Ces mesures ne doivent toutefois pas vous effrayer. Elles ont pour objectif de lutter contre la fraude sociale et la concurrence déloyale. Les respecter vous permet non seulement d’éviter d’être dans le viseur des services d’inspection, mais aussi d’éviter les cauchemars financiers que peuvent causer certains sous-traitants négligents.
1. Enregistrez au préalable les personnes occupées sur le chantier
Toute personne qui effectue des travaux immobiliers sur un chantier doit obligatoirement s'enregistrer quotidiennement. Cet enregistrement a lieu via l'application de l’ONSS "Checkin@work".
Cette obligation s’applique uniquement aux chantiers temporaires et mobiles dont le montant total est égal ou supérieur à 500.000 euros (hors TVA). En contrepartie de cette charge administrative supplémentaire, des avantages fiscaux ont été prévus dans votre secteur.
En savoir plus sur le Checkin@work ? Consultez notre fiche d’information.
Construbadge
Le port du Construbadge est obligatoire dans la construction. Il sert de moyen visuel d'identification sur les chantiers. Sont concernés non seulement les ouvriers des entreprises belges, mais aussi les ouvriers d'entreprises étrangères.
Le Construbadge est délivré par le Fonds de sécurité d’existence du secteur. Ce badge peut également être intégré dans les systèmes électroniques que votre entreprise utilise pour l'enregistrement des présences (voyez ci-dessus).
2. Déclarez aussi vos travaux avant leur commencement
Avant d'entamer ses travaux immobiliers, l’entrepreneur doit souvent effectuer une déclaration de travaux auprès de l'ONSS. La déclaration de travaux se fait toujours par voie électronique, via le site portail de la sécurité sociale. Pour établir s'il y a ou non obligation de déclarer les travaux, il faut tenir compte du prix des travaux et du nombre de sous-traitants.
Si vous déclarez correctement vos travaux, l’ONSS peut voir plus facilement que vous êtes (nous l’espérons !) en ordre au niveau des formalités dont il est question dans cette actualité :
- L’enregistrement des présences (voyez l’étape précédente)
- L’obligation de retenue (voyez l’étape suivante)
- L’identification du donneur d’ordre et du (des) sous-traitant(s), et l’évaluation du prix de revient des travaux
En savoir plus sur la déclaration de travaux ? Consultez notre fiche d’information.
3. Vérifiez si votre cocontractant a des dettes sociales/fiscales
Pouvons-nous vous donner un précieux conseil, qui pourra vous éviter un drame financier? Vérifiez si votre cocontractant (entrepreneur ou sous-traitant) a des dettes sociales et fiscales et ensuite seulement, payez votre facture. Si vous ne le faites pas, vous risquez d’être solidairement responsable pour des dettes non payées de votre cocontractant.
Deux bases de données vous permettent de vérifier facilement si de telles dettes existent au moment du paiement de la facture :
- Les dettes sociales peuvent être consultées via le site portail de la sécurité sociale
- Les dettes fiscales peuvent être consultées sous la rubrique "My Minfin" ou via le site du SPF Finances
S’il y a des dettes, vous avez une obligation de retenue. Si vous n’effectuez pas (correctement) les retenues, vous êtes solidairement responsable.
4. Des prix anormalement bas ? Demandez des garanties papier !
Votre cocontractant direct pratique des prix anormalement bas? Cela peut être un signal qu’il ne paie pas son personnel suivant les barèmes en vigueur dans le secteur de la construction, ou qu’il n’octroie pas tous les avantages salariaux qui sont prévus. Saviez-vous que vous pouvez, dans ce cas, être déclaré solidairement responsable du paiement des rémunérations non payées, même s’il ne s’agit pas de vos travailleurs! Vous devez par ailleurs payer le salaire requis à vos propres travailleurs.
Si vous remarquez des prix anormalement bas, nous vous conseillons de demander une déclaration écrite à votre cocontractant direct. Cette déclaration vous décharge de toute responsabilité financière, si elle contient les garanties suivantes :
- Votre cocontractant certifie qu'il paie et continuera à payer à l’avenir la rémunération due à ses travailleurs
- La déclaration contient les coordonnées du site du SPF Emploi et Travail sur lequel se trouvent les informations en matière de rémunération
Besoin d’un coup de main pour la rédaction de la déclaration ? Contactez votre Legal Advisor Securex en envoyant un mail à l’adresse myHR@securex.be.
5. Évitez un recours excessif au régime du chômage économique
Une cotisation de responsabilisation sera due à l’ONSS en cas d'usage excessif du chômage économique. Il est question d'usage excessif lorsque vous avez recours au chômage économique pendant plus de 110 jours par année calendrier et par travailleur.
Par ailleurs, le manque de travail doit être indépendant de votre volonté. Ce n’est pas le cas lorsque vous suspendez le contrat de vos ouvriers tout en recourant à des tiers pour effectuer le travail. Vous risquez alors le paiement de la rémunération normale pour les jours concernés.
Et le chômage temporaire pour cause de force majeure liée au coronavirus ?
Etant donné que le chômage temporaire pour cause de force majeure liée au coronavirus, pour lequel la procédure de demande est très souple actuellement, est plus utilisé pour le moment, vous ne serez sans doute pas nombreux à avoir eu recours au chômage économique cette année écoulée. Attention ! Le chômage temporaire ‘corona’ doit, lui aussi, pouvoir être justifié auprès de l’ONEM. Il prend en principe fin ce 31 mars 2022.
En savoir plus sur le chômage temporaire, et le chômage économique pour les ouvriers en particulier ? Consultez nos informations sur Lex4You.
6. Respectez vos obligations en matière de provisions ONSS
Tout employeur qui paie plus de 4.000 euros de cotisations sociales par trimestre est tenu de payer des provisions sur les cotisations à l'ONSS.
Toutefois, les employeurs du secteur de la construction qui doivent payer des provisions fixées en pourcentages doivent payer une provision forfaitaire mensuelle de 700 euros par ouvrier supplémentaire à partir du troisième ouvrier en sus des provisions et aux mêmes dates.
Ce paiement supplémentaire n'est dû que si le personnel ouvrier a augmenté de minimum 3 ouvriers entre la période de référence (t - 4) et la fin de l’avant dernier mois avant le paiement de la provision.
Vous devez payer la première provision du deuxième trimestre 2022 au plus tard le 5 mai 2022. Si le 31 mars 2021, deux mois avant le 5 mai 2022, vous occupiez au moins 3 ouvriers de plus que le 30 juin 2021, vous devrez également payer une provision forfaitaire de 700 à partir du troisième ouvrier additionnel.
Un bon suivi est donc de rigueur ! En effet, l'employeur qui a engagé un ouvrier au 31 mars 2022 et a augmenté de ce fait son personnel ouvrier d'au moins 3 ouvriers par rapport au 30 juin 2021, le dernier jour du trimestre de référence (t - 4), devra payer, pour cet ouvrier, une première provision de 700 euros pour le 5 mai 2022.
7. Tous les mois, remettez à vos ouvriers un relevé écrit de l'indemnité de mobilité
Le montant de l'indemnité de mobilité doit être mentionné sur la fiche de salaire. Vous êtes aussi tenu de délivrer mensuellement un détail écrit de cette indemnité à vos ouvriers, qui mentionne pour chaque jour :
- Le nombre de kilomètres réellement parcourus
- Le montant octroyé
Votre délégation syndicale peut vous dispenser de cette obligation.
Si vous êtes affilié auprès du Secrétariat Social Securex, le montant octroyé est mentionné sur la fiche de paie de votre travailleur. Grâce à l’outil disponible sur notre portail, vous pouvez encoder chaque jour le nombre de kilomètres et imprimer un document sur la base de ces données.
8. Vous êtes un entrepreneur étranger ? Attention à vos obligations spécifiques
L'employeur étranger qui occupe du personnel détaché en Belgique doit également respecter d’autres obligations spécifiques.
Désignez une personne de liaison
La désignation doit se faire avant le début du détachement via la déclaration Limosa. Comme son nom l'indique, cette personne assure la liaison entre l'employeur et les services d'inspection belges. Ceux-ci peuvent à tout moment contacter cette personne afin d'obtenir un certain nombre de documents.
Tenez certains documents à la disposition de l'inspection
A la demande des services d'inspection, certains documents doivent dorénavant être délivrés afin de rendre un contrôle possible. Pour en savoir plus, contactez votre Legal Advisor ou Consultant Securex.
9. Ayez un règlement de travail bien réfléchi
Un règlement de travail en bonne et due forme vous évite des (mauvaises) surprises en cas d’inspection, mais est aussi bien plus qu’une formalité administrative.
Nous conseillons en effet de faire de votre règlement de travail le document par excellence qui rassemble tous les accords pratiques que vous fixez avec vos collaborateurs. Vous prenez alors une véritable assurance contre les malentendus et veillez à une bonne entente avec votre personnel.
Nos Legal Advisors et Consultants Securex sont là pour vous aider. Un conseil de lecture : Votre règlement de travail résiste-t-il à une inspection ?
10. Soyez prêt pour les contrôles ‘éclair’ du mois de mai prochain
Comme chaque année, le SIRS (Service d’information et de recherche sociale) a élaboré un plan d’action de lutte contre la fraude sociale et fiscale.
Des ‘contrôles éclair’ sont prévus dans le secteur de la construction ce mois de mai.
Pas de panique :
- Sur notre e-Shop, vous trouverez déjà de nombreux modèles de documents prêts à l’emploi et conformes à la législation.
- Le SIRS met à votre disposition des check-listes à passer en revue en cas de contrôle.
- Vous pouvez par ailleurs aussi demander un audit complet. Tous les documents au sein de votre entreprise seront ainsi contrôlés et vous pourrez donc dormir sur vos deux oreilles. Pour de plus amples informations, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse suivante : consultinglegal@securex.be.
