Pour se déplacer de leur domicile à leur lieu de travail, la plupart des travailleurs doivent engager des frais. La prise en charge de ces coûts est réglée par des CCT nationales ou sectorielles et obligent l'employeur à intervenir dans ces frais de déplacement.
Pour pouvoir appliquer la juste intervention, l’employeur doit disposer au minimum des deux informations suivantes :
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Le (ou les) moyens de transport utilisé(s) par le travailleur,
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Et, surtout si le moyen de transport est un moyen privé, le nombre de kilomètres parcourus par le travailleur.
Ces informations sont mouvantes dans le temps (déménagement, changement de transport, nouvel itinéraire à convenir…). Il est donc essentiel de les tenir à jour pour chaque travailleur. Sans cette précaution des régularisations interviendront inévitablement et le temps passé peut rendre la situation complexe.
Quand l’intervention de l’employeur s’impose-t-elle ?
Si le travailleur utilise les transports en commun (train, tram, bus, métro, waterbus) l’employeur est obligé d’intervenir dans les frais de déplacement.
Par contre si le travailleur utilise sa propre voiture ou se déplace en vélo et que rien n’est prévu à ce sujet dans une CCT au niveau sectoriel, l’employeur n’a aucune obligation d’intervenir. Rappelons que pour favoriser les déplacements en vélo un régime social et fiscal plus favorable s’applique à l’indemnité versée par l’employeur à condition que le montant alloué ne dépasse pas 0,27 euro/km (au 1er janvier 2023) d’intervention.
Pour vous assurer des dispositions qui s’appliquent dans votre secteur en la matière, consultez Lex4You (Commissions paritaires > Sélectionnez votre commission paritaire > Frais de transport).
Le remboursement de l’employeur a lieu en principe mensuellement et sur présentation des titres de transport délivrés par les sociétés de transport.
Comment accorder la gratuité du transport domicile-lieu de travail en transport public ?
Depuis le 1er janvier 2005, les employeurs ont la possibilité d'offrir à leur travailleurs la gratuité du transport en commun (chemin de fer en deuxième classe, transport en correspondance organisé par la STIB).
Il y a deux conditions à remplir :
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Conclure une convention de « tiers-payant » avec la SNCB (et ce au plus tard le 30 octobre de l'année N-1) ;
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Et prendre en charge au moins 80 % du prix de la carte de train au 1er janvier de l'année N.
Pour plus d’informations, prenez contact avec la SNCB.
Quelle est l’intervention dans les frais de transport sur le territoire d’un autre Etat membre ?
Lorsque le travailleur utilise un ou plusieurs moyens de transport en commun public sur le territoire d’un autre État membre, l’intervention de l’employeur dans le prix de ce ou ces moyens de transport couvre la distance parcourue du domicile au lieu de travail mais en appliquant pour l’ensemble du trajet les modalités de calcul prévues à l’intérieur des frontières belges.
Que risque l’employeur qui ne respecte pas ses obligations ?
Les règles qui obligent l’employeur à rembourser les frais de transport engagés par vos travailleurs pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail sont prévues par des CCT qui ont force de loi parce qu’elles ont été rendues obligatoires par un arrêté royal. Par conséquent, le non-respect de ces dispositions peut entraîner des poursuites pénales (après dressement d’un procès-verbal par l’Inspection des Lois Sociales) ou le paiement d’amendes administratives assez lourdes. Dans tous les cas, le travailleur lésé peut vous réclamer une régularisation des frais de déplacement non remboursés depuis le début de son occupation.
Que faire pour être en règle ?
Lors de chaque engagement le nouveau travailleur (ceci inclut aussi les étudiants, travailleurs flexi, occasionnels ou extras) doit indiquer quels sont les moyens de transport qu’il va utiliser pour rejoindre son lieu de travail. Il doit également fournir les pièces justificatives des frais de transport occasionnés. Ces informations doivent être confirmées régulièrement.
Que fait Securex pour vous ?
Nous calculons les frais de transport pour vos collaborateurs. Pour ce faire nous avons besoin des données correctes. Bientôt vous recevrez un mailing de notre part à ce sujet. S’il y a eu des changements au niveau des déplacements domicile-lieu de travail de vos travailleurs, n’oubliez pas de changer les données dans votre outil de gestion des salaires ou de nous les communiquer via myHR@securex.be.
