Niet elke organisatie moet investeren in het oprichten en onderhouden van een eigen webshop. Met een eenvoudige website en een facebookprofiel kunt u al heel wat voordelen van digitaal ondernemen plukken: een groter publiek aantrekken, informeren over uw laatste nieuwtjes en promo’s, in gesprek gaan met klanten, ...
Maar vergeet in uw enthousiasme niet dat websites en facebookpagina’s ook wettelijk verplichte info moeten vermelden. Zelfs wanneer u er niet rechtstreeks producten of diensten verkoopt, moet u volgende spelregels naleven:
Voor alle ondernemingen, vrije beroepen inbegrepen
1. Naam en adres
Is uw onderneming een vennootschap of vereniging, vermeld dan de maatschappelijke naam, de juridische vorm (VOF, BV, NV, …) en het adres van de zetel. Vermeld ook het geografische adres waar u gevestigd bent, als dit verschilt van uw maatschappelijke zetel. Tot slot moet u ook de afkorting ‘RPR’ (rechtspersonenregister) toevoegen, gevolgd door de plaats van de bevoegde rechtbank van koophandel (bijvoorbeeld ‘RPR Gent’).
Handelt u vanuit een eenmanszaak (lees: zonder vennootschap of vereniging), geef dan uw eigen naam en uw vestigingsadres op.
Tip. Is uw onderneming verhuisd? Laat dit dan aanpassen in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) via een erkend ondernemingsloket.
2. Contactgegevens
Ook het e-mailadres en telefoonnummer van uw bedrijf mogen eigenlijk niet ontbreken op uw website. De wet zegt namelijk dat u alle contactgegevens moet vermelden die een snel contact en een rechtstreekse en effectieve communicatie mogelijk maken.
Tip. Op uw site kunt u het e-mailadres weglaten en vervangen door een contactformulier, op voorwaarde dat:
- Het formulier makkelijk en altijd toegankelijk is, bijvoorbeeld via een link op elke pagina van de website.
- Het formulier een vrij veld bevat voor extra opmerkingen van de websitebezoeker.
- Het mogelijk is om bijlagen toe te voegen.
- De websitebezoeker per e-mail een ontvangstmelding krijgt met de volledige inhoud van het zopas verzonden formulier. Die melding mag automatisch verstuurd worden vanaf een no-reply adres.
- Wanneer u de websitebezoeker antwoord geeft, moet een gewoon e-mailadres gebruiken. Zo kan het gesprek snel, rechtstreeks en doeltreffend verdergezet worden. Antwoorden met een no-reply adres – de naam zegt het al – is dus geen goed idee.
3. Ondernemingsnummer
Alle facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, akten en andere stukken afkomstig van handels- en ambachtsondernemingen moeten steeds hun ondernemingsnummer vermelden. Ook de website en sociale mediapagina zijn hierop geen uitzondering!
Ter info: het ondernemingsnummer is de unieke 10-cijferige code, beginnend met 0 of 1, die elke onderneming krijgt bij de inschrijving in de KBO. Het dient ook om de onderneming te identificeren bij de overheid. U moet het daarom gebruiken in alle contacten met administratieve en rechterlijke instellingen, zoals de btw-administratie en de RSZ.
4. Btw-nummer
Als u btw-plichtige activiteiten uitoefent, moet u uw ondernemingsnummer laten activeren als btw-nummer. Bij uw ondernemingsnummer moet u dan steeds de vermelding ‘BTW BE’ toevoegen, gevolgd door het ondernemingsnummer.
Tip. Uw ondernemingsloket kan de btw-identificatie voor u aanvragen.
5. Toezichthoudende autoriteit
Handelsactiviteiten die een vergunning vereisen, verplichten u om de adresgegevens van de bevoegde toezichthoudende autoriteit te vermelden. Denk hier bijvoorbeeld aan bewakings- en beveiligingsondernemingen, kredietverstrekkers, casino’s…
6. Gereglementeerde beroepen
Sommige beroepen en beroepstitels zijn onderworpen aan het hebben van een zeker diploma, een bepaalde opleiding of een bekwaamheidsattest. Denk hier aan advocaten, artsen, architecten, bedrijfsrevisoren, logopedisten, opticiens, psychologen, vastgoedmakelaars, … Beoefenaars van al deze zogenaamde ‘gereglementeerde beroepen’ moeten het volgende vermelden:
- de beroepsorganisatie of handelsvereniging waarbij de onderneming is ingeschreven;
- de beroepstitel en de EER-lidstaat waar die is verleend;
- een verwijzing naar de beroepsregels.
7. Gedragscode
Sommige bedrijven onderschrijven vrijwillig een gedragscode. Het gaat dan om zelfregulering vanuit de sector en niet om voorschriften die van de wetgever afkomstig zijn. Als uw onderneming zo’n gedragscode heeft ondertekend, dan moet u een link plaatsen waarop websitebezoekers die regels kunnen nalezen. Vermeld hierbij ook in welke taal of talen de gedragscode beschikbaar is.
Specifiek: voor ondernemingen die online verkopen
Is uw website of facebookpagina méér dan een uithangbord en verkoopt u er ook goederen en/of diensten? Houd dan rekening met de wetgeving inzake verkoop op afstand. Die verplicht u om extra info mee te geven aan het online publiek: de totaalprijs inclusief alle kosten, de belangrijkste kenmerken en voorwaarden, de betalings- en leveringswijze, enzovoort.
Tip. Maak met behulp van een jurist algemene voorwaarden op voor uw webshop. Zo bent u zeker dat u in regel bent met alle wettelijke vermeldingen.
Waar moet ik mijn algemene voorwaarden plaatsen?
Het hebben van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar wel aangeraden! Zeker als uw onderneming online verkoopt, zijn ze het beste middel om in orde te zijn met de wettelijk verplichte vermeldingen. Maak deze voorwaarden vlot toegankelijk vanop uw website, laat ze door de klant aanvaarden tijdens het bestelproces, en stuur ze nadien nog eens mee in de orderbevestiging naar de klant.
En ook als uw website enkel dient om contactaanvragen te generen, of om bezoekers naar uw fysieke winkel te leiden, is het een slim idee om uw algemene voorwaarden minstens op de contactpagina te plaatsen.
Tip. Hoe toegankelijker uw voorwaarden zijn, hoe aannemelijker u kunt maken dat de klant er vooraf kennis van genomen heeft.
