Op de belastingfiche
Hoewel de kosten eigen aan de werkgever fiscaal niet als bezoldiging worden beschouwd, is de werkgever verplicht ze te vermelden op fiche 280.10 [1] (281.10 voor bedrijfsleider) in het vak ‘Diverse inlichtingen’. De ficheverplichting is onlangs uitgebreid. Vanaf het inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) moet voor elk type terugbetaling het concrete bedrag op de fiscale fiche worden vermeld.
Dit maakt het mogelijk:
- Voor de werkgever om de beroepskosten, bezoldigingen, andere voordelen en kostenvergoedingen die hij betaalt of terugbetaalt als beroepskosten af te trekken
- Voor de werknemer om zijn belastingaangifte in te dienen of de vooraf ingevulde vakjes op deze belastingaangifte te controleren
- Voor de belastingadministratie om na te gaan of deze bedragen wel degelijk terugbetalingen zijn voor daadwerkelijk gemaakte eigen kosten van de werkgever. De werkgever moet indien nodig het bewijs kunnen leveren dat het niet om belastbare bezoldigingen gaat
- Het niet vermelden van forfaitaire terugbetalingen op de belastingfiche leidt tot de niet-aftrekbaarheid van de uitgaven (verworpen uitgaven). Deze sanctie is niet van toepassing bij niet-vermelding van terugbetalingen op basis van bewijsstukken. In dat geval kan echter een administratieve boete worden opgelegd
Op de loonafrekening en de individuele rekening
Loonafrekening
Alle werkgevers moeten hun werknemers bij elke definitieve betaling van het loon een afrekening bezorgen. Zo kennen die werknemers de details van het uitbetaalde loon en de berekeningsmodaliteiten ervan.
Op de loonfiche moeten de bedragen vrijgesteld van inhoudingen voor de sociale zekerheid en de bedragen vrijgesteld van belastingen [2] worden vermeld. Bijgevolg moeten de kosten eigen aan de werkgever worden vermeld.
Individuele rekening
De individuele rekening geeft elke werknemer een overzicht van zijn arbeidsprestaties en het bijbehorende loon over een heel jaar.
De regelgeving [3] bepaalt dat de individuele rekening betreffende de sommen betaald of verschuldigd aan de werknemer per uitbetalingsperiode de reden en het bedrag vermeldt van elke betaling die de werkgever aan de werknemer heeft gedaan, hetzij ingevolge zijn dienstbetrekking (bijvoorbeeld de vergoeding voor vervoerskosten), hetzij buiten elke wettelijke of contractuele verplichting om (bijvoorbeeld gratificaties). Kosten eigen aan de werkgever zijn dergelijke bedragen en moeten dus worden vermeld.
Een aantal gegevens hoeft niet in de individuele rekening te worden vermeld als ze worden vermeld in andere documenten die op dezelfde plaats als de individuele rekening worden bewaard. Het gaat bijvoorbeeld om vermeldingen over de per betaalperiode betaalde bedragen, als die bedragen al op de loonfiche voorkomen.
[1] Fiche 281.10 (vak 26b) voor werknemers en fiche 281.20 (vak 20) voor bedrijfsleiders.
[2] Koninklijk besluit van 27 september 1966 tot vaststelling, wat de particuliere sector betreft, van de gegevens die de afrekening moet bevatten welke bij elke definitieve betaling van het loon aan de werknemer overhandigd wordt.
[3] Artikel 16 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten.