Belangrijk
Stel je een bedrijfsfiets ter beschikking van je werknemers of bedrijfsleiders? Dan is het belangrijk dat je ons de werkelijke waarde van het voordeel meedeelt (zelfs als de fiets gebruikt wordt voor woon-werkverkeer).
Als je dat nog niet gedaan hebt, geef ons deze waarde dan zo snel mogelijk door en in ieder geval vóór 31 december 2024, zodat we de nodige informatie hebben om de fiscale fiches correct op te stellen.
Hoewel deze maatregel geen invloed heeft op de loonverwerking, hebben we de bezorgde gegevens nodig om de fiscale fiches correct in te vullen.
7 punten om te onthouden voor 2025
- Fiscale en sociale voordelen: de fietspremie en het voordeel van een bedrijfsfiets blijven vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen voor werknemers en bedrijfsleiders die opteren voor forfaitaire beroepskosten.
- Verhoging van het maximumbedrag van de fietsvergoeding: het vrijgestelde bedrag per kilometer stijgt door indexering vanaf 1 januari 2025.
- Belastingkrediet voor de fietsvergoeding: werkgevers die de fietsvergoeding verhogen, hebben recht op een belastingkrediet voor vergoedingen die tussen 2024 en 2026 worden betaald.
- Jaarlijks maximum: de fietsvergoeding is vrijgesteld tot een jaarlijks maximum van 3.500 euro per werknemer.
- Verplichte fietsvergoeding: sinds mei 2023 is de fietsvergoeding verplicht volgens cao nr. 164, tenzij er een andere collectieve overeenkomst is.
- Belastingaangifte van bedrijfsfietsen: het voordeel van een bedrijfsfiets moet sinds 2024 op de fiscale fiche worden vermeld.
- Strengere controles: de fiscus voert strengere controles uit op fietsvergoedingen en bedrijfsfietsen.
Fiscale gunstregeling voor wie opteert voor forfaitaire beroepskosten
Het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer wordt aangemoedigd door een fiscale maatregel via:
- Vrijstelling van de fietsvergoeding
- En vrijstelling van het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets
Deze twee voordelen kunnen worden gecumuleerd. Ze gelden voor zowel werknemers als bedrijfsleiders.
Sinds 2024 geldt deze vrijstellingsregeling voor fietsen alleen voor belastingplichtigen die in hun aangifte kiezen voor de aftrek van forfaitaire beroepskosten. Dit is in lijn met de andere vrijstellingsregelingen voor de terugbetaling van verplaatsingskosten van woon-werkverkeer.
Voor werknemers of bedrijfsleiders die beslissen om de werkelijke kosten te verantwoorden, zijn zowel de fietsvergoeding als het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets belastbaar als beroepsinkomsten.
Verhoging van het vrijgesteld maximumbedrag van de fietsvergoeding
Werknemers die hun woon-werkverkeer met de fiets afleggen hebben recht op een fietsvergoeding. Die vergoeding wordt tot een bepaalde bovengrens vrijgesteld door de fiscus en de RSZ.
Op 1 januari 2024 is het vrijgestelde maximumbedrag verhoogd van 0,27 euro naar 0,35 euro per kilometer. Er is geen maximale afstand per dag.
Dit vrijgestelde bedrag wordt op 1 januari 2025 aangepast door indexering. Het vrijgestelde maximumbedrag voor het inkomstenjaar 2025 is nog niet bekend.
Sociale en fiscale vrijstelling
Dit betekent dat er geen bedrijfsvoorheffing of RSZ moeten worden ingehouden zolang de kilometervergoeding niet hoger is dan het vrijgestelde bedrag van 0,35 euro per daadwerkelijk met de fiets afgelegde kilometer voor woon-werkverkeer.
Het deel dat het vrijgestelde bedrag overschrijdt wordt bij het maandloon geteld om de in te houden bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen te berekenen.
Meer weten: "Verhoging maximum fietsvergoeding vanaf 1 januari 2024"
Belastingkrediet
Om werkgevers aan te moedigen de fietsvergoeding die ze aan hun werknemers betalen te verhogen, werd een tijdelijke compensatie in de vorm van een belastingkrediet ingevoerd. Werkgevers die beslissen hun fietsvergoeding te verhogen, komen dus in aanmerking voor dit belastingvoordeel.
Het belastingkrediet is tijdelijk en geldt alleen voor fietsvergoedingen die worden betaald voor woon-werkverplaatsingen in de periode van 1 januari 2024 tot eind 2026 en die uiterlijk op 31 december 2027 worden toegekend.
Meer weten: "Belastingkrediet voor vrijwillige verhoging van de fietsvergoeding"
Nieuwe bovengrens van 3.500 euro
Parallel met de verhoging van de fietsvergoeding is er in 2024 een jaarlijks maximum ingevoerd. Vanaf dit jaar zullen fietsvergoedingen die deze jaarlijkse bovengrens van 3.500 euro overschrijden ook belast worden.
Met andere woorden, het totale bedrag dat wordt toegekend aan fietsvergoedingen is vrijgesteld, voor de fiscus en voor de RSZ, tot een maximum van 3.500 euro per werknemer en per jaar.
Als de jaarlijkse drempel wordt overschreden, wordt alleen het gedeelte daarboven belast.
Fietsvergoeding voortaan verplicht
De fietsvergoeding is sinds mei 2023 verplicht gesteld door cao nr. 164. Deze cao is aanvullend, dus hij is alleen van toepassing als er geen sectorale of ondernemings-cao is die voorziet in een fietsvergoeding (zelfs als het bedrag lager is dan dat in cao nr. 164). De fietsvergoeding in cao nr. 164 is 0,28 euro per kilometer (geïndexeerd bedrag) per 1 januari 2024.
Meer info: "Fietsvergoeding 2024: alles wat je moet weten"
Het voordeel van een bedrijfsfiets moet op de fiscale fiche staan
Sociale en fiscale vrijstelling
Wanneer je een bedrijfsfiets ter beschikking stelt aan je werknemer voor zijn woon-werkverkeer, ontstaat bij de werknemer een belastingvrij sociaal voordeel.
Daarnaast levert het privégebruik van die fiets geen belastbaar voordeel van alle aard op voor zover de fiets daadwerkelijk wordt gebruikt in het kader van het woon-werkverkeer.
Ons advies
Het is dus verstandig om je werknemers een verklaring te laten ondertekenen waarin ze bevestigen dat ze de bedrijfsfiets daadwerkelijk gebruiken voor woon-werkverkeer.
Meer weten over de vrijstellingsvoorwaarden: "Fiets"
Nieuwe ficheverplichting
Het voordeel van een bedrijfsfiets moet sinds 2024 (inkomstenjaar) op de fiscale fiche worden vermeld. Deze nieuwe verplichting geldt voor alle fietsen die je sinds 1 januari 2024 kosteloos ter beschikking hebt gesteld aan een werknemer of bedrijfsleider.
De nieuwe ficheverplichting geldt dus ook als je de fiets een paar jaar geleden hebt gekocht of geleased en nog altijd ter beschikking stelt.
Zoals hierboven vermeld, is het voordeel voor bedrijfsfietsen voortaan alleen vrijgesteld voor werknemers en bedrijfsleiders die in hun belastingaangifte kiezen voor de aftrek van forfaitaire beroepskosten.
Dus als de fiscus bij het heffen van de belasting vaststelt dat je medewerker heeft gekozen voor werkelijke beroepskosten, beschikt hij dankzij deze nieuwe ficheverplichting onmiddellijk over alle benodigde informatie om dit voordeel te belasten.
Meer info: "Voordeel bedrijfsfiets moet vooraan op fiscale fiche"
Geen weerslag op de bedrijfsvoorheffing
Deze nieuwe verplichting heeft geen invloed op de loonberekening. Het voordeel van de bedrijfsfiets blijft vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing, of je medewerker nu wel of niet kiest voor werkelijke kosten in zijn belastingaangifte.
De controle om te bepalen of iemand heeft geopteerd voor forfaitaire beroepskosten of werkelijke beroepskosten vindt plaats tijdens de belastingfase en niet in de voorafgaande loonberekeningsfase. Bij de loonberekening hoef je deze keuze namelijk nog niet te maken.
Deze verandering vereist wel dat je je als werkgever administratief aanpast, omdat je het voordeel nu voor elke bedrijfsfiets moet ramen.
Meer weten over waar je rekening mee moet houden bij deze raming: "Fiets"
Fiets in het vizier van de fiscus
Steeds meer Belgische ondernemingen bieden bedrijfsfietsen aan. De fiets lijkt een echte troef te zijn om de lonen te optimaliseren. Hiermee kunnen bedrijven de duurzame mobiliteit van hun werknemers bevorderen en tegelijk voordeel halen uit van aantrekkelijke belastingincentives.
Ons advies
Als je als bedrijf start met het leasen van fietsen stel dan een duidelijk fietsbeleid op. Maak afspraken over verzekeringen, pechhulp, diefstal, onderhoud en wat er gebeurt als de medewerker het bedrijf verlaat of langdurig afwezig is. Zorg dat je medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en leg alles vast in een fietsbeleid. Securex kan je hierbij helpen.
Dit is niet ontsnapt aan de aandacht van de fiscus, die zijn waakzaamheid voor fietsvergoedingen en -voordelen heeft opgevoerd.
Als je de geldende regels niet naleeft, kan je administratieve geldboetes en nalatigheidsintresten opgelegd krijgen. De hoogte van deze boetes varieert naargelang van de ernst van de overtreding.
Als je je fietsvergoedingen verkeerd hebt aangegeven of als het belastingvrije maximumbedrag werd overschreden, loop je het risico op een belastingherziening. Bij een controle zullen de onterecht vrijgestelde bedragen in principe worden geherkwalificeerd als belastbare bezoldiging, waardoor je extra belasting moet betalen.
Ons advies
Als je fietsen ter beschikking stelt aan je medewerkers en/of hen een fietsvergoeding betaalt, zorg er dan voor dat je de geldende regels naleeft. Bij niet-naleving zal de fiscus systematisch de wettelijk voorziene sancties toepassen.
Hoe kan Securex je helpen?
Wil je hulp bij het bepalen van de waarde van dit voordeel? Of wil je meer informatie over fietsleasing in het algemeen? Ons Consulting Legal-team staat klaar om je te helpen: consultinglegal@securex.be
