Dans le secteur privé, la question est plus nuancée. Le risque que vos collaborateurs aient sur leur téléphone des informations sensibles pour la sécurité de l’État est beaucoup plus faible que dans le secteur public. Quoi qu’il en soit, vous avez tout intérêt à fixer des règles concernant l’utilisation des réseaux sociaux. Vous pouvez même aller jusqu’à réglementer l’utilisation des appareils privés et des réseaux sociaux en dehors des heures de travail. Même si vous ne pouvez pas non plus aller trop loin. Nous parcourons avec vous les possibilités.
Téléphone ou ordinateur portable professionnel : c’est vous qui décidez de ce qui est permis
Vous mettez à la disposition de vos collaborateurs un smartphone ou un ordinateur portable qu’ils peuvent utiliser uniquement pour le travail ? Dans ce cas, ils doivent l’utiliser consciencieusement. Mais que faut-il entendre par « consciencieusement » ? Vous pouvez le définir très précisément dans une politique d’entreprise. Vos travailleurs sauront ainsi clairement qu’ils ne peuvent pas installer TikTok sur leur appareil professionnel, mais bien LinkedIn, par exemple. En tant qu’employeur, c’est vous qui décidez ce que vous autorisez et ce que vous interdisez.
Vos travailleurs peuvent également utiliser leur appareil professionnel à des fins privées ? Dans ce cas, la réponse est plus nuancée et nous vous recommandons de suivre nos conseils pour les appareils privés (voir plus loin).
Les règles que vous définissez s’appliquent en l’occurrence pendant les heures de travail. En dehors de ces heures, vous pouvez également imposer un code de conduite déterminé. Nous vous en dirons plus à ce sujet ci-après.
Appareils privés : en dehors des heures de travail, vous n’avez pas voix au chapitre
En tant qu’employeur, vous exercez légalement l’autorité pendant les heures de travail. Pendant les heures de travail, vos travailleurs doivent donc suivre les directives que vous avez fixées dans votre politique d’entreprise. Ils ne peuvent pas scroller en permanence sur TikTok ou d’autres réseaux sociaux. Sauf bien entendu si on parle d’Alex du service Marketing qui gère le compte TikTok de votre organisation.
En dehors des heures de travail, vos travailleurs sont maîtres d’eux-mêmes et de leur propre matériel. Vous ne pouvez pas décider de ce que votre personnel fait dans la vie privée. Dinah du service Sales aime faire des vidéos drôles dans lesquelles elle danse sur TikTok ? Elle le fait avec un appareil privé ou un appareil professionnel qu’elle peut également utiliser à des fins privées ? Dans ce cas, vous ne pouvez pas faire grand-chose pour l’en empêcher.
Il y a pourtant certains comportements que vous n’êtes pas obligé(e) d’accepter même en dehors des heures de travail, même depuis un appareil privé. Dans votre politique d’entreprise, vous pouvez par exemple interdire à vos travailleurs de :
- porter atteinte à la réputation de l’entreprise ou de clients par de fausses accusations (diffamation) sur les réseaux sociaux ;
- diffuser des informations confidentielles concernant votre entreprise, votre marque, vos clients, vos partenaires ou vos fournisseurs ;
- publier des messages racistes.
De quelles sanctions disposez-vous en tant qu’employeur ?
Seules les sanctions prévues par le règlement de travail sont autorisées
Un de vos travailleurs ne respecte pas les règles de votre politique d’entreprise ? Vous pouvez envisager de lui infliger une sanction disciplinaire, à condition que cette sanction soit prévue par votre règlement de travail. Songez par exemple à un avertissement ou une amende.
Notre conseil
Assurez-vous lors de la rédaction ou de la vérification de votre règlement de travail que vous avez prévu des sanctions appropriées, car vous ne pouvez infliger que les sanctions disciplinaires que vous avez prévues dans votre règlement de travail.
En savoir plus: sur les sanctions disciplinaires dans votre règlement de travail
Licenciement pour motif grave
Un travailleur franchit une limite, de sorte que toute collaboration future devient impossible ou que la confiance est irrévocablement brisée ? Dans ce cas, vous pouvez invoquer un licenciement pour motif grave.
Il est préférable d’énumérer dans votre règlement de travail quelques événements (sur les réseaux sociaux) susceptibles d’être considérés comme motif grave. Vous augmentez ainsi les chances que votre motif grave soit admis par un juge, si l’intéressé venait à contester son licenciement devant un tribunal.
Faites appel aux conseils d’un spécialiste
Un licenciement pour motif grave est une chose sérieuse. Si vous ne pouvez pas justifier le motif grave ou si vous ne respectez pas les règles de procédure, cela peut avoir de lourdes conséquences financières. Vous avez donc tout intérêt à solliciter l’assistance de votre Securex Legal Advisor qui effectuera les contrôles nécessaires avec vous.
En savoir plus : qu’est-ce qu’un licenciement ?
Il y a aussi la cybersécurité
L’actualité quotidienne regorge de faits de cybercriminalité : hameçonnage, rançongiciels, fraude au CEO… Les criminels profitent de plus en plus souvent de la distraction des travailleurs pour s’approprier de l’argent ou des données. Ces attaques peuvent perturber gravement le fonctionnement de votre organisation, voire la paralyser complètement. Sans parler des frais élevés et de l’atteinte à la réputation dont elles s’accompagnent.
La sensibilisation de vos travailleurs à la cybersécurité reste donc une priorité de tous les instants. Votre politique d’entreprise joue à nouveau un rôle important à cet égard. Prévoyez assurément des directives concernant l’utilisation des appareils et réseaux de l’entreprise. Veillez également à organiser régulièrement des formations pratiques sur la cybersécurité. Vous ferez ainsi d’une pierre deux coups, car depuis 2023, les travailleurs ont un droit individuel à la formation.
En savoir plus : la cybersécurité : un point important pour toute entreprise
Comment élaborer une bonne politique d’utilisation des réseaux sociaux et des TIC ?
Même avec les meilleures règles concernant l’utilisation des réseaux sociaux et la cybersécurité, vous ne pourrez pas éviter tous les problèmes. Mais sans règles, vous allez au-devant de problèmes, et plus rapidement que vous le pensez, et vous ne pourrez généralement pas recourir à une sanction.
Mieux vaut donc coucher des règles claires sur papier. Heureusement, vous ne partez pas d’une page blanche pour rédiger votre politique d’entreprise. Les juristes de Securex ont rédigé un modèle de règlement relatif à la participation des travailleurs aux réseaux sociaux, et même un modèle de règlement relatif à l’usage d’Internet.
Vous n’avez pas envie d’utiliser un modèle, mais préférez bénéficier d’un accompagnement personnalisé par un juriste expérimenté ? Envoyez un e-mail à myHR@securex.be et votre Securex Legal Advisor se fera un plaisir de vous aider.
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