Sinds 2021 zijn de toekenningsvoorwaarden van de telewerkvergoedingen dezelfde voor de fiscus en de RSZ. Als je deze voorwaarden naleeft, is de telewerkvergoeding dus vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen.
Wie telewerkvergoeding zegt, zegt structureel en regelmatig telewerk
Als jouw werknemers structureel en regelmatig telewerken, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat je hen een forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 154,74 euro per maand toekent. Deze vergoeding is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen.
De forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten. Kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken zodat het werk goed kan worden uitgevoerd. Het gaat onder andere om de volgende kosten:
- Gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief de huur en de eventuele afschrijvingen van de ruimte)
- Printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.)
- Kantoorbenodigdheden (notitieboekje, balpennen, enz.)
- Basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit, verwarming
- Onderhoudskosten
- Verzekeringskosten
- Koffie, water, frisdrank
- Onroerende voorheffing
Minder of meer betalen
Je kan een lager bedrag toekennen dan het maximumbedrag. Je zou ook een hoger bedrag kunnen toekennen. Betaal je jouw werknemers echter maandelijks meer dan het maximale forfaitaire bedrag, dan moet je kunnen aantonen dat het om werkelijke kosten gaat.
Als je dit niet bewijst, wordt het deel dat het forfaitaire bedrag overschrijdt, als loon beschouwd. Op dit deel moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen worden betaald.
Structureel en regelmatig telewerk
Regelmatig telewerk verwijst naar werknemers die regelmatig, veelvuldig, normaal thuis werken. Thuiswerk dat af en toe of occasioneel plaatsvindt, valt hier niet onder en komt niet in aanmerking voor de toekenning van de forfaitaire telewerkvergoeding.
Voorbeeld: een werknemer die slechts drie uur per week thuiswerkt, is geen structurele en regelmatige telewerker.
De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig als jouw werknemers op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werken.
Het kan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft jouw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.
De interpretatie van dit begrip blijft echter problemen opleveren. Hoe zit het bijvoorbeeld met een werknemer die een dag per week thuis werkt als die dag slechts drie uren telt?
Hoewel dat de normale arbeidsregeling van de werknemer is, zijn de fiscus en de RSZ van mening dat het equivalent van een dag telewerk per week niet is bereikt. Aangezien de werknemer slechts 3 uren per week thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk.
Geen telewerk meer wegens jaarlijkse vakantie?
De jaarlijkse vakantie heeft geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk. Je mag dus de forfaitaire telewerkvergoeding blijven storten tijdens de jaarlijkse vakantie van jouw werknemer.
Kantoormateriaal en internet
De voorwaarde van regelmatig en structureel telewerk geldt alleen voor de toekenning van de telewerkvergoeding, die een reeks hierboven genoemde kantoorkosten dekt. Ze is niet van toepassing op:
- De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van de privé-pc en privé-internetaansluiting van de werknemer
- De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van zijn eigen tweede scherm en zijn eigen printer/scanner
- Het verstrekken door de werkgever van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal
In die gevallen is enkel de voorwaarde van regelmatig telewerk van toepassing.
Aan een werknemer die regelmatig telewerkt, maar niet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk voldoet, kan bijgevolg een vrijgestelde vergoeding van 20 euro worden toegekend voor de maanden waarin hij zijn privé-internetabonnement gebruikt.
Lees alles over de vergoeding van kosten voor kantoormateriaal : Structureel telewerk > Wat zijn de kosten voor de werkgever?
En de terbeschikkingstelling van kantoormateriaal voor privégebruik?
De RSZ en de fiscus aanvaarden dat je bepaald bureaumateriaal aan jouw werknemer terugbetaalt. Onder bepaalde voorwaarden wordt de terugbetaling niet als loon beschouwd. In dat geval zijn er dan ook geen bedrijfsvoorheffing of RSZ-bijdragen op verschuldigd.
Maar opgelet, de terugbetaling wordt alleen vrijgesteld als ze de kosten dekt die nodig zijn om het werk in normale omstandigheden goed uit te voeren. Materiaal dat voor louter privédoeleinden ter beschikking wordt gesteld van de werknemer wordt als loon beschouwd. Er zal dan een voordeel van alle aard worden op berekend.
Wat doet Securex voor jou?
Securex kan jou begeleiden bij het opstellen van jouw telewerkbeleid, met inbegrip van de vergoeding. Ons consultingteam kan je adviseren over de meest geschikte oplossing voor jouw bedrijf. Je kan contact met hen opnemen via consultinglegal@securex.be.
Wil je de telewerkvergoeding verhogen of de maximale vergoeding toekennen? Contacteer je Securex Client Advisor via myHR@securex.be. Hij of zij doet dan het nodige.
Meer informatie vind je op Lex4You:
- Thema 'Aanwerven en arbeidsovereenkomst sluiten' > Structureel telewerk
- Thema 'Verlonen' > Telewerkvergoedingen
Ontdek ook onze pakketten telewerk, met verschillende modellen van telewerkpolicy’s.
Bron
- RSZ-instructies
- Circ. 2024/C/2, 08.01.2024
