Où introduire votre demande de remboursement ?
Vous pouvez récupérer auprès du service compétent de la Communauté germanophone la rémunération payée au travailleur dans le cadre du congé-éducation payé, ainsi que les cotisations sociales qui sont dues sur celle-ci :
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Fachbereich Ausbildung und Unterrichtsorganisation
Gospertstrasse 1 - 4700 Eupen
Tél. : 087/59.63.97
e-mail : bildungsurlaub@dgov.be
Vous pouvez introduire auprès de ce service uniquement les dossiers de demande de remboursement relatifs à des travailleurs liés à une unité d'établissement wallonne de langue allemande. Les demandes relatives aux unités de langue française doivent être envoyées au FOREM.
Exemple : le siège social de votre entreprise est situé en Wallonie. Elle a des unités d’établissement aussi bien à Namur qu’à Eupen : il faut scinder le remboursement en deux demandes :
- Introduire une demande regroupant les travailleurs bénéficiaires du congé-éducation payé occupés à Namur
- Et une autre demande pour les travailleurs occupés à Eupen
Attention ! Les règles du jeu pour le remboursement diffèrent donc selon la région. Si votre entreprise a des unités d'établissement dans plusieurs régions, une déclaration de créance doit être effectuée mentionnant tous les travailleurs occupés dans la région concernée, et ce selon la langue de celle-ci.
Pour un aperçu des modalités de remboursement prévues dans les autres régions, nous vous invitons à consulter nos informations sous la rubrique « Du temps pour le travailleur » de notre thème « Vacances et absences ».
Quels documents doit contenir votre dossier ?
La demande de remboursement doit être introduite, par vous-même ou par votre secrétariat social dûment mandaté, au moyen des documents originaux suivants :
- Une déclaration de créance qui mentionne tous les travailleurs occupés dans une même région (déterminée en fonction de l’adresse de l’unité d’établissement à laquelle le travailleur est relié)
- Une fiche individuelle pour chaque travailleur-bénéficiaire où sont détaillés les congés octroyés et les rémunérations et cotisations sociales y afférentes
- Les attestations d’inscription régulière, attestations trimestrielles d’assiduité et attestations éventuelles de seconde session d’examen délivrées par les établissements d’enseignement fréquentés par les travailleurs
Dans certains cas, il convient de joindre également les documents suivants :
- La preuve que les heures de cours correspondent bien aux heures de travail (pour les travailleurs occupés à moins d'un 4/5e temps avec un horaire fixe ou s'ils utilisent le quota maximum d'heures en cas de correspondance heures de cours/heures de travail)
- Une copie du contrat de travail (pour les temps partiel à horaire variable)
- Une déclaration sur l'honneur du travailleur mentionnant qu'il ne possède pas de diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (s'il suit une formation de base ou une formation qui mène à l'obtention d'un premier diplôme de l'enseignement secondaire supérieur)
Vous pouvez trouver ici tous les documents nécessaires.
Remarque : suite à la pandémie, la Communauté germanophone a décidé d’accepter les formations suivies en distanciel au cours de l’année académique 2021-2022 également. Ces formations doivent bien entendu répondre aux conditions requises pour ouvrir le droit au congé-éducation payé.
Quel timing respecter ?
Les demandes de remboursement ne peuvent être introduites qu’une fois l’année scolaire clôturée et doivent concerner tous les travailleurs bénéficiaires de l’entreprise.
Vous disposez d’un délai d'un an et demi pour exercer votre droit au remboursement des rémunérations et cotisations sociales payées dans le cadre du congé-éducation. Ce délai de prescription prend cours à dater du 1er janvier de l’année budgétaire au cours de laquelle le droit à celles-ci est né.
Les créances relatives au congé-éducation payé octroyé durant une formation sont réputées nées le dernier jour de la formation ou, lorsque la formation s'étend sur plusieurs années, le dernier jour de chaque année de formation.
Exemple : votre travailleuse Elsa suit une formation qui s'étend sur plusieurs années. Les demandes pour l'année académique 2020-2021 doivent donc être introduites au plus tard pour le 30 juin 2022.
Combien récupérez-vous ?
Le remboursement est plafonné à un montant forfaitaire, qui dépend du type de formation suivie. Le forfait ne peut cependant excéder 21,30 euros par heure par type de formation.
Que fait Securex ?
Si vous êtes affilié à notre secrétariat social, votre Client Advisor se tient à votre disposition pour vous aider à compléter les documents requis et pour les transmettre au service compétent.
Nous vous rappelons qu'il est indispensable de fournir un dossier complet pour obtenir ce remboursement. N'attendez donc pas la dernière minute pour rassembler toutes les données utiles !
