Principe
Via de individuele rekening beschikt elke tewerkgestelde werknemer over een overzicht van zijn arbeidsprestaties en van de lonen [1] die ermee verband houden voor een volledig jaar.
Indien u bent aangesloten bij het Sociaal Secretariaat Securex bezorgt uw Client Advisor u automatisch deze individuele rekening.
De individuele rekening is een belangrijk sociaal document. Het maakt het mogelijk om na te gaan dat tal van reglementeringen werden nageleefd.
Vorm
De individuele rekeningen mogen in om het even welke vorm (papieren of elektronische drager) worden bijgehouden, op voorwaarde dat ze leesbaar zijn en dat de gebruikte vorm een doeltreffend toezicht mogelijk maakt.
Dit sociaal document moet per jaar worden bijgehouden.
Inhoud
Net als de andere sociale documenten moet de individuele rekening een aantal verplichte vermeldingen bevatten:
- De identificatie van de werkgever [2]
- De identificatie van de werknemer [3]. Onder meer de volgende gegevens moeten worden vermeld:
- De functie die de werknemer hoofdzakelijk uitoefent bij de werkgever [4], evenals de titel, rang, hoedanigheid of categorie van de arbeid van de werknemer, of de beknopte kenmerken of omschrijving van de arbeid
- De beroepskwalificatie die de werknemer door de werkgever wordt toegekend, overeenkomstig de beschikkingen van de collectieve arbeidsovereenkomsten tot vaststelling van de arbeids- en loonsvoorwaarden, of overeenkomstig de bepalingen van de besluiten waarbij forfaitaire lonen worden bepaald voor de toepassing van de wetgeving op de sociale zekerheid [5]
- De arbeidsplaats (indien het werk niet op een vaste plaats of hoofdzakelijk op een vaste plaats verricht wordt, de vermelding dat de werknemer zijn arbeid op verschillende plaatsen verricht)
- Het aanvangsbedrag, de overige bestanddelen en de periodiciteit van de betalingen van het loon waarop de werknemer recht heeft
- De aan de werknemer betaalde of verschuldigde bedragen [6]
Aan de werknemer betaalde of verschuldigde bedragen
Per uitbetalingsperiode moeten de volgende gegevens worden vermeld:
- De uitbetalingsperiode
- Het aantal dagen waarop werkelijk arbeid werd verricht werd
- De onderbrekingsdagen en de redenen van deze onderbreking [7]
- De loonbestanddelen
- Het brutobedrag van het basisloon, ongeacht de toegepaste meeteenheid, (zoals uur, dag, week, maand, stuk, prestatie)
- De toegepaste meeteenheid van het loon en het aantal eenheden
- Het aantal normale arbeidsuren waarvoor geen verhoging van het loon verschuldigd is [8]
- Het aantal arbeidsuren per dag, indien dit aantal nodig is om de hierboven bedoelde verhoging van het loon te berekenen
- Het aantal uren waarvoor een verhoging van het loon wordt betaald, ingedeeld volgens de toegepaste verhogingspercentages [9]
- Het aantal uren waarvoor de betaling van het gewone loon uitgesteld wordt krachtens artikel 9bis, §1 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers (het betreft de betaling van het loon dat verschuldigd is voor de inhaalrust)
- De andere loonbestanddelen [10]
- De opsomming van de voordelen in natura die als loon verstrekt worden, alsmede het bedrag waarop ze geraamd worden
- De forfaitaire lonen of de dagelijkse minimumlonen die voor de berekening van de bijdragen voor sociale zekerheid in aanmerking genomen zijn (voor de werknemers die met fooien worden betaald en de leerlingen)
- De verschillende sommen die worden verkregen uit elk van de loonbestanddelen (in ruime zin), met vermelding van de aard ervan
- De volgende gegevens voor de berekening van het bedrag van het loon en van elk ander bedrag dat aan de werknemer verschuldigd is:
- De bedragen, forfaitaire lonen en minimumlonen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten berekend worden (totaal brutoloon)
- Het bedrag van de werknemersbijdrage voor sociale zekerheid
- De belastbare bedragen (met inbegrip van deze waarop geen bijdragen voor sociale zekerheid moet worden betaald [11])
- Het bedrag van de bedrijfsvoorheffing
- Het bedrag van het nettoloon
- Het bedrag van de raming van de voordelen in natura
- De afzonderlijke bedragen van de beslagleggingen, overdrachten en van de andere in mindering gebrachte sommen (alsmede de reden ervan)
- Het bedrag in geld dat aan de werknemer moet worden betaald
- De reden en het bedrag van elke andere betaling die de werkgever aan de werknemer heeft gedaan, hetzij ingevolge zijn dienstbetrekking (bijvoorbeeld de vergoeding voor reiskosten), hetzij buiten elke wettelijke of contractuele verplichting om (bijvoorbeeld de gratificaties)
Per kwartaal moeten de volgende gegevens worden vermeld:
- Het aantal dagen waarop werkelijk arbeid werd verricht
- De dagen van arbeidsonderbreking, ingedeeld volgens de redenen van die onderbreking
- Het totaal bedrag van de sommen, forfaitaire lonen en minimumlonen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten worden geïnd
- Het bedrag van de werknemersbijdrage voor de sociale zekerheid
Een kwartaal wordt omschreven als de periode die gedekt is door de uitbetalingen waarvan de sluitingsdag in eenzelfde kalenderkwartaal is gelegen.
Jaarlijks moeten de volgende gegevens worden vermeld:
- Het totaal van de bedragen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten berekend worden
- Het bedrag van de werknemersbijdrage voor de sociale zekerheid
- Het belastbaar bedrag van het loon en van de andere sommen
- Het bedrag van de bedrijfsvoorheffing
Opmerking: de reglementering bepaalt het tijdstip waarop de verschillende vermeldingen moeten worden vermeld [12].
Vrijstellingen
Een aantal vermeldingen moet niet op de individuele rekening worden opgenomen indien ze worden opgenomen in andere documenten die op dezelfde plaats als de individuele rekening worden bewaard. Deze documenten (of kopieën ervan) moeten ter beschikking worden gehouden van de inspectiediensten [13].
Dit geldt bijvoorbeeld voor de vermeldingen met betrekking tot de per uitbetalingsperiode betaalde bedragen indien deze bedragen reeds zijn vermeld op de loonbrief.
Er bestaan specifieke bepalingen voor werknemers die op een door hen gekozen plaats grondstoffen of gedeeltelijk afgewerkte produkten bewerken die één of meerdere handelaars hun hebben toevertrouwd en die alleen werken of gewoonlijk ten hoogste vier werknemers tewerkstellen.
Datum van overhandiging aan de werknemer
De werkgever moet aan de werknemer binnen twee maanden na het begin van de tewerkstelling een afschrift bezorgen van de individuele rekening met vermelding van zijn identificatiegegevens en van die van de werknemer.
Elke wijziging aan de verplichte vermeldingen over de functie of de plaats van het werk moet binnen de maand nadat de wijziging van kracht wordt, schriftelijk aan de werknemer worden meegedeeld [14].
Vervolgens moet de werkgever vóór 1 maart van het volgend jaar aan de werknemer een afschrift bezorgen van de individuele rekening met alle gegevens van het afgelopen jaar.
Wanneer de overeenkomst wordt beëindigd, moet de werkgever aan de werknemer een afschrift van de individuele rekening voor het lopende jaar bezorgen binnen twee maanden na het eind van het kwartaal waarin de overeenkomst beëindigd is. Wanneer loon of een ander bedrag na de beëindiging van de overeenkomst aan de werknemer wordt uitbetaald, moet de werkgever hem eveneens een afschrift van de rekening betreffende die betaling bezorgen binnen de twee daaropvolgende maanden.
Buitenlandse werknemers
De individuele rekening moet alleen de in België verrichte arbeidsprestaties vermelden.
Er gelden specifieke bepalingen voor werknemers voor buitenlandse werkgevers die werknemers naar België detacheren.
Plaats waar de individuele rekeningen moeten worden bijgehouden
De werkgever moet de individuele rekeningen bijhouden:
- Hetzij op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij de RSZ
- Hetzij op één van de plaatsen van tewerkstelling
- Hetzij op de woonplaats of de maatschappelijke zetel van de werkgever in België, of bij ontstentenis, op de Belgische woonplaats van een natuurlijk persoon die het register bijhoudt als lasthebber of aangestelde van de werkgever
- Hetzij op de zetel van het erkend sociaal secretariaat van werkgevers waarbij hij aangesloten is
In de drie laatste gevallen moet de werkgever dit vooraf bij aangetekend schrijven melden aan de inspecteur-districtshoofd van het Toezicht op de Sociale Wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg die bevoegd is voor het district waar de individuele rekening wordt bijgehouden.
Bewaringsmodaliteiten
Alle informatie hierover vindt u onder de vraag ‘Wat zijn de bewaringsmodaliteiten van de sociale documenten?'
[1] Het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van de sociale documenten maakt gebruik van het begrip loon zoals omschreven in de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.
[2] Artikel 14 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980.
[3] Artikel 15 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980. Om dubbele vermeldingen te vermijden geldt een afwijking voor uitzendondernemingen, voor de uitzendkrachten die ze tewerkstellen: de vermeldingen met betrekking tot de functie en tot de plaats van tewerkstelling hoeven niet op de individuele rekening te worden opgenomen.
[4] Dit is het werk dat de werknemer specifiek uitvoert, bijvoorbeeld metser, kok, enz.
[5] Voorbeeld: functie: strijkster – beroepskwalificatie: 1ste categorie – afwerking op alle stukken.
[6] Artikel 16 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980.
[7] Zelfs de dagen die niet met arbeidsdagen worden gelijkgesteld moeten worden vermeld.
[8] Op grond van artikel 29 van de arbeidswet van 16 maart 1971. Het betreft de verhoging wegens het verrichten van overwerk.
[9] Het Hof van Cassatie heeft geoordeeld dat de individuele rekening altijd het aantal uren moet vermelden waarvoor een verhoging van het loon wordt betaald, ook al is er geen sprake van overwerk. Het Hof baseerde zich hiertoe op artikel 16, §1, 5°, e van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980.
[10] Op te merken valt dat de individuele rekening voor de andere loonbestanddelen altijd de gegevens moet vermelden die nodig zijn om elk van die bestanddelen te berekenen. Deze elementen moeten worden vermeld ongeacht de reden waarom ze zijn verschuldigd (kort verzuim, feestdagen, gewaarborgd loon, eindejaarspremie,…).
[11] Bij voorbeeld het bedrag van de aanvullingen op een sociaal voordeel.
[12] Artikel 17 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980.
[13] Artikel 19 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980.
[14] Uitzendondernemingen zijn vrijgesteld van deze twee verplichtingen voor het uitzendpersoneel dat ze tewerkstellen.