Vous avez tout intérêt à suivre les procédures prévues dans votre règlement de travail. Il existe en effet des motifs valables et légaux pouvant expliquer que votre travailleur est soudainement absent. Lorsque l’un de ces motifs se présente, il est important d’avoir un règlement de travail dans lequel vous avez déjà défini la procédure à suivre.
Nous abordons, dans cet article, les mesures et sanctions qui peuvent être prises en cas d'absence injustifiée.
Quand les travailleurs sont-ils en absence justifiée ?
Force majeure
Le fait que votre travailleur ne vient pas travailler et n’est pas en mesure de donner de ses nouvelles peut constituer un cas de force majeure (hospitalisation d’urgence, fermeture de l’espace aérien de sa destination de vacances, etc.). Bien que le travailleur a toujours l’obligation d’informer l’employeur de son absence, il est toutefois préférable que vous preniez l’initiative et tentiez de tirer les raisons de cette absence au clair.
Au règlement de travail, vous pouvez mentionner clairement l’obligation d’information qui incombe à votre travailleur. Il s’agit de l’obligation d’informer immédiatement (ou au plus vite) l’employeur. Vous pouvez aussi préciser que l’absence de prestations entraîne une perte de rémunération.
En pratique, savoir si le travailleur a respecté l’obligation d’information sera néanmoins une question de fait. Grâce à une formulation adéquate des obligations du travailleur dans le règlement de travail, vous pourrez, le jour où la question se pose, mettre plus facilement le travailleur face à ses manquements.
Absence pour motifs impérieux
Le travailleur a le droit de s’absenter du travail pour des motifs impérieux (maladie d’une personne avec laquelle il cohabite, dégâts causés à son habitation par un incendie, etc.). Il est autorisé à s’absenter pendant la durée nécessaire pour faire face à son problème, pour autant qu’il en avertisse préalablement son employeur, ou, s’il n’en a pas la possibilité, qu’il le prévienne dans les plus brefs délais.
Une fois encore, tout sera une question de fait dans la pratique. Il conviendra d’apprécier, en fonction des circonstances, si le travailleur a ou non respecté cette obligation. Il est donc interdit de tirer des conclusions hâtives concernant l’absence de la personne concernée.
Petit chômage
En cas de décès d’un membre de sa famille proche, le travailleur peut déjà s’absenter le jour du décès. Il doit toutefois veiller à avertir son employeur dans les plus brefs délais et lui indiquer la raison de son absence.
À nouveau, tout sera une question de fait. Il conviendra d’apprécier, en fonction des circonstances, si le travailleur a ou non respecté cette obligation. Pas question, donc, de tirer des conclusions hâtives concernant l’absence de la personne concernée.
Bien entendu, d’autres événements ouvrent aussi le droit à un petit chômage. Vous les trouvez ici. Vous trouvez les dispositions spécifiques à votre secteur sous la rubrique Sectoriel (sélectionnez votre commission paritaire et allez voir sous « Petit chômage »).
Vacances
Les travailleurs qui veulent prendre des vacances doivent obtenir l’accord de leur employeur à l’avance, à moins que les vacances n’aient été fixées collectivement. Les travailleurs ne peuvent pas non plus décider unilatéralement de prolonger leurs vacances ou leur séjour à l’étranger.
Grâce à une procédure adéquate définie dans le règlement de travail qui établit les règles d’organisation ainsi que les obligations du travailleur et de l’employeur concernant la demande et la fixation des dates de vacances, il sera possible de déterminer rapidement, en cas d’absence du travailleur, s’il existait ou non un accord à ce sujet.
Si vous devez refuser une demande de congé, nous vous conseillons de communiquer cela par écrit à l’aide d’une application d’entreprise, d’un e-mail ou d’une lettre avec accusé de réception.
Maladie et accident de la vie privée
Le travailleur est légalement obligé d’informer immédiatement son employeur en cas d’incapacité de travail. Afin de pouvoir rappeler cette obligation au travailleur, vous pouvez envisager de préciser dans le règlement de travail ce que les parties entendent par "immédiatement". C’est peut-être problématique pour l’organisation du travail au sein de votre entreprise si votre travailleur vous avertit l’après-midi, alors qu’il était déjà malade le matin ? Sachez toutefois que vous ne pouvez pas prévoir de sanction, à moins que vous ne soyez en mesure de prouver qu’il y a négligence grave, par exemple.
La loi dispose également qu’à la demande de l’employeur ou si une convention collective de travail ou un règlement de travail le prescrit, le travailleur doit remettre à l’employeur un certificat médical. Sauf dans les cas de force majeure, le travailleur envoie le certificat médical ou le remet à l’entreprise dans les deux jours ouvrables à compter du jour de l’incapacité ou du jour de la réception de la demande de l’employeur, à moins qu’un autre délai ne soit fixé par une convention collective de travail ou le règlement de travail.
Notre conseil : assurez-vous que votre règlement de travail est complet !
Une obligation d’information immédiate en cas d’absence soudaine, un délai de 2 jours ouvrables pour remettre le certificat médical, … Afin de pouvoir jongler avec ces accords, ces obligations et leurs sanctions doivent être mentionnées au règlement de travail. Vous avez ainsi une marche à suivre clairement délimitée.
Quel est le service proposé par Securex ?
N’hésitez pas à faire vérifier votre règlement de travail par votre Legal Advisor Securex, ou à lui soumettre un cas spécifique. Vous trouvez par ailleurs un modèle de règlement rédigé par nos experts juridiques expérimentés dans notre e-Shop. Celui contient notamment des dispositions:
- Relatives au retard et à l'absence injustifiée
- Relatives aux autres suspensions du contrat de travail, dont les petits chômages et le congé pour raisons impérieuses
- Relatives aux obligations en cas d’incapacité de travail
