Principe
Elke werkgever die werknemers tewerkstelt op verschillende plaatsen van tewerkstelling moet op elke plaats van tewerkstelling een speciaal personeelsregister bijhouden. Deze verplichting wordt vaak uit het oog verloren.
Alle werknemers die op de plaats van tewerkstelling worden tewerkgesteld, worden in dat register ingeschreven. Zo kunnen de inspectiediensten gemakkelijk elke werknemer op een plaats van tewerkstelling identificeren.
Deze verplichting geldt voor alle werknemers, ongeacht of ze aan de Dimona-verplichting zijn onderworpen.
De volgende werkgevers zijn echter vrijgesteld van deze verplichting:
- De werkgevers die hun werknemers gewoonlijk minder dan 5 opeenvolgende arbeidsdagen op eenzelfde plaats tewerkstellen
- De werkgevers die hun werknemers tewerkstellen aan bepaalde bouwwerken [1]
- De uitzendondernemingen (PC nr. 322), uitsluitend voor hun uitzendkrachten
- De werkgevers die een register voor werktijdregeling bijhouden
Vorm en inhoud
Het speciaal personeelsregister moet worden bijgehouden op papier of op elektronische drager, voor zover de inspectiediensten er op elk moment kennis van kunnen nemen op de plaats van tewerkstelling.
Verplichte vermeldingen
Het speciaal register moet de volgende vermeldingen bevatten:
- Voor de werkgever: zijn identificatienummer bij de RSZ
- Of bij ontstentenis, indien hij een natuurlijk persoon is: zijn identificatienummer voor de sociale zekerheid of, bij ontstentenis, zijn naam, voornaam en hoofdverblijfplaats
- Of bij ontstentenis, indien hij een rechtspersoon is: de maatschappelijke benaming, de rechtsvorm en de maatschappelijke zetel of elk ander door de RSZ vastgesteld identificatiemiddel
- Voor elke werknemer:
- Het identificatienummer voor de sociale zekerheid van de werknemer [2]. Bij ontstentenis, de naam en voornaam, de geboorteplaats en -datum
- De begindatum van de tewerkstelling
- De datum waarop de arbeidsovereenkomst is beëindigd
De gegevens over de werkgever moeten vóór elke andere inschrijving worden vermeld.
De gegevens met betrekking tot de werknemer moeten uiterlijk op het tijdstip van de indiensttreding van de werknemer worden ingeschreven, met uitzonderling van de datum van uitdiensttreding, die moet worden ingeschreven binnen de 7 kalenderdagen na de laatste werkdag.
Plaats waar het register moet worden bijgehouden
Het speciaal personeelsregister moet op elke plaats van tewerkstelling worden bijgehouden.
Bewaringsmodaliteiten
Alle informatie hierover vindt u onder de vraag ‘Wat zijn de bewaringsmodaliteiten van de sociale documenten?'
[1] Werken die worden opgesomd in artikel 1 van de wet van 6 april 1960 betreffende de uitvoering van bouwwerken. Het gaat onder meer om grondwerken, funderingswerken en metsel- en betonwerken.
[2] Dit is het NISZ-nummer. Het staat vermeld op de SIS-kaart en bestaat uit de zes cijfers van de geboortedatum, in omgekeerde volgorde, gevolgd door 3 cijfers en 2 controlecijfers.