaf 1 januari 2023). Op die manier wil de wetgever woon-werkverplaatsingen met de fiets aanmoedigen.
Wil je weten hoe de regeling in jouw sector zit? Klik dan door naar Paritaire comités > Kies jouw paritair comité > Vervoerskosten.
Hoe kan gratis woon-werkvervoer met het openbaar vervoer worden toegekend?
Sinds 1 januari 2005 kan je jouw werknemers openbaar vervoer aanbieden dat voor hen gratis is. Het gaat dan om treinreizen in tweede klasse, en het aansluitend vervoer georganiseerd door de MIVB.
Er moet aan twee voorwaarden worden voldaan:
- Een overeenkomst "derdebetalersregeling" sluiten met de NMBS (uiterlijk op 30 oktober van het jaar N-1)
- En betaal ten minste 80% van de prijs van de treinpas op 1 januari van het jaar N.
Neem voor meer informatie contact op met de NMBS.
Wat is de bijdrage in de vervoerskosten op het grondgebied van een andere lidstaat?
Wanneer de werknemer een of meer openbare vervoermiddelen op het grondgebied van een andere lidstaat gebruikt, dekt de bijdrage van de werkgever in de kosten van dit of deze vervoermiddelen de afstand die van de woonplaats naar de arbeidsplaats wordt afgelegd, maar met toepassing van de berekeningswijze binnen de Belgische grenzen voor het gehele traject.
Wat als een werkgever niet correct tussenkomt in de vervoerskosten?
De regels die de werkgever verplichten om de vervoerskosten te vergoeden die werknemers maken om van hun woning naar hun werkplek te reizen, zijn vastgelegd in cao's die kracht van wet hebben omdat ze bij koninklijk besluit algemeen verbindend zijn verklaard. Bijgevolg kan niet-naleving van deze bepalingen leiden tot strafrechtelijke vervolging (na een proces-verbaal van Toezicht Sociale Wetten) of tot de betaling van vrij zware administratieve boetes. In ieder geval kan de benadeelde werknemer van jou een regularisatie eisen van de reiskosten die sinds het begin van zijn arbeidsovereenkomst niet zijn vergoed.
Wat moet er gebeuren om aan de wet te voldoen?
Bij elke aanwerving moet de nieuwe werknemer (dit geldt ook voor studenten, flexi's, gelegenheidswerknemers of extra's) aangeven welk vervoermiddel hij/zij zal gebruiken om zijn/haar werkplek te bereiken. Zij moeten ook bewijsstukken voor de gemaakte vervoerskosten voorleggen. Deze informatie moet regelmatig worden bevestigd.
Wat doet Securex voor jou?
Wij berekenen de vervoerskosten voor uw werknemers. Daarvoor hebben we de juiste gegevens nodig. Je ontvangt hierover binnenkort een mailing van ons. Als er wijzigingen zijn in het woon-werkverkeer van uw werknemers, vergeet dan niet de gegevens in uw softwaretool aan te passen of naar ons door te sturen via myHR@securex.be.
