Oprichtings-of installatievergadering van de OR
De oprichtings-of installatievergadering van de OR moet plaatsvinden binnen de 45 dagen na de sociale verkiezingen in de onderneming.
Tijdens deze vergadering duiden de leden van de OR een secretaris (en plaatsvervangend secretaris) en een voorzitter (en plaatsvervangend voorzitter) aan en wordt het huishoudelijk reglement opgesteld of wordt het reeds bestaande reglement overlopen om dit waar nodig te wijzigen.
Frequentie en plaats van de vergaderingen
De werkgeve moet erop toezien dat het raad ten minste eenmaal per maand bijeenkomt (er zijn dus in principe 12 gewone vergaderingen).
Naast de gewone maandelijkse vergaderingen kunnen ook ‘buitengewone vergaderingen’ plaatsvinden in dringende gevallen, wanneer de voorzitter het nodig acht, op verzoek van ten minste een derde van de personeelsafgevaardigden of wanneer de voorzitter de OR bijeenroept voor een buitengewone vergadering.
De OR vergadert op de zetel van de technische bedrijfseenheid.
Oproeping, agenda en notulen
De voorzitter (ondernemingshoofd) moet de effectieve leden van de OR oproepen.
Het huishoudelijk reglement stelt de termijn voor de oproeping tot vergadering vast, de inhoud van de oproeping die de op de agenda geplaatste punten bevat en de termijn voor de inschrijving van een agendapunt. Kortom, de essentiële regels voor de werking van de OR zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement.
Diegenen die om een buitengewone vergadering verzoeken moeten de punten melden die op de agenda moeten worden geplaatst en dit conform het huishoudelijk reglement.
In de praktijk wordt de voorzitter in zijn opdrachten bijgestaan door de secretaris. Laatstgenoemde verzendt de oproepingen binnen de gestelde termijn en werkt mee aan de opstelling van de notulen van de vergadering.
Voorbereidende vergaderingen
Om de maandelijkse vergaderingen voor te bereiden, kunnen de werknemersafgevaardigden beroep doen op de bijstand van een permanente vertegenwoordiger van hun vakbond, met het stilzwijgende akkoord van de werkgever.
Het huishoudelijk reglement legt de modaliteiten in verband met deze voorbereidende vergaderingen vast. Het is gebruikelijk om de voorzitter van de OR op voorhand in kennis te stellen van de datum en het uur van deze vergadering. Het huishoudelijk reglement kan de maximumduur van deze vergaderingen vastleggen.
Tijdens of buiten de werkuren gepresteerde uren
De prestaties van de leden van de OR worden als werkelijke arbeidstijd beschouwd, ongeacht of ze binnen of buiten de arbeidsuren plaatsvinden, en als dusdanig bezoldigd. De leden van de OR ontvangen echter geen overloon voor eventueel gepresteerde overuren in het kader van hun opdrachten in de raad.
Diverse kosten
De bijkomende kosten, zoals vervoerkosten en de kosten van de deskundige, zijn ten laste van de werkgever.