Types van documenten
De volgende documenten mogen elektronisch worden verstuurd:
- De individuele rekening
- De prestatiestaat van de werknemer
- De loonbrief
- Het detacheringsdocument dat aan de werknemer moet worden overhandigd indien hij ten minste een maand in het buitenland werkt (dit document vermeldt onder meer de duur van de tewerkstelling in het buitenland en de munt waarin het loon wordt betaald)
- De documenten die aan de werknemer moeten worden overhandigd op het einde van de arbeidsrelatie, zoals het tewerkstellingsattest en het vakantieattest
Vrijwillige aard
Het principe van het elektronisch versturen en de vraag welke documenten op die manier worden verstuurd, moet in onderling overleg tussen de werkgever en de werknemer worden vastgesteld. Dit akkoord kan ook elektronisch worden gesloten.
Het onderling akkoord geldt minstens voor het lopende kalenderjaar. Vervolgens kan het eenzijdig worden verbroken, zowel door de werknemer als door de werkgever. Zij moeten in dat geval op heldere en ondubbelzinnige wijze te kennen te geven dat één of meerdere documenten opnieuw in papieren vorm moeten worden meegedeeld. Deze verbreking gaat in op de eerste dag van de tweede maand die volgt op de kennisgeving.
Opgelet! Aangezien de individuele rekening betrekking heeft op het volledige kalenderjaar moet het onderling akkoord uiterlijk, op de laatste werkdag van de maand november worden opgezegd. De individuele rekening wordt dan opnieuw op papier bezorgd vanaf de maand januari van het volgende jaar, en dat voor ten minste een volledig kalenderjaar.
Opslag
De sociale documenten die elektronisch worden verstuurd en opgeslagen, moeten ook naar een elektronische archiveringsdienst worden gestuurd. Die archivering moet gratis zijn voor de werknemer en hij moet er te allen tijde toegang toe hebben.
De verlener van een elektronische archiveringsdienst levert een ontvangstbewijs af met de volgende gegevens:
- De identiteit van de werknemer
- De aard van het verstuurde document
- De ontvangstdatum van het document
De verlener van een elektronische archiveringsdienst moet de sociale documenten bewaren tot het verstrijken van een termijn van 5 jaar vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst. Drie maanden vóór het verstrijken van die termijn moet de verlener van de elektronische archiveringsdienst bij aangetekend schrijven aan de werknemer vragen wat er dient te gebeuren met het bij hem bewaarde exemplaar. Op verzoek van de werknemer moet de verlener van de elektronische archiveringsdienst dit document overmaken aan de vzw SIGeDIS.
Wijziging van het arbeidsreglement
In het arbeidsreglement van de onderneming moet de identiteit van de verlener van de elektronische archiveringsdienst worden vermeld, alsook de wijze waarop de werknemer toegang kan hebben tot de documenten die hem betreffen en die bij die dienstverlener zijn gearchiveerd.
Voor de opname van die vermeldingen in het arbeidsreglement (eerste invoering) is de procedure van wijziging van het arbeidsreglement vereist. Indien deze vermeldingen echter slechts worden gewijzigd, moet deze procedure niet meer worden gevolgd. De werknemer moet dan wel een exemplaar van het nieuwe arbeidsreglement ontvangen, zodat hij over de informatie beschikt.
Wat doet Securex?
Securex biedt zijn klanten-werkgevers de mogelijkheid om de loonbrief elektronisch naar de werknemers te sturen. Zo kunt u uw administratieve beslommeringen verminderen, tijd en geld winnen!
Doccle
Securex werkt hiervoor samen met Doccle, een platform voor het veilig elektronisch versturen van loonbrieven. Deze dienstverlening is gratis.
Wilt u uw werknemers de mogelijkheid geven om hun loonbrief via deze praktische en milieuvriendelijke tool te ontvangen, contacteer dan uw client advisor. Hij zal u de nodige informatie geven om met Doccle van start te gaan in uw onderneming.
Als u het elektronisch versturen van de loonbrief voorstelt, vergeet dan niet om onze specifieke bijlage bij het arbeidsreglement te downloaden. Deze bijlage is gratis.
U vindt deze bijlage in de downloadsectie van deze pagina.
Voor meer informatie kunt u terecht op de site van Doccle.
Bron
- Wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen