De fiscus heeft aangekondigd dat zij werkgevers die een beroep hebben gedaan op vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing in eerste instantie zal aanschrijven om hen te waarschuwen voor extra controles. Daarbij zal de fiscus werkgevers aansporen om de naleving van de voorwaarden en formaliteiten voor zichzelf te evalueren en eventueel spontaan de nodige rechtzettingen te doen in de aangiften in de bedrijfsvoorheffing.
Het principe van de fiscale vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing
Als werkgever moet je in bepaalde gevallen slechts een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing op het loon van je werknemers aan de fiscus doorstorten. Het andere deel mag je houden. Dit is het principe van fiscale vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing.
Er bestaan diverse fiscale vrijstellingen (denk aan overuren, onderzoek- en ontwikkeling, nacht- en ploegenarbeid,…) die elk onderworpen zijn aan specifieke voorwaarden en formaliteiten.
Extra aandachtspunten voor nacht- en ploegenarbeid
In het schrijven dat de fiscus aan de werkgevers richt die gebruik maken van een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing, wordt gewezen op enkele aandachtspunten ingevolge wetswijzigingen die hebben plaatsgehad in 2022.
Met de Wet van 28 maart 2022 houdende verlaging van lasten op arbeid werden immers wijzigingen aangebracht aan verschillende vrijstellingen, voornamelijk aan de vrijstelling voor ploegen- en nachtarbeid, die – behoudens uitzonderingen - in werking zijn getreden op 1 april 2022.
Een gedetailleerde bespreking van die maatregelen vind je hier.
Over welke wijzigingen gaat het?
De belangrijkste wijzigingen die de wet van 28 maart 2022 heeft doorgevoerd, zijn:
- Voor de vrijstelling inzake ploegen- en nachtarbeid:
- Het opsplitsen van de vrijstelling in twee afzonderlijke vrijstellingen voor enerzijds ploegenarbeid en anderzijds nachtarbeid, met impact op de één derde norm
- Het vaststellen van de minimumpremie die aan de werknemer moet worden toegekend op 2 % voor ploegenarbeid en 12 % voor nachtarbeid. Vanaf 1 april 2024 dient deze premie bovendien te zijn opgenomen in een cao, arbeidsreglement of arbeidsovereenkomst
- Het toestaan van een onderbreking van maximaal vijftien minuten tussen twee opeenvolgende ploegen
- De berekening van de 1/3 norm op uurbasis ipv op dagbasis
- De voorwaarde dat uitzendkantoren vanaf 1 oktober 2022 de uitdrukkelijke toestemming van de klant krijgen om gebruik te maken van de vrijstelling
- De uitbreiding van de nominatieve lijst die de werkgever ter beschikking dient te houden van de fiscus. Zie hierover in detail onze fiche
- De vrijstellingen voor wetenschappelijk onderzoek, steunzones, start-ups en sportbeoefenaars mogen voortaan niet meer worden toegepast op de bedrijfsvoorheffing die aanvullend wordt ingehouden bovenop de reglementair bepaalde bedrijfsvoorheffing (het zgn. fiscaal voluntariaat)
Hoe kan je je voorbereiden op de controles?
De fiscus heeft aangekondigd dat zij werkgevers die een beroep hebben gedaan op vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing in eerste instantie zal aanschrijven om hen te waarschuwen voor extra controles. Daarbij zal de fiscus werkgevers aansporen om de naleving van de voorwaarden en formaliteiten voor zichzelf te evalueren en eventueel spontaan de nodige rechtzettingen te doen in de aangiften in de bedrijfsvoorheffing.
Wij sommen hierna op welke stappen je dient uit te voeren om je voor te bereiden op een eventuele controle door de fiscus. De fiscus bespreekt deze stappen ook in haar waarschuwingsbrief.
Voer vooraf een zelfevaluatie uit
Ga voordat je een belastingvrijstelling toepast – en doe dit best ook voor de reeds in het verleden geclaimde vrijstellingen - na of je onderneming:
- Voldoet aan de toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling
- Beschikt over de nodige bewijsstukken
Controleer de toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling
Voor elke vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing gelden specifieke voorwaarden.
Raadpleeg voor meer informatie over de toepassingsvoorwaarden van de fiscale vrijstellingen de aan de fiscus te bezorgen bewijzen onze fiches op Lex4You.
Bewaar bewijsstukken
Bij een belastingcontrole moet je de belastingadministratie een namenlijst (nominatieve lijst) kunnen geven die voor elke betrokken werknemer bepaalde informatie bevat.
Opgelet: de informatie die op deze namenlijst moet staan, werd uitgebreid vanaf 1 april 2022, voornamelijk wat betreft de vrijstelling voor ploegen-, nacht- en volcontinuarbeid.
Meer informatie hierover vind je hier.
De bewijsstukken van de aangifte moeten beschikbaar zijn op de datum van de (maandelijkse of driemaandelijkse) aangifte van vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing en dienen ook minstens 3 jaar bewaard te blijven aangezien de fiscus beschikt over een driejarige aanslagtermijn. Zorg er dan ook voor dat je alle documenten zorgvuldig bewaart.
Corrigeer de situatie indien je een fout vindt
Volgende situaties kunnen zich voordoen:
Er werd een vermindering bedrijfsvoorheffing gerekend, maar je hebt er geen recht op
Heb je een vermindering bedrijfsvoorheffing genoten, maar uit nazicht blijkt dat je daar om één of andere reden geen recht op? Laat jouw Securex Client Advisor dit onmiddellijk rechtzetten. Weet dat je hierdoor mogelijks nalatigheidsinteresten (4% op jaarbasis) wegens de laattijdige aangifte bedrijfsvoorheffing zal moeten betalen.
Er werd geen vermindering bedrijfsvoorheffing gerekend, maar je hebt er wel recht op
Correcties van een eerdere situatie kunnen vlot via een vereenvoudigde procedure worden aangebracht, d.w.z. zonder dat een bezwaarschrift moet worden ingediend.
Het belastingvoordeel kan worden gevraagd tot en met 31 augustus van het jaar volgend op het jaar van de aangifte, via een regularisatie van de bedrijfsvoorheffing.
Zo kan je de aangiften van de voorheffing voor het jaar 2022 aanpassen tot 31 augustus 2023, via een vereenvoudigde procedure via de webtoepassing Finprof.
Wens je dergelijke correcties door te voeren, dan breng je ons hier wel best zo snel mogelijk van op de hoogte.
Ondanks deze officiële deadline van 31 augustus 2023, vragen wij je vriendelijk om rekening te houden met de vakantieperiode in aantocht. Gelieve dan ook correcties voor de fiscale vrijstellingen op inkomstenjaar 2022 aan ons door te geven tegen 14 juli 2023.
Welke sanctie bij niet-naleving van de voorwaarden?
De fiscus wijst er in haar schrijven aan de werkgevers op dat een belastingverhoging gaande van 10 tot 200 % kan worden opgelegd indien ten onrechte een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing werd gevraagd in een aangifte van bedrijfsvoorheffing.
Je hebt er dus nog meer belang bij om voorafgaand aan een eventuele controle door de fiscus na te gaan of alle voorwaarden en formaliteiten voor de door jou toegepaste vrijstellingen werden nageleefd en desgevallend over te gaan tot spontane rechtzettingen van de ingediende aangiften in de bedrijfsvoorheffing.
Wat doet Securex voor jou?
Heb je hulp nodig met jouw dossier over de fiscale vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing? Dan kan je contact opnemen met consultinglegal@securex.be.
Wens je meer details over de door Securex berekende fiscale vrijstelling(en)? Je kan deze raadplegen via Securex- mijn documenten
Klanten die aangesloten zijn bij ARAG kunnen bovendien in bepaalde gevallen beroep doen op deze verzekering voor de kosten die voortvloeien uit deze fiscale controles.
Lees meer: 'Fiscale verzekering: je dekking in geval van een fiscaal conflict of fiscale controle'
