Privacy Statement Securex Outsourcing

Wie zijn wij?    

Securex Outsourcing, een afdeling van Securex Consult nv, waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is in België, te 1040 Brussel, Tervurenlaan 43,  btw BE0459.865.914, RPR Brussel en die bereikbaar is via telefoon op het nr. + 32 2 729 92 11, en via e-mail op het adres info@securex.be. 

Securex is een internationale speler op het vlak van sociale administratie en HR voor particulieren, starters, zelfstandigen, kmo's en grote ondernemingen. Als full-service HR-partner zetten wij in op het welzijn en talent van werknemers, medewerkers, klanten en zelfstandigen. Duurzame inzetbaarheid is belangrijk, voor iedereen. Daarom ontwikkelen we diverse oplossingen om betrokkenen preventief en proactief te ondersteunen.

Securex ontwikkelt en beheert hierbij eveneens HR-managementoplossingen die bedrijven en hun werknemers helpen om hun belangrijkste HR-processen te stroomlijnen en te ondersteunen. Met onze Outsourcing activiteiten willen we werkgevers tijdelijk en flexibel ondersteunen met een ervaren professional die ondersteunt ter vervanging van een afwezige medewerker of wanneer er een acute nood is en/of expertise nodig is voor een strategisch of operationeel project.    

Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Europese Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna AVG) naar aanleiding van jouw registratie als kandidaat professional in ons bestand met mogelijke kandidaat medewerker of freelancer.

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt omwille van volgende doeleinden: 

• Het vinden van geschikte experts en/of freelancers en het aanleggen van een wervingsreserve aan interne en externe kandidaat-experts en professionals die interesse kunnen hebben om werknemer te worden van Securex en/of om snel, flexibel en efficiënt de opdracht bij één van onze klanten-werkgevers te vervullen.
• Om meer inzicht te krijgen in vaardigheden, vereisten en professionele interesses van kandidaten 
• Voor het screenen, evalueren en selecteren van kandidaat-medewerkers en experts zodat de juiste expert aan de juiste opdracht en/of functie kan toegewezen worden
• Om jou te contacteren indien we denken dat een openstaande opdracht of functie interessant kan zijn en om jou vervolgens in contact te brengen met de opdrachtgever en/of potentiële werkgever   
• Contract & Relation Management: 
  • de totstandkoming van een overeenkomst tussen jou en Securex
  • voor operationele doeleinden, de uitvoering en opvolging van prestaties en opdrachten
  • het nakomen van onze administratieve en financiële verplichtingen ten gevolge van de overeenkomst en de hieraan gekoppelde verplichte boekhouding
• Om meer inzicht te krijgen 
• Om jou te bevragen naar jouw ervaringen met onze diensten en onze processen om zowel onze communicatie, dienstverlening als ons rekruteringsproces verder te ontwikkelen en verbeteren.
• Om de globale dienstverlening van Securex of die van een derde verder uit te bouwen, te ondersteunen en/of te verbeteren.
• Voor rapportering en statistische doeleinden.

Juridische grondslag voor de verwerking

De rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens berust op het gerechtvaardigd belang van Securex om:

• Werkgevers, ondernemers, partners, professionals en eigen medewerkers iedere dag verder te ondersteunen in elke stap van hun professioneel traject en hen, als betrouwbare HR partner, zowel proactief als reactief oplossingen en opportuniteiten aan te reiken 
• Toegevoegde waarde te creëren in onze klantenrelaties en de klantenervaring voor alle stakeholders te verbeteren 
• Zijn bedrijfsvoering optimaal te organiseren, beheren en verbeteren
• Kandidaten en experts te helpen bij de verdere ontwikkeling van hun professionele activiteiten

We delen jouw persoonsgegevens met potentiële werkgevers en/of opdrachtgevers niet zonder jouw toestemming. 

Wanneer we van mening zijn dat jij in aanmerking komt voor een opdracht of wanneer we denken dat we jou een interessant aanbod kunnen doen, gaan we jou altijd eerst contacteren voor we jouw persoonsgegevens delen met anderen. 

Wanneer het tot een overeenkomst komt tussen jou en de opdrachtgever en/of Securex, gaan we jouw persoonsgegevens ook verwerken in uitvoering en opvolging van deze overeenkomst en de wettelijke verplichtingen hierbij.

Categorieën van betrokkenen

Securex verwerkt hierbij persoonsgegevens van kandidaat-werknemers van Securex, van experts en freelancers, van algemene kandidaten of geïnteresseerden en van effectieve uitvoerders van opdrachten bij één of meerdere van zijn aangesloten werkgevers. 

Jouw persoonsgegevens kunnen hierbij rechtstreeks door jouzelf aangeleverd worden, of onrechtstreeks door een andere organisatie of partner of we kunnen deze verzameld hebben in onze zoektocht naar mogelijke kandidaten en experts, waarbij we ons baseren op de informatie die we online vinden door jouw gebruik van sociale media of andere platformen of openbaar beschikbare bronnen.  

Categorieën van verwerkte gegevens

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (betrokkene). 

Securex verwerkt of kan o.a. de volgende gegevens verwerken: 

• Identificatiegegevens
• Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mail…)
• Professionele gegevens (loopbaan, werkgever(s), functie(s), ervaring, referenties…)
• Opleidingen en vormingen
• Gegevens met betrekking tot opdrachten (contract, verloning, prestaties & timesheets, evaluaties,…)  
• 
  

Sommige persoonsgegevens worden verwerkt in jouw persoonlijk dossier, andere persoonsgegevens zijn noodzakelijk in de verwerking in relatie met de opdrachtgever.

Bewaartermijn van de gegevens

Securex bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de verwerkingsdoeleinden en zolang de wet dat vereist.

Zonder eigenlijke overeenkomst of opdracht bewaren we jouw persoonsgegevens tot 5 jaar na ons laatste betekenisvol contact. 

Indien het tot een overeenkomst kwam, worden jouw persoonsgegevens met betrekking tot deze overeenkomst bewaard tot 10 jaar na beëindiging van de laatste overeenkomst. 

Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Overeenkomstig de geldende wetgeving zorgt Securex voor een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens. Deze maatregelen omvatten de technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van, de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.

Securex wijst er niettemin op dat geen enkel beveiligingssysteem 100% veiligheid kan waarborgen. Je kunt echter steeds met ons contact opnemen voor alle vragen over de vertrouwelijkheid en veiligheid van jouw persoonsgegevens.

Ontvangers van gegevens

Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt en gedeeld in functie van de voorziene doeleinden:

• Bepaalde van jouw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan onderaannemers, die bepaalde diensten verlenen in de strikte context van een onder aannemingsovereenkomst en met als enig doel Securex de nodige technische bijstand te verlenen. 
• Jouw persoonsgegevens kunnen ook doorgegeven worden aan de HR afdeling of aan een manager van een andere juridische entiteit van de economische groep Securex wanneer dit noodzakelijk of nuttig zou zijn voor Securex, ter voorbereiding van of in uitvoering van een opdracht of overeenkomst, en enkel wanneer dit in jouw voordeel kan zijn. 

Tenzij je je hier tegen verzet of anders overeengekomen, kunnen relevante en professionele gegevens ook gedeeld worden met klanten of prospecten om jou met hen in contact te kunnen brengen. Jouw contactgegevens of andere gegevens worden niet gedeeld of verder ter beschikking gesteld zonder jouw toestemming, ook niet met mogelijke opdrachtgevers.

Het kan in uitzonderlijke gevallen ook gebeuren dat Securex bepaalde persoonsgegevens moet doorgeven aan de toezichthoudende autoriteiten, aan onze advocaten, aan onze deskundigen of aan gerechtelijke instanties.  

Doorgifte van gegevens aan derde landen

Securex geeft geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte. 

Indien een gegevensoverdracht naar een land buiten de EER toch noodzakelijk mocht zijn voor de uitvoering van de prestaties of dienstverlening, zal Securex passende waarborgen treffen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming en ervoor zorgen dat er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor de betrokkenen beschikbaar zijn. 

Om te garanderen dat er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor de betrokkenen zijn, kan de verwerking en doorgifte dan enkel onder één van volgende voorwaarden: 

• de doorgifte is naar landen die een passend beschermingsniveau bieden op basis van adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
• de doorgifte is naar een (sub-)verwerker waarop bindende bedrijfsregels (Binding Corporate Rules) van toepassing zijn. Deze bedrijfsregels garanderen een passend beschermingsniveau 
• de doorgifte is naar een (sub-)verwerker waar bijkomend een modelovereenkomst ter beschikking gesteld door de Europese Commissie mee afgesloten werd (Standard Contractual Clauses, cf (EU) 2021/914 of 4 June 2021) en waar voorafgaand eveneens een bijkomende risicoanalyse werd voor uitgevoerd. De contractuele bepalingen en eventuele bijkomende maatregelen na een voorafgaande risicoanalyse of data transfer impact assessment moeten dan de nodige garanties bieden inzake gegevensbescherming.   

Als er geen passende waarborgen zijn over het beschermingsniveau, zal Securex  geen persoonsgegevens (laten) doorgeven naar dergelijke derde landen, tenzij na toestemming van de betrokkene.

Jouw rechten

Je kan kennisnemen van de gegevens die Securex Outsourcing verwerkt en ze desgevallend laten verbeteren door middel van een gedateerd en ondertekend verzoek, dat samen met een kopie van de recto van jouw identiteitskaart via e-mail wordt verstuurd naar het adres privacy@securex.be of via de post naar Groep Securex, Data Protection Officer, Tervurenlaan 43, 1040 Brussel. 

Je kan je bovendien volgens dezelfde modaliteiten, en binnen de grenzen die worden vastgesteld door de AVG, verzetten tegen de gegevensverwerking of vragen dat die verwerking wordt beperkt. Je kan ook vragen dat jouw gegevens worden gewist of overgedragen. Meer informatie kan op hetzelfde adres worden verkregen.

Als je van mening bent dat er een inbreuk gepleegd wordt met betrekking tot de verwerking of jouw rechten, kan je desgevallend een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.