Plaats van bewaring
Bij elk sociaal document hebben we vermeld op welke plaats het moet worden bijgehouden [1]. Voor de plaats van bewaring [2] zijn de toepasselijke bepalingen identiek voor alle sociale documenten.
De werkgever moet de sociale documenten bewaren:
- Hetzij op het adres waaronder hij bij de RSZ is ingeschreven
- Hetzij in zijn woonplaats (natuurlijk persoon) of op de maatschappelijke zetel (rechtspersoon) indien deze in België zijn gelegen. Bij ontstentenis, in de Belgische woonplaats van een natuurlijk persoon die deze documenten bijhoudt als lasthebber of aangestelde van de werkgever
- Hetzij op het adres van het erkend sociaal secretariaat waarbij hij is aangesloten (uitsluitend de individuele rekeningen)
In de twee laatste gevallen moet de werkgever vooraf de inspecteur-districtshoofd van het Toezicht op de sociale wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg inlichten van het district waar de documenten worden bewaard. Dat moet in een aangetekende brief gebeuren.
Indien de werkgever geen personeel meer tewerkstelt in België, bewaart hij de sociale documenten in zijn woonplaats op zijn maatschappelijke zetel. Bij ontstentenis moeten ze worden bewaard op de Belgische woonplaats van een natuurlijk persoon, die als lasthebber of aangestelde van de werkgever wordt beschouwd. In dat geval moet hij vooraf bij aangetekend schrijven het Toezicht op de sociale wetten op de hoogte brengen.
Lasthebber in België: wat doet Securex?
Securex kan de verplichtingen op zich nemen die de werkgever op het gebied van de bewaring van de sociale documenten moet vervullen.
Voor meer informatie kunt u een e-mail sturen naar: outsouHRce@securex.be.
Bewaringstermijn
De sociale documenten moeten in principe gedurende 5 jaar worden bewaard. Een overzicht van de bewaringstermijn en van het tijdstip waarop die termijn ingaat, vindt u in onze fiche "Sociale en fiscale documenten – Bewaringstermijn". In de overzichtstabel vindt u ook informatie over andere documenten, die geen sociale documenten in strikte zin zijn.
Reproducties
De werkgever mag de sociale documenten in elke reproductievorm bewaren, op voorwaarde dat ze goed leesbaar zijn en dat de gebruikte reproductievorm een doelmatig toezicht van de inspectiediensten toelaat.
[1] Met het bijhouden wordt bedoeld: het inschrijven van de vermeldingen, het opbergen ervan buiten de periode van bewaren, en het vermelden op het document van eventueel gebruikte afkortingen en codes.
[2] Met de bewaring wordt bedoeld: het opbergen van de sociale documenten tijdens de door de reglementering opgelegde periode.