Opsporen en onderzoeken
De inspecteurs mogen alle informatiedragers opsporen en onderzoeken die zich op de werkplaatsen bevinden of op andere plaatsen die aan hun toezicht onderworpen zijn [1], op voorwaarde dat deze informatiedragers:
- Sociale gegevens bevatten. Dit zijn alle gegevens die nodig zijn voor de toepassing van de Brusselse sociale regelgeving.
- Om het even welke andere gegevens bevatten die ingevolge de regelgeving dienen te worden opgemaakt, bijgehouden of bewaard (hierna wettelijke gegevens genoemd), zelfs indien de inspecteurs niet belast zijn met het toezicht op die regelgeving [2].
Onder informatiedragers wordt verstaan: eender welke informatiedrager onder welke vorm ook, zoals boeken, registers, documenten, numerieke of digitale informatiedragers, schijven, banden, met inbegrip van deze die toegankelijk zijn door een informaticasysteem of door elk ander elektronisch apparaat, bijvoorbeeld servers, laptop, gsm, smartphone.
Wanneer de werkgever [3] afwezig is op het moment van de controle, moet de inspecteur de nodige inspanningen leveren om hem te contacteren om de informatiedragers op te vragen. Is de werkgever niet bereikbaar of verzet hij zich tegen de opsporing of het onderzoek, dan kan de inspecteur zelf tot opsporing en onderzoek van deze informatiedragers overgaan [4]. In dat laatste geval wordt bovendien een proces-verbaal wegens verhindering van toezicht opgesteld.
Daarnaast kunnen de inspecteurs, wanneer zij dit nodig achten om hun opdracht te volbrengen, ook alle informatiedragers met om het even welke andere gegevens ter inzage doen voorleggen en deze onderzoeken. Het gaat hier bijvoorbeeld om agenda’s, bedrijfsnota’s, e-mails, verslagen,… De inspecteurs beschikken eveneens over deze bevoegdheid voor de gegevens die toegankelijk zijn via een informaticasysteem of via een ander elektronisch apparaat.
Kopieën
De inspecteurs mogen kopieën nemen in welke vorm ook van de informatiedragers of van de informatie die zij bevatten, of ze zich kosteloos laten verstrekken door de werkgever.
Voor de sociale of andere wettelijke gegevens die toegankelijk zijn via een informaticasysteem mogen de inspecteurs, met bijstand van de werkgever [5], kopieën maken in de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens.
Beslag en verzegeling
De informatiedragers die sociale of andere wettelijke gegevens bevatten kunnen in beslag genomen [6] of verzegeld worden door de inspecteurs [7] Het maakt hierbij niet uit of de werkgever al dan niet de eigenaar is van deze dragers.
Ze mogen evenwel enkel tot deze maatregel overgaan indien:
- Dit noodzakelijk is voor de opsporing, het onderzoek of voor het leveren van het bewijs van de overtredingen
- Of wanneer het gevaar bestaat dat met deze informatiedragers de inbreuken worden voorgezet of nieuwe inbreuken worden gepleegd
[1] Ze kunnen deze informatiedragers ook opsporen en onderzoeken wanneer deze vanuit de werkplaatsen toegankelijk zijn via een informaticasysteem of via elk ander elektronisch apparaat.
[2] De Brusselse Regering kan, ten informatieve titel, een lijst opstellen met de bedoelde gegevens die ingevolge de regelgeving dienen te worden opgemaakt, bijgehouden of bewaard, en die zich op informatiedragers bevinden op de werkplaatsen of op de andere plaatsen die onderworpen zijn aan het toezicht van de inspecteurs of die vanuit deze plaatsen toegankelijk zijn via een informaticasysteem of via elk ander elektronisch apparaat en waartoe de inspecteurs toegang hebben.
[3] Of zijn aangestelde of zijn lasthebber.
[4] In dat geval dient de inspecteur de werkgever schriftelijk te informeren over het feit dat die opsporing en dit onderzoek hebben plaatsgehad en over de informatiedragers die werden gekopieerd.
[5] Of zijn aangestelden of lasthebbers of eender welke andere geschikte persoon die beschikt over de nodige of nuttige kennis van de werking van het informaticasysteem.
[6] Indien inbeslagneming materieel onmogelijk is, worden de gegevens gekopieerd op dragers die toebehoren aan de overheid. In geval van dringendheid of om technische redenen kan worden gebruikgemaakt van dragers die ter beschikking staan van personen die gerechtigd zijn om het informaticasysteem te gebruiken.
[7] Deze maatregel moet het voorwerp uitmaken van een schriftelijke vaststelling. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar de procedureregels en meer bepaald naar de vraag “Wanneer en hoe moet een schriftelijke vaststelling gebeuren?”.