Principe
De AODW moet voor iedere werknemer afzonderlijk schriftelijk worden vastgesteld, met naleving van de regels inzake het taalgebruik, uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer in dienst treedt, d.w.z. uiterlijk op het ogenblik waarop hij de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst aanvat [1].
Sanctie
Wordt één van de bovengenoemde vormvoorwaarden niet nageleefd, dan moet de overeenkomst worden beschouwd als zijnde gesloten voor een onbepaalde tijd. Het is evenwel enkel de werknemer die zich kan beroepen op de afwezigheid van een schriftelijke vaststelling en, bijgevolg, op het bestaan van een arbeidsovereenkomst voor een onbepaalde tijd (AOOT).
Uitzondering
De schriftelijke vaststelling van een AODW is niet vereist in de bedrijfstakken en voor de categorieën van werknemers die opgenomen zijn in een CAO die door de Koning algemeen verbindend is verklaard. Dit is met name het geval voor de sectoren van de hotelnijverheid [2] en voor de tuinbouw- en landbouwbedrijven [3].
[1] Wet van 3 juli 1978, art. 9.
[2] Uitsluitend voor de voltijdse extra's (AODW van maximum 2 opeenvolgende dagen).
[3] Uitsluitend voor de occasionele en seizoenswerknemers.