Betaal je nog woon-werkvergoedingen wanneer je werknemers telewerken? Let daarmee op, want bij thuiswerk worden er geen verplaatsingen gemaakt en is er dus ook geen woon-werkverkeer.
Woon-werkvergoeding bij thuiswerk is gewoon loon
De basisregels: geen RSZ, wel bedrijfsvoorheffing
Op woon- werkvergoedingen zijn geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd. Op fiscaal vlak worden die vergoedingen daarentegen wel als loon beschouwd.
Werknemers kunnen wel geheel of deels ontsnappen aan belasting op hun woon- werkvergoeding. Alles hangt af van het vervoersmiddel dat zij kiezen. Op de terugbetaling van woon- werkverplaatsingen met de fiets zijn bijvoorbeeld geen belastingen verschuldigd. Verplaatsingskosten met de eigen wagen zijn slechts vrijgesteld tot 430 euro (bedrag inkomstenjaar 2022).
Lees meer over de fiscale behandeling van het woon- werkverkeer
Onbestaand woon- werkverkeer vergoeden? De fiscus kijkt mee
We stellen vast dat veel werkgevers hun onkostenpolicy nog niet hebben aangepast aan de nieuwe realiteit van het structureel thuiswerk. Zo blijven ze woon-werkvergoedingen doorbetalen voor de dagen waarop werknemers geen verplaatsingen maken omdat ze thuiswerken.
Dit houdt belangrijke risico’s in. Bij een controle zullen vergoedingen voor niet afgelegd woon-werkverkeer in principe geherkwalificeerd worden als gewoon loon.
Gevolg? Er is dan zowel RSZ als bedrijfsvoorheffing op het volledig bedrag verschuldigd. Evenals patronale lasten.
Wanneer jouw werknemers regelmatig thuiswerken, kan je geen woon-werkvergoedingen meer betalen voor die dagen. Hoewel hier aanvankelijk weinig controles op waren, zal de fiscus die materie voortaan strenger onder de loep nemen.
Opgelet, de fiscus focust op privé vervoer
Komt je werknemer met een privévervoermiddel (bijv. eigen wagen) naar het werk? Dan spreekt het voor zich dat je, afhankelijk van de verplichtingen in de sector, enkel effectief gereden ritten woon- werkverkeer vergoedt. Ken dus niet zomaar een forfaitair bedrag per maand toe.
Onze tip
Houd de thuiswerkdagen en de dagen waarop de werknemers naar kantoor komen bij via een intern systeem.
Ook andere onkostenvergoedingen moeten reëel zijn
Ook het laten doorlopen op thuiswerkdagen van onkostenvergoedingen voor dienstreizen (binnen- of buitenland) of beroepsverplaatsingen met de eigen wagen is een slecht idee. Ze zijn immers niet meer in overeenstemming met de realiteit. Bij een controle zullen deze vergoedingen voor onbestaande kosten en verplaatsingen evenzeer geherkwalificeerd worden als loon.
Onkostenvergoedingen voor thuiswerk kunnen wel
Jouw werknemers hebben misschien minder verplaatsingskosten, maar onkosten voor het organiseren van hun thuiswerk hebben ze des te meer. Je kan hen hiervoor een thuiswerkvergoeding (forfaitaire bureauvergoeding) van maximum 140,15 euro toekennen (bedrag vanaf 1 juni 2022), die vrij is van RSZ en bedrijfsvoorheffing.
Hiervoor moeten wel enkele voorwaarden worden nageleefd. Zo is het van belang dat je werknemers “structureel en regelmatig” telewerken.
En wat dan met maaltijdcheques en bedrijfswagens?
Het vormt geen probleem wanneer je maaltijdcheques blijft toekennen aan thuiswerkende werknemers. Maaltijdcheques worden namelijk toegekend per gewerkte dag, en daarbij maakt het niet uit of dat werk thuis of op kantoor gebeurt.
Ook voordelen van alle aard, zoals de bedrijfswagen, kunnen zoals vroeger toegekend blijven.
Wat doet Securex voor jou?
Heb je nog vragen over de terugbetaling van kosten? Neem dan contact op met jouw Securex Legal Advisor via myhr@securex.be.
