De kennisgeving is evenwel niet verplicht bij tijdelijke werkloosheid wegens overmacht omwille van het coronavirus. De kennisgeving is evenmin verplicht bij tijdelijke werkloosheid wegens de Brexit.
Hoe gebeurt de elektronische kennisgeving aan de RVA?
Klanten van het sociaal secretariaat Securex kunnen de C3.2A via onze tool.
Andere werkgever kunnen de elektronische kennisgeving via de portaalsite van de sociale zekerheid www.socialsecurity.be (rubriek Onderneming/Tijdelijke werkloosheid) uitvoeren.
Opgelet, om deze kennisgeving te kunnen doen, moet de werkgever over een gebruikersnaam en paswoord beschikken:
- Indien de werkgever al over een toegang voor zijn onderneming beschikt, kan hij zich aanmelden met zijn elektronische identiteitskaart of via zijn gebruikersnaam en paswoord (www.socialsecurity.be/rubriek Onderneming/Aanmelden)
- Indien de werkgever nog niet over een toegang voor zijn onderneming beschikt, moet hij of een verantwoordelijke van de onderneming een aanvraag voor elektronische toegang indienen (www.socialsecurity.be/rubriek Onderneming/Registeren). De aanvraag moet online ingevuld worden en vervolgens:
- Ondertekend worden via de elektronische identiteitskaart en online verzonden worden
- Uitgeprint worden, ondertekend worden en per post verstuurd worden
Daarnaast hebben de werkgevers ook de mogelijkheid om de kennisgeving tijdelijke werkloosheid te doen via gestructureerde elektronische berichten ('canal batch', wanneer een groot aantal aangiftes moet worden verzonden).
Het Sociaal Secretariaat Securex kan deze kennisgeving voor u doen. In dat geval hoeft u zelf niets te doen.
Ontvangstbewijs
Per elektronische kennisgeving ontvangt de werkgever een elektronisch ontvangstbewijs dat de volgende zaken vermeldt:
- De datum van de kennisgeving
- De inhoud van de kennisgeving
- Een uniek kennisgevingsnummer (als bewijs dat de kennisgeving voor de betreffende werknemer werd verricht)
Uitzonderingen op de elektronische kennisgeving
Indien de werkgever zich in één van drie gevallen bevindt waarin uitzondering gemaakt wordt op het principe van de elektronische kennisgeving, kan de kennisgeving via aangetekende brief of met een faxbericht gebeuren.
Deze brief moet verzonden worden aan het werkloosheidsbureau bevoegd voor de plaats waar de onderneming gevestigd is en moet steeds de naam, het adres en het ondernemingsnummer van de werkgever vermelden.
In de volgende gevallen is een uitzondering op de elektronische kennisgeving mogelijk:
- Wanneer de werkgever voor de eerste maal een kennisgeving tijdelijke werkloosheid doet [1]. Er wordt hierbij geen rekening gehouden met kennisgevingen die:
- Meer dan 24 maanden (gerekend van datum tot datum) geleden gebeurden
- Gebeurden in een periode van vrijstelling van elektronische kennisgeving (zie uitzondering 2)
- Gebeurden voor 30 november 2011 (datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit [2]
- Wanneer de werkgever niet over de nodige informaticamiddelen beschikt om een elektronische kennisgeving te doen. Hiervoor moet hij een vrijstelling van elektronische kennisgeving verkregen hebben van de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA. Voor meer informatie over deze vrijstelling kan u terecht op de website van de RVA (rubriek Documentatie / Infoblad werkgevers nr. 53)
- Wanneer de werkgever geen elektronische kennisgeving kan doen omwille van technische problemen (tijdelijk probleem met de internetaansluiting, computerpanne,…). In dat geval moet hij in zijn aangetekende zending of het faxbericht het bewijs toevoegen van dit technisch probleem.
Aandachtspunten
De elektronische kennisgevingen van de tijdelijke werkloosheid kunnen ook via het batchkanaal verstuurd worden naar het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de onderneming gevestigd is. Het gaat hier om de exploitatiezetel van de onderneming en niet de maatschappelijke zetel.
Bij verzending via de portaalsite van de sociale zekerheid of via batch-kanaal [3] moet dus steeds het adres van de exploitatiezetel vermeld worden (KBO-nummer, straat en postnummer).
De RVA laat weten dat het belangrijk is dat voor de algemene kennisgeving van de voorziene werkloosheid en voor de maandelijkse kennisgeving van de eerste effectieve werkloosheidsdag dezelfde identificatiegegevens van de werkgever gebruikt worden.
Om de tijdelijke werkloosheidsuitkeringen te kunnen uitbetalen, moeten de beide kennisgevingen in orde zijn voor elke werknemer. Dat is niet het geval indien de ene kennisgeving niet dezelfde identificatiegegevens bevat als de andere. Als dat het geval is, zal de RVA aan de werkgever vragen om de foute kennisgeving recht te zetten.
[1] In dit geval zal de werkgever nadien een brief van de RVA ontvangen met alle informatie over de verplichte elektronische kennisgeving.
[2] Koninklijk besluit van 14 november 2011, Belgisch Staatsblad van 30 november 2011.
[3] In dat geval maakt de werkgever een XML fiche aan die hij zelf op elektronische wijze naar de RVA stuurt.