Toekenning via collectieve arbeidsovereenkomst of schriftelijke individuele overeenkomst
Sport- en cultuurcheques moeten toegekend worden via een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) op sectoraal of op ondernemingsniveau.
In de ondernemingen waar geen ondernemings-cao gesloten kan worden bij gebrek aan een syndicale afvaardiging of wanneer het gaat om een personeelscategorie waarvoor het sluiten van een collectieve arbeidsovereenkomst niet de gewoonte is [1], dan mag de toekenning van de sport- en cultuurcheques geregeld worden door een individuele overeenkomst. Deze overeenkomst moet schriftelijk opgemaakt zijn voor elke werknemer afzonderlijk (arbeidsovereenkomst of bijlage bij de overeenkomst).
Opgelet! Een dergelijke individuele overeenkomst moet ofwel voor alle werknemers ofwel voor bepaalde (objectieve) categorieën van werknemers opgemaakt worden. Het is dus niet toegelaten om enkel aan bepaalde willekeurige werknemers sport- en cultuurcheques toe te kennen.
Opmerking: de uitreiking van sport- en cutuurcheques mag dus niet voortvloeien uit een mondeling akkoord of uit een praktijk die de werknemer stilzwijgend aanvaard heeft. Een loutere vermelding in het arbeidsreglement volstaat evenmin.
Maximumbedrag
Een werkgever mag per werknemer en per jaar maximum 100 euro aan sport- en cultuurcheques toekennen. Het toegekende bedrag mag wel over verschillende cheques gespreid worden.
Indien het maximumbedrag overschreden wordt, is het volledige bedrag onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.
Opmerking: Het maximumbedrag wordt per werkgever bekeken. Indien een werknemer bij twee werkgevers werkt en bij elk van die werkgevers sport- en cultuurcheques krijgt ter waarde van 100 euro, zal het feit dat hij in totaal voor 200 euro aan sport- en cultuurcheques heeft gekregen, er niet toe leiden dat dit bedrag als loon beschouwd zal worden, aangezien elke werkgever afzonderlijk zich aan het maximumbedrag gehouden heeft.
Geen omruiling in geld
De wet bepaalt uitdrukkelijk dat de sport- en cultuurcheques noch geheel noch gedeeltelijk in geld omgeruild mogen worden.
[1] Zoals het kaderpersoneel bijvoorbeeld.