Deze maatregelen zijn bedoeld om sociale fraude en oneerlijke concurrentie te bestrijden. Als je ze goed opvolgt, blijf je niet alleen makkelijker uit het vizier van de inspectiediensten, maar voorkom je ook financiële nachtmerries met nalatige (onder)aannemers.
1. Iedereen die op de werf werkt geregistreerd?
Alle personen die onroerende werken uitvoeren op een werf, moeten zich verplicht vooraf dagelijks registreren. Dat gebeurt via de applicatie checkin@work van de RSZ.
Die verplichting geldt enkel voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen, waarbij het totaalbedrag van het project gelijk is aan of hoger is dan 500.000 euro (exclusief BTW). Als tegenprestatie voor die extra administratieve last, zijn in er jouw sector fiscale gunstmaatregelen uitgewerkt.
Lees meer over Checkinatwork onder het thema Verplichtingen als werkgever > Verplichtingen in bepaalde sectoren.
Construbadge
Het dragen van de Construbadge in de bouwsector is verplicht. Het is bedoeld als visueel identificatiemiddel op de bouwplaats. Zowel de arbeiders van Belgische bedrijven als de arbeiders van buitenlandse bedrijven moeten de Construbadge gebruiken.
De Construbadge wordt afgeleverd door het Fonds voor bestaanszekerheid van de sector. Deze badge kan ook geïntegreerd worden in de elektronische systemen die je onderneming voor de aanwezigheidsregistratie gebruikt (zie hierboven).
2. Werken vooraf aangegeven?
Aannemers van onroerende werken moeten vóór het begin van de werken vaak een online aangifte van werken doen, via de portaalsite van de sociale zekerheid. Of je jouw werken wel of niet moet aangeven, hangt af van het prijskaartje en van het aantal onderaannemers.
Als je de werken correcte aangeeft, kan de RSZ vlotter zien dat je (hopelijk) in orde bent met enkele verplichtingen die we elders in dit artikel bespreken:
- De aanwezigheidsregistratie (zie vorige stap)
- De inhoudingsplicht (zie volgende stap)
- Identificeren van de opdrachtgever en de onderaannemer(s), en ramen van de kostprijs van de werken
Lees meer over de aangifte van werken onder het thema Verplichtingen als werkgever > Verplichtingen in bepaalde sectoren.
3. Heeft je medecontractant sociale/fiscale schulden?
Mogen we je een kleine tip geven, die grote drama’s kan vermijden? Controleer eerst of je (onder)aannemer sociale en fiscale schulden heeft, en betaal dan pas de factuur. Doe je dat niet, dan riskeer je aansprakelijk te worden voor de onbetaalde schulden van je (onder)aannemer.
Via twee databanken kan je eenvoudig nagaan of zulke schulden bestaan op het moment dat je de factuur betaalt:
- Sociale schulden: via de portaalsite van de sociale zekerheid
- Fiscale schulden: via de website van de FOD Financiën, of via de rubriek My Minfin
Als er schulden zijn, dan heb je een inhoudingsplicht. Als jouw inhoudingen niet of niet correct gebeuren, dan ben je hoofdelijk aansprakelijk.
4. Abnormaal lage prijzen? Vraag garanties op papier!
Hanteert je rechtstreekse (onder)aannemer abnormaal lage prijzen? Dan kan dit een signaal zijn dat je medecontractpartij zijn werknemers niet volgens de minimumlonen in de bouwsector betaalt, of nog, niet alle verplichte loonvoordelen toekent. Weet dat je in die gevallen hoofdelijk verantwoordelijk kan worden om het loontekort bij te passen, zelfs al gaat het niet om je eigen werknemers. Daarnaast moet je uiteraard ook zelf het juiste loon betalen aan je eigen werknemers.
Als je abnormale prijzen opmerkt, adviseren wij jou om een schriftelijke verklaring te eisen van je rechtstreekse onderaannemer. Zo’n verklaring ontslaat jou van financiële aansprakelijkheid, als het de volgende garanties bevat:
- Je medepartij bevestigt dat hij aan zijn werknemers het verschuldigde minimumloon en alle verplichte loonvoordelen betaalt, en dit in de toekomst ook zal blijven doen
- De verklaring bevat de gegevens van de internetsite van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg waarin de inlichtingen betreffende het loon zijn opgenomen
Hulp nodig voor het opmaken van deze verklaring? Raadpleeg je Securex Legal Advisor en stuur een mail naar myHR@securex.be.
Je vindt bovendien handige informatie en tips om een (onder)aannemer van vertrouwen te vinden in een gids en checklist gepubliceerd op de site van de FOD Economie.
5. Bleef de tijdelijke werkloosheid binnen de grenzen?
Werkgevers die jaarlijks meer dan 110 kalenderdagen per werknemer economische werkloosheid inroepen, moeten een responsabiliseringsbijdrage betalen aan de RSZ. In dat geval spreekt de wetgever namelijk van overdreven gebruik van economische werkloosheid.
Wanneer je bovendien derden inschakelt om het werk uit te voeren, terwijl je arbeiders economisch werkloos zijn, riskeer je een sanctie. Je moet dan voor de betrokken dagen het normale loon betalen aan jouw arbeiders. De redenering is dan immers dat er geen gebrek aan werk was buiten jouw wil om.
Wens je meer te weten over de tijdelijke werkloosheid, en de economische werkloosheid voor arbeiders in het bijzonder? Lees onze informatie op Lex4You.
6. Voldoende RSZ-voorschotten betaald?
Iedere werkgever die meer dan 4.000 euro per kwartaal aan socialezekerheidsbijdragen betaalt aan de RSZ, moet voorschotten op de bijdragen betalen.
Maar de werkgevers uit de bouwsector die procentuele voorschotten betalen, moeten een forfaitair maandelijks voorschot van 700 euro per bijkomende arbeider vanaf de derde arbeider betalen, en dit bovenop de normale voorschotten en op dezelfde data.
Deze bijkomende betaling is enkel verschuldigd indien het arbeiderspersoneel tussen het refertekwartaal (k - 4) en het einde van de voorlaatste maand vóór de betaling van het voorschot met minstens 3 arbeiders toegenomen is.
Het eerste voorschot van het tweede kwartaal van 2023 moet je op 5 mei 2023 betalen. Stelde je op 31 maart 2023, twee maanden vóór 5 mei 2023, minstens 3 arbeiders meer tewerk dan op 30 juni 2022? Dan moet je vanaf die derde bijkomende arbeider een forfaitair voorschot van 700 euro betalen.
Goed opvolgen is dus de boodschap. Een werkgever die een arbeider heeft aangeworven op 31 maart 2023 en daarmee een toename van het arbeiderspersoneel met minstens 3 arbeiders heeft bereikt ten opzichte van 30 juni 2022, de laatste dag van het refertekwartaal (k - 4), zal voor deze arbeider ten laatste op 5 mei 2023 een eerste voorschot van 700 euro moeten betalen.
7. Arbeiders geïnformeerd over mobiliteitsvergoeding?
Het bedrag van de mobiliteitsvergoeding moet op de loonfiche worden vermeld. Je bent daarnaast verplicht om maandelijks een schriftelijk detail af te geven aan de arbeider, dat het volgende vermeldt:
- Het aantal werkelijk afgelegde kilometers
- Het toegekende bedrag
Jouw syndicale afvaardiging kan je vrijstellen van die verplichting.
Indien je aangesloten bent bij het Sociaal Secretariaat Securex, staat het toegekende bedrag op de loonfiche vermeld. Je kan dankzij onze portaaltool het aantal kilometers per dag ingeven, en op basis hiervan een document afdrukken.
8. Je bent een buitenlandse aannemer? Let op de extra verplichtingen
De buitenlandse werkgever die personeel naar België detacheert, moet aan een aantal specifieke verplichtingen voldoen, bovenop de algemene verplichtingen.
Stel een verbindingspersoon aan
Vóór het begin van de detachering moet je een verbindingspersoon aanduiden in je Limosa-aangifte. Die persoon is het vaste aanspreekpunt bij wie de Belgische inspectiediensten steeds de noodzakelijke documenten kunnen opvragen.
Hou een reeks documenten ter beschikking van de inspectie
Wanneer de inspectiediensten er om vragen, moet je enkele specifieke documenten kunnen bezorgen om een doeltreffende controle mogelijk te maken.
Vraag naar meer info bij jouw Securex Legal Advisor of Consultant.
9. Heb je een doordacht arbeidsreglement?
Met een correct ingevuld arbeidsreglement vermijd je verrassing bij een inspectie. Maar zo’n reglement is zoveel meer dan een loutere administratieve verplichting.
Wij raden aan om het te gebruiken als dé verzamelplaats van heldere afspraken met je medewerkers. Zo neem je als het ware een verzekering tegen misverstanden en zorg je voor een goede verstandhouding met jouw personeel.
Onze Securex Legal Advisors en Consultants zetten jou graag op weg! Leestip: Wist je dat je arbeidsreglement moet worden aangepast?
10. Wees voorbereid voor de flitscontroles van de maand april
Zoals ieder jaar stelde de SIOD (de sociale inlichtingen- en opsporingsdienst) een actieplan op om de sociale en fiscale fraude te bestrijden.
‘Flitscontroles’ zijn voorzien in jouw sector gedurende de maand april.
Maar geen paniek:
- Op onze e-Shop vind je al heel wat modellen die je nodig hebt om in orde te zijn
- Op de site van de SIOD vind je een checklist, die aangeeft waarmee je bij een controle rekening moet houden
- Tenslotte kan je ook steeds een volledige audit vragen via consultinglegal@securex.be. Wij screenen dan de documenten in jouw onderneming, zodat je op beide oren kan slapen.
Lees ook: Verplichte opleiding voor de werknemers die diisocyanaten gebruiken
