Introduction de la demande de remboursement
Principe
La demande de remboursement doit être introduite, par l’employeur ou par son secrétariat social dûment mandaté, au moyen des documents suivants :
- Une déclaration de créance [1] qui mentionne tous les travailleurs occupés en région de langue française [2]. Si l'entreprise a des unités d'établissement dans plusieurs régions, une déclaration de créance doit être effectuée par région mentionnant tous les travailleurs occupés dans la région concernée, et ce selon le rôle linguistique de la région
- Une fiche individuelle pour chaque travailleur-bénéficiaire où sont détaillés les congés octroyés et les rémunérations et cotisations sociales y afférentes
- Les attestations d’inscription régulière, attestations trimestrielles d’assiduité et attestations éventuelles de seconde session d’examen délivrées par les établissements d’enseignement fréquentés par les travailleurs (versions originales)
Dans certains cas, il convient de joindre également les documents suivants :
- La preuve que les heures de cours correspondent bien aux heures de travail (pour les travailleurs occupés à moins d'un 4/5ième temps avec un horaire fixe ou s'ils utilisent le quota maximum d'heures en cas de correspondance heures de cours/heures de travail)
- Une copie du contrat de travail (pour les temps partiel à horaire variable)
- Une déclaration (Word ou PDF) sur l'honneur du travailleur mentionnant qu'il ne possède pas de diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (s'il suit une formation de base ou une formation qui mène à l'obtention d'un premier diplôme de l'enseignement secondaire supérieur)
Les demandes de remboursement ne peuvent être introduites qu’une fois l’année scolaire clôturée et doivent concerner tous les travailleurs bénéficiaires de l’entreprise. Elles sont envoyées par courrier postal.
Pratiquement
Vous pouvez trouver tous les documents nécessaires sur le site des services compétents pour la Région wallonne :
Si vous êtes affilié à notre secrétariat social, votre client advisor se tient à votre disposition pour vous aider à compléter ces documents et pour les transmettre au service compétent.
Adresse du service compétent en Région wallonne francophone
FOREM Congé éducation payé
Boulevard Tirou 1046000 Charleroi
Tél. : 071/20 61 11
e-mail : conge.education@forem.be
Prescription : soyez attentif !
Les demandes de remboursement doivent être introduites pour le 31 mars de l'année suivant l'année budgétaire au cours de laquelle le droit au congé-éducation payé (CEP) est né. Dès lors, pour l’année académique 2023-2024, les demandes de remboursement doivent être introduites avant le 31 mars 2024.
Selon le mode d'organisation de la formation, la créance naît selon le schéma suivant :
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Mode d'organisation de la formation |
Date de naissance de la créance |
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Formation qui est organisée en année scolaire |
Dernier jour de la formation ou, lorsque la formation s'étend sur plusieurs années, le dernier jour de chaque année de formation |
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Formation qui n'est pas organisée en année scolaire et qui se déroule au cours d'une même année scolaire, grandes vacances d'été comprises |
Dernier jour de l'année scolaire au cours de laquelle la formation se termine |
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Formation qui n'est pas organisée en année scolaire et qui se déroule au cours d'années scolaires successives |
Scission des créances en fonction de l'année scolaire au cours de laquelle les heures de congé-éducation payé ont été utilisées Les créances naissent le dernier jour de l'année scolaire pendant laquelle les heures de congé éducation-payé sont utilisées. |
Voici quelques exemples :
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Mode d'organisation de la formation |
Exemples |
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Formation qui est organisée en année scolaire |
Formation se termine le 30 juin 2023 : droit au CEP naît le 30 juin 2023 et le dossier doit être introduit pour le 31 mars 2024 |
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Formation qui n'est pas organisée en année scolaire et qui se déroule au cours d'une même année scolaire, grandes vacances d'été comprises |
Formation se termine le 15 juillet 2023 : droit au CEP naît le 30 juin 2023 et le dossier doit être introduit pour le 31 mars 2024 Formation se termine le 15 mars 2023 : droit au CEP naît le 30 juin 2023 et le dossier doit être introduit pour le 31 mars 2024 Formation se termine le 15 octobre 2023 : droit au CEP naît le 30 juin 2024 et le dossier doit être introduit pour le 31 mars 2025 |
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Formation qui n'est pas organisée en année scolaire et qui se déroule au cours d'années scolaires successives |
Utilisation d'heures de CEP en 2023 (année scolaire 2022-2023) : droit au CEP naît le 30 juin 2023 et le dossier doit être introduit pour le 31 mars 2024 Utilisation d'heures de CEP en 2024 (année scolaire 2023-2024) : droit au CEP naît le 30 juin 2024 et le dossier doit être introduit pour le 31 mars 2025 |
Il faudra donc être vigilant si vous ne voulez pas voir votre dossier de remboursement refusé à cause du dépassement du délai de prescription. En cas de doute, demandez l'aide de votre client advisor. Celui-ci devra néanmoins être en possession de tous les renseignements utiles concernant la formation avant de pouvoir se prononcer.
[1] Téléchargez le fichier sur le site du Forem.
[2] Pour savoir si un travailleur est occupé en Région wallonne, il faut regarder l'adresse de l'unité d'établissement à laquelle le travailleur est relié.