Il est probable que les demandes de congé pour l’été affluent dans votre messagerie, marquant le début d’une "danse" parfois pénible avec votre travailleur, pour adapter correctement les demandes de vacances aux besoins de votre entreprise.
Condamnés à s’entendre
Au niveau de la planification des vacances, l’employeur et le travailleur sont condamnés à trouver un terrain d’entente. Aucune des deux parties ne peut décider unilatéralement, sans l’accord de l’autre. La loi prévoit, d’une part, que les vacances annuelles sont obligatoires et, d’autre part, que les jours de vacances sont fixés dans un accord individuel entre l’employeur et chaque travailleur.
Il y a une exception à ce principe, à savoir lorsque les jours de vacances dans votre secteur ou votre entreprise sont fixés par un accord collectif.
Vous n’arrivez pas à un accord au sujet des jours de vacances ? Vous - ou votre travailleur - devez alors soumettre l’affaire en référé au tribunal du travail. Pour ne pas compliquer la collaboration avec vos travailleurs, une telle procédure est bien entendu à éviter.
L’employeur peut refuser
Vous avez le droit de refuser une demande de congé de votre travailleur. Vous devez toutefois communiquer explicitement ce refus. Si vous ne répondez pas à une demande de congé faite en temps utile, le travailleur peut partir du principe que "qui ne dit mot consent".
Si votre travailleur part en vacances au moment demandé malgré votre refus explicite, il commet une infraction à son contrat de travail, que vous pourriez même considérer comme un acte d’insubordination, passible d’un licenciement pour motif grave.
L’employeur ne peut pas imposer
Inversement, vous n’avez pas le droit d’exiger de votre travailleur qu’il prenne ses vacances quand bon vous semble, par exemple durant une période traditionnellement calme. Le légendaire bras de fer n’a donc pas cours. En revanche, vous pouvez bien sûr faire valoir les besoins organisationnels de votre entreprise (voyez ci-dessous).
Trois conseils pratiques
1. Mesurer, c’est savoir
Nous conseillons de conserver tout au long de l’année un aperçu du nombre de jours de congé que chaque collaborateur doit encore prendre. Vous évitez ainsi de constater subitement en novembre qu’une personne a encore quatre semaines de vacances à prendre.
2. Communiquez clairement et à temps
Encouragez vos collaborateurs tout au long de l’année à réfléchir eux-mêmes activement au règlement des vacances au sein de leur équipe. Établissez éventuellement un calendrier de vacances partagé afin de faciliter le plus possible la tâche à tout le monde.
Et bien que vous ne pouvez rien imposer unilatéralement, il est parfaitement autorisé de donner des directives, par exemple :
- "Durant l’été, nous attendons une disponibilité d’au moins deux personnes par équipe afin de pouvoir garantir la qualité de service à l’égard de nos clients".
- "À partir de septembre, nous prévoyons de nombreuses commandes. Nous vous demandons donc d’étaler vos jours de congé et de ne pas les prendre massivement à la fin de l’année".
Vous pouvez mentionner les règles sur la répartition des jours de vacances dans votre règlement de travail. Vous devez alors suivre la procédure de modification du règlement de travail.
3. Convenez d’une procédure
Saviez-vous que vous pouvez prévoir une procédure dans votre règlement de travail ? Il est ainsi possible de convenir de dates limites pour introduire des demandes de congé, et même de prévoir différents délais selon qu’il s’agisse des vacances d’été ou d’autres périodes dans l’année.
Vous pouvez même, en concertation avec votre personnel, fixer des règles générales qui donnent la priorité à certaines personnes qui demandent congé. Utilisez toutefois des critères objectifs : la date de la demande, la situation familiale ou l’ancienneté.
Contactez votre Legal Advisor Securex via myHR@securex.be pour plus d’informations sur l’élaboration d’une telle procédure.
Les règles imposées par la loi sur les vacances
Bien que le commun accord soit la règle de base pour fixer individuellement des jours de vacances, les deux parties doivent tenir compte des limites de la loi :
- Les vacances doivent être prises entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année de vacances. Un travailleur ne peut pas renoncer à son droit aux vacances, et il est interdit de reporter des jours de vacances à une année ultérieure (les jours qui n’ont pas été pris seront alors perdus et vous risquez d’être sanctionné)
- Le travailleur doit de toute façon pouvoir prendre au moins une semaine de vacances ininterrompue
- En principe, les vacances ne peuvent pas se prendre par demi-jours, sauf en combinaison avec un demi-jour de temps de repos normal ou un demi-jour de vacances (européennes) complémentaires, ou encore en cas de répartition des trois derniers jours de la quatrième semaine de vacances
Enfin, la loi accorde également de l’importance à un bon équilibre entre travail et vie privée :
- Les travailleurs qui ont des enfants scolarisés se voient octroyer leurs jours de vacances de préférence pendant les vacances scolaires
- Les travailleurs ont droit à deux semaines de vacances complètes entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf s’ils n’en expriment pas le souhait. Cette période passe à trois semaines pour les travailleurs âgés de moins de 18 ans à la fin de l’exercice de vacances
- Les autres périodes de vacances, en dehors des deux ou trois semaines susmentionnées, seront prises de préférence pendant des périodes plus calmes
Plus d’informations ?
Vous trouverez plus de détails concernant les vacances annuelles dans notre dossier relatif à ces vacances.
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