Comme vous le savez, le client est roi. Bien que même les rois doivent payer les fournisseurs de la cour, certains clients osent néanmoins laisser vos factures impayées. Heureusement, vous pouvez mettre vous-même au point un protocole grâce auquel vous pourrez non seulement enregistrer un gain financier, mais peut-être aussi améliorer votre image professionnelle. Comment faire ? Au moyen d’un plan par étapes équilibré et cohérent !
ÉTAPE 1. Prévention
Soyez proactif. Le meilleur moyen de ne pas avoir d’impayés est bien sûr de faire payer vos clients à l’avance. Cela est toutefois plus compliqué pour les prestataires de services que pour les vendeurs de marchandises, car le montant total de la facture n’est souvent connu qu’après la fourniture du service. Ici aussi, vous pourriez néanmoins travailler avec des factures intermédiaires ou demander des acomptes à votre client. Vous pourriez également aborder les choses de façon un peu plus créative en accordant une petite réduction à vos clients lorsqu’ils paient à l’avance. Dans ce cas, n’oubliez pas d’indiquer les bonnes conditions de réduction dans vos conditions générales.
Conditions générales. Dans vos conditions générales, vous pouvez d’ailleurs inclure de nombreuses autres mesures de lutte contre les mauvais payeurs. Vous pouvez bien sûr, tout d’abord, y indiquer l’échéance de la facture et les intérêts de retard et frais de mise en demeure auxquels le client s’expose s’il ne paie pas à temps. Et avez-vous déjà entendu parler d’une réserve de propriété ? En incluant cette clause dans vos conditions générales, vous restez propriétaire des marchandises livrées jusqu’à leur complet paiement.
Lire le blog : Conditions générales, un must ?
Contrôle de la solvabilité. Dans le cadre d’une fourniture de services sans marchandises connexes, une réserve de propriété n’offre aucun salut. Et un client qui a des difficultés de paiement commence par payer ses dettes les plus urgentes (les fournisseurs d’énergie, par exemple). Il vaut donc mieux que vous vous fassiez une idée de la situation financière d’un client potentiel. Les bilans financiers, consultables gratuitement sur www.bnb.be, permettent déjà de se faire une première idée. Vous pouvez en outre obtenir des informations relatives à la situation financière des entreprises par le biais d’un bureau d’informations commerciales spécialisé.
Ne reportez pas. Enfin, n’attendez pas trop longtemps pour envoyer un relevé des heures que vous avez prestées et faites-le régulièrement. Si le client attend trop longtemps pour contester vos relevés ou factures, vous supposez qu’il les accepte. Pour éviter toute discussion, vous pouvez même faire signer les heures prestées pour chaque jour de travail.
ÉTAPE 2. Recouvrement amiable
Que se passe-t-il si l’échéance d’une de vos factures a été dépassée ? Chaque entrepreneur possède sa propre approche concernant ce problème. Ainsi, je connais une logopède qui doit rappeler à chaque séance à certains clients que la facture précédente n’a pas encore été acquittée. Quand elle explique qu’elle aussi doit pouvoir effectuer ses paiements mensuels, la plupart des patients font tout de suite preuve de compréhension et procèdent rapidement au paiement.
Rappel de paiement. Un rappel amical est en effet la meilleure première démarche. Demandez poliment par courrier, e-mail, ou même Whatsapp, etc. de régler le montant impayé. Dans le cadre de cette première tentative de recouvrement, vous ne devez donc pas envenimer directement la relation commerciale avec des menaces et un jargon juridique. La facture peut, en effet, être arrivée à un mauvais endroit, elle peut s’être perdue par accident ou il peut y avoir eu un problème lors du paiement. Et parfois, le client n’est pas d’accord avec les heures ou les prix facturés. Dans ce cas, le mieux est de téléphoner rapidement à votre client pour trouver un accord, avec confirmation écrite par la suite. Autre conseil essentiel : envoyez vos rappels de paiement à temps et de manière cohérente, quelques jours après l’échéance, par exemple.
Mise en demeure. Si le rappel de paiement précédent, des appels téléphoniques supplémentaires voire une visite sur place n’ont rien donné, il est temps de passer à une véritable sommation ou à une « mise en demeure » juridique. Le mieux est que vous envoyiez celle-ci par lettre recommandée avec accusé de réception (pour avoir une preuve) accompagnée d’une copie des pièces justificatives en annexe.
Dans la sommation, vous déclarez attendre le montant total sur votre compte dans un délai de 5 jours ouvrables, par exemple. Indiquez également que, dans le cas contraire, le dossier sera transmis à une agence de recouvrement, un huissier ou un avocat et que le client prendra en charge les frais liés à ceux-ci. De plus, vous pouvez déjà lui imputer les frais de mise en demeure, en vertu de vos conditions générales. Si vous devez encore livrer d’autres marchandises ou services au client, vous pouvez expressément suspendre vos obligations en attendant que la créance ouverte soit acquittée.
Plan de paiement. Dans nombre de mises en demeure, il est également demandé au client s’il souhaite conclure un plan de paiement. Si tel est le cas, il doit le signaler dans un délai de X jours. Si vous convenez d’un tel accord de rééchelonnement, prévoyez que le montant total soit à nouveau exigible dès que le plan n’est pas respecté. Enfin, faites signer par écrit au client le plan de paiement.
Aide « extérieure ». Si toutes ces démarches restent sans effet, vous pouvez solliciter l’aide extérieure d’une agence de recouvrement, d’un huissier de justice ou d’un avocat. L’avantage des agences de recouvrement est que nombre d’entre elles utilisent un système no cure no pay. Par ailleurs, une lettre de sommation rédigée par un huissier de justice ou un avocat impressionne souvent davantage. De plus, ceux-ci peuvent également citer le client. Un avocat peut en outre intervenir et, au besoin, défendre vos intérêts jusque devant le tribunal.
ÉTAPE 3. Recouvrement judiciaire
L’ultimatum dans votre lettre de sommation n’a hélas pas eu d’effet. Il se peut même que vous ayez, en vain, fait envoyer des mises en demeure et tenté une médiation par le biais d’un avocat et/ou d’une agence de recouvrement. Pour des clients importants, vous pourriez encore envoyer une deuxième mise en demeure, mais cela n’est pas juridiquement obligatoire et constitue d’ailleurs peut-être une perte de temps. De plus, vous donnez ainsi un mauvais signal : vous ne joignez pas le geste à la parole.
Avocat et tribunal. Il vous reste encore une dernière bouée de sauvetage : une procédure devant le tribunal de commerce de la juridiction stipulée dans vos conditions générales. Si le juge vous donne raison, à vous et votre avocat, un huissier de justice peut, avec ce jugement, astreindre le client au paiement, au moyen d’une saisie de ses biens. N’ayez cependant pas peur si l’argent n’apparaît qu’un an plus tard sur votre compte et ayez conscience que le coût total n’est pas des moindres (citation, droit de rôle, avocat, etc.). Enfin, vous devez comprendre que vous dites certainement adieu définitivement à ce client. Par ailleurs, pourquoi voudriez-vous conserver des clients qui refusent obstinément de payer ?
