De sollicitant informeren
De sollicitant moet zich een duidelijk idee van de aangeboden betrekking kunnen vormen. Daarvoor moet de werkgever de sollicitant in de loop van de selectieprocedure voldoende informatie bezorgen over:
- De activiteit van de onderneming
- De aard van de functie
- De vereisten om die functie te kunnen uitoefenen (opleidingsniveau, ervaring en verantwoordelijkheden)
- De plaats waar de functie uitgeoefend moet worden, behalve indien die niet op voorhand valt te bepalen (in het geval van een wervingsreserve bijvoorbeeld) of indien het om functies gaat die niet aan bepaalde werkplaats verbonden zijn (in het geval van handelsvertegenwoordigers bijvoorbeeld)
- In voorkomend geval, de bedoeling om een wervingsreserve aan te leggen
- De sollicitatiewijze
Indien de sollicitant uiteindelijk niet voor de functie geselecteerd werd, hoewel hij voldeed aan de vereisten van die functie, moet de hij daar binnen een redelijke termijn schriftelijk van op de hoogte gebracht worden.
Persoonlijke levenssfeer en verwerking van persoonsgegevens
Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
De werkgever mag in principe geen vragen stellen over het privéleven van de sollicitant, behalve indien die informatie relevant is wegens de aard van de functie en de omstandigheden waarin die wordt uitgeoefend. De rechtbanken interpreteren deze uitzondering heel strikt.
Niet alleen de werkgever moet de persoonlijke levenssfeer eerbiedigen, maar ook de personen die in naam van de werkgever meewerken aan de selectieactiviteiten, zoals psychologen en dokters.
Lees in verband hiermee het antwoord op de vraag "Tot waar mag de werkgever gaan in zijn vragen en verzoeken?”
Verwerking persoonsgegevens
Bij de verwerking van de persoonsgegevens van de sollicitant moet de werkgever rekening houden met de Algemene Verordening inzake gegevensbescherming (hierna de GDPR).
In het kader van de GDPR moet de sollicitant geïnformeerd worden over de verwerking van zijn persoonsgegevens.
Bij het controleren van referenties, het verzamelen van informatie bij derden, dient er bijvoorbeeld voorafgaandelijk de toestemming van de sollicitant gevraagd te worden en mag er enkel informatie verzameld worden die een direct verband heeft met de functie waarvoor er gesolliciteerd is. Deze toestemming is nog strikter geworden door de GDPR, aangezien deze geïnformeerd, ondubbelzinnig, vrij, specifiek en persoonlijk moet zijn. De werknemer moet een actieve handeling stellen zoals het aanvinken van een vakje of het ondertekenen van een clausule. De sollicitant kan bovendien op ieder ogenblik zijn toestemming hiervoor intrekken.
Ook de verwerking van deze gegevens moeten in het register voor verwerkingsactiviteiten opgenomen worden.
Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens, lees onze informatie over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van uw personeelsbeheer.
Vertrouwelijke behandeling van de gegevens
De werkgever moet alle gegevens met betrekking tot de sollicitant vertrouwelijk behandelen.
Verplichtingen van de sollicitant
Opdat de werkgever zich een goed beeld van de sollicitant kan vormen, moet die in alle eerlijkheid meewerken aan de selectieprocedure en moet hij alle vereiste gegevens over zijn beroepsverleden en de gevolgde studies meedelen, wanneer die verband houden met de aard van de functie en de omstandigheden waarin die wordt uitgeoefend.
Het feit dat een sollicitant een hogere opleiding heeft gevolgd of een hogere bekwaamheid bezit dan degene die vereist is om de functie uit te oefenen, mag op zich geen reden zijn om de kandidatuur te weigeren.
Tot slot mag de sollicitant geen vertrouwelijke informatie onthullen die hij in de loop van de wervings- en selectieprocedure te weten zou zijn gekomen.
Duur van de selectieprocedure
De volledige selectieprocedure moet binnen een redelijke termijn verlopen. De werkgever moet er voor zorgen dat de tijd tussen de publicatie van de vacature en de beslissing over een eventuele indienstneming niet onnodig lang is. Ook elke afzonderlijke fase van de procedure moet binnen een redelijke termijn worden afgerond.
Proefarbeid
Indien de selectieprocedure een productieve praktische proef omvat, mag deze proef niet langer duren dan nodig om de bekwaamheid van de sollicitant te testen en mag geen rendabele activiteit vormen voor de onderneming. De proef moet eveneens beperkt zijn in de tijd alsook beperkt blijven tot specifieke tests om na te gaan of het opleidingsniveau voldoende is om eventueel en theoretisch de aangeboden dienstbetrekking te kunnen vervullen.
Verplaatsingskosten
De sollicitant moet zijn verplaatsingskosten zelf betalen. Hoewel de werkgever niet in die kosten tegemoetkomt, is hij toch moreel verplicht de verplaatsingen van de sollicitant zoveel mogelijk te beperken door de verschillende tests, proeven, examens en gesprekken in de mate van het mogelijke te groeperen.
Personeelsadvertenties om publicitaire redenen
Het is verboden om uit louter publicitaire overwegingen fictieve personeelsadvertenties te publiceren. Personeelsadvertenties mogen alleen gepubliceerd worden als de betrekking daadwerkelijk vacant is.