Hoe wordt de registratie concreet verricht?
De aanwezigheden worden geregistreerd:
- Door middel van een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem (kortweg “registratiesysteem” genoemd)
- OF door een andere automatische registratiewijze te gebruiken of ter beschikking te stellen van hun onderaannemers voor zover dat apparaat een registratie op afstand of een voorafgaande registratie mogelijk maakt en dezelfde garanties biedt als het registratiesysteem. De registratie moet uiteraard dezelfde gegevens omvatten als die welke met het registratiesysteem geregistreerd worden (zie de volgende vraag) en de herkomst van die gegevens moet getraceerd kunnen worden. Bovendien moet men kunnen bewijzen dat de personen die zich op de bouwplaats aanbieden effectief geregistreerd zijn.
We geven hieronder uitleg over het elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem. Dit behelst:
- Een gegevensbank ‘checkinatwork’
- Een registratieapparaat
- Een registratiemiddel
De gegevensbank checkinatwork
Deze gegevensbank wordt beheerd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) [1] die de gegevens verzamelt met hun oog op hun exploitatie en controle. Deze gegevensbank maakt het mogelijk om onmiddellijk of anticipatief te registreren. De gegevens worden 7 jaar bewaard.
Het registratieapparaat
Dit is het apparaat waarin de gegevens geregistreerd kunnen worden en waarmee die gegevens ‘online’ elektronisch naar de gegevensbank checkinatwork verstuurd kunnen worden. Concreet kan de registratie op 4 manieren gebeuren:
- Via een desktop op de portaalsite van de sociale zekerheid (checkin@work). Dit is een registratie op afstand. De registratie kan voor meerdere dagen (maximum 35 dagen vooraf) en voor meerdere werknemers verricht worden
- Via een mobiele app (voor smartphones). Dit is een registratie op de arbeidsplaats en voor de dag zelf
- Via gateway. Dit is een registratie op de arbeidsplaats. Er moet dan een loket aan de ingang van de bouwplaats geïnstalleerd worden en de aannemer die verantwoordelijk is voor de registratie moet de applicatie initialiseren vóór de aanvang van de prestaties en erop toezien dat alle betrokken personen zich registreren
- Via webservice, zijnde de verbinding tussen twee applicaties. Die methode kan op afstand of op de arbeidsplaats gebruikt worden. De gegevens worden dan van een eigen systeem (planninginstrument, track and trace, badge, …) overgeheveld en zo vermijdt men een bijkomende werklast
U vindt een gebruikershandleiding en video’s met uitleg over deze registratiemiddelen op de portaalsite van de RSZ.
Het registratiemiddel
Het registratiemiddel dat op de arbeidsplaats gebruikt wordt, maakt het mogelijk om de houder ervan te identificeren. Het kan ook in de identificatie van de arbeidsplaats voorzien. Het vereenvoudigt immers de inzameling van alle of een deel van de te registreren gegevens. Het moet afdoende beschermd zijn tegen vervalsing.
Het gaat om:
- De elektronische identiteitskaart uitgereikt door de Belgische autoriteiten
- De elektronische verblijfskaart uitgereikt door de Belgische overheid
- Een ander identificatiemiddel dat de RSZ aanvaardt om de aanwezigheden te registreren (de smartphone bijvoorbeeld)
- Een ontvangstbewijs Limosa 1 (L1-nummer of QR-code document L1) [2]
Opmerking voor de werkgevers van de bouwsector en de metaalsector: alle arbeiders van de bouwsector en de metaalsector moeten respectievelijk een Construbadge of een Metalbadge dragen. Hoewel deze badges in de eerste plaats bedoeld zijn voor de visuele identificatie op de bouwplaats, kunnen ze ook in het kader van de aanwezigheidsregistratie gebruikt worden. Het gebruik van deze badges kan immers geïntegreerd worden in de elektronische systemen die de ondernemingen voor de aanwezigheidsregistratie kunnen gebruiken [3].
Het apparaat communiceert enkel via een toegangskanaal beveiligd door de identificatie- en authenticatieprocedures van de RSZ. Het moet garanderen dat de gegevens en de beveiliging van de ingezamelde informatie niet vervalst wordt.
Na de registratie verstuurt de RSZ een ontvangstbewijs naar het registratieapparaat, indien het in die mogelijkheid voorziet.
Welk registratiekanaal men ook gebruikt, steeds worden er uniforme controles verricht en alle gegevens zullen gecentraliseerd worden in een zelfde gegevensbank checkin@work.
Urgentieprocedure
De RSZ heeft een urgentieprocedure uitgewerkt voor de onvoorzienbare gevallen (vervanging op de laatste minuut, noodgeval, …).
Vragen?
Indien u nog vragen hebt over de verschillende registratietechnieken, kunt u contact opnemen met het Contactcenter Eranova van de RSZ op het telefoonnummer: 02 511 51 51 of via mail: contactcenter@eranova.be.
Er zijn ook FAQ beschikbaar zijn op de portaalsite van de sociale zekerheid (Werken met contractanten).
[1] Hoewel de gegevensbank beheerd wordt door de RSZ, is de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens van persoonlijke aard ten aanzien van de privacywetgeving
[2] De Limosa-aangifte bij de RSZ is in principe verplicht voor elke werknemer die normaliter in het buitenland tewerkgesteld wordt of die er in dienst genomen werd, maar tijdelijk of gedeeltelijk in België komt werken. Voor meer info, raadpleeg onze fiche "Limosa".
[3] De werkgever zal zich ervan moeten verzekeren dat de leverancier van zijn registratieapparaat geaccrediteerd is bij de RSZ. Hij moet er eveneens over waken dat deze leverancier een akkoord gesloten heeft met het Fonds voor Bestaanszekerheid inzake het gebruik van deze badge (en meer bepaald met betrekking tot het respect voor het privéleven).