Als werkgever mag je in bepaalde gevallen slechts een deel van de op het loon van je werknemers ingehouden voorheffing aan de fiscus doorstorten en het andere deel houden. Dit is het principe van fiscale vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing.
Wat moet je doen om je voor te bereiden op een mogelijke belastingcontrole?
1. Voer vooraf een zelfevaluatie uit
Ga voordat je een belastingvrijstelling toepast na of je onderneming:
- voldoet aan de toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling
- beschikt over de nodige bewijsstukken.
2. Controleer de toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling
Voor elke vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing gelden specifieke voorwaarden.
Raadpleeg voor meer informatie over de toepassingsvoorwaarden van de fiscale vrijstellingen en de aan de Administratie te bezorgen bewijzen onze fiches op Lex4You.
3. Bewaar bewijsstukken
Bij een belastingcontrole moet je de Belastingadministratie een namenlijst kunnen geven die voor elke betrokken werknemer bepaalde informatie bevat.
Opgelet: de informatie die op deze namenlijst moet staan, werd onlangs uitgebreid. Meer informatie volgt binnenkort op Lex4You.
De bewijsstukken van de aangifte moeten beschikbaar zijn op de datum van de (maandelijkse of driemaandelijkse) aangifte van vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing. Zorg ervoor dat je alle documenten zorgvuldig bewaart!
4. Controleer je interne processen
Om deze proactieve verificatie uit te voeren, is het aan te bevelen dat je binnen je onderneming een persoon aanwijst die verantwoordelijk is voor het interne proces. Deze persoon kan fungeren als aanspreekpunt tussen de verschillende interne en externe belanghebbenden (juridische dienst voor het volgen van juridische veranderingen, financiële dienst, HR, sociaal secretariaat, FOD Financiën, enz.) en zorgen voor een goede onderlinge coördinatie.
Op die manier vermijd je een regularisatie of een boete, bestaande uit een belastingverhoging en nalatigheidsintresten.
5. Corrigeer als je een fout vindt
Correcties van een eerdere situatie kunnen vlot via een vereenvoudigde procedure worden aangebracht, d.w.z. zonder dat een bezwaarschrift moet worden ingediend.
Het belastingvoordeel kan worden gevraagd tot augustus van het jaar volgend op het jaar van de aangifte, via een regularisatie van de bedrijfsvoorheffing.
Zo kan je de aangiften van de voorheffing voor het jaar 2021 aanpassen tot 31 augustus 2022, via een vereenvoudigde procedure.
Opgelet! Vanaf 1 juli 2022 wordt de verjaringstermijn voor vorderingen tot teruggave van voorheffing die gebaseerd zijn op de retroactieve toepassing van een gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing verkort.
Meer controles
De regering werkt momenteel aan een ingrijpende belastinghervorming die gevolgen kan hebben voor belastingvrijstellingen. In dat kader werd de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor nacht- en ploegenarbeid onlangs hervormd.
Als gevolg daarvan zijn meer controles op de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing te verwachten. Bij een controle kan een onderzoek worden ingesteld naar bedrijven die een vrijstelling niet correct hebben toegepast.
Meer formaliteiten op komst
Een koninklijk besluit van 19 mei 2022 breidt de formaliteiten uit die ondernemingen als schuldenaars van bedrijfsvoorheffing moeten vervullen in het kader van de toepassing van de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing.
Heel binnenkort geven we je op Lex4You meer informatie hierover.
Wat doet Securex voor jou?
Heb je nog vragen over deze vrijstellingen? Aarzel dan niet om je Securex Legal Advisor te contacteren via het volgende e-mailadres: consultinglegal@securex.be.
