Indienen van de aanvraag tot terugbetaling
U kunt het loon dat u aan de werknemer hebt betaald in het kader van het betaald educatief verlof, alsook de erop verschuldigde sociale bijdragen, terugvragen bij de gewestelijke overheidsdienst van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Hier volgen enkele aandachtspunten om fouten te vermijden:
- Er moet een globale aanvraag per schooljaar worden ingediend voor alle werknemers.
- U kunt in Brussel enkel de dossiers van terugbetalingsaanvragen indienen die betrekking hebben op werknemers die verbonden zijn aan een Brusselse vestigingseenheid. De woonplaats van de werknemer of het gewest waar de opleiding plaatsvond, heeft dus geen belang.
- De regels voor terugbetaling verschillen naargelang van het gewest. Als uw onderneming vestigingseenheden in verschillende gewesten heeft, moet per gewest een aanvraag tot terugbetaling worden ingediend.
- Dat kan op twee manieren:
- U dient uw aanvraag zelf in: alleen digitale aanvragen die via het platform MijnBEW worden ingediend, worden aanvaard.
- Bent u aangesloten bij ons sociaal secretariaat? Dan staan onze collega’s van Service Operations voor u klaar om u te helpen de vereiste documenten in te vullen en ze naar de bevoegde dienst te sturen. U kan ze bereiken op het mailadres sss.service.operations.noord@securex.be
Welke documenten dient u dossier te bevatten?
Bij de terugbetalingsaanvraag (onlineformulier) moet u de volgende documenten voegen:
- Een individuele fiche voor elke werknemer-gerechtigde waarin het toegekende verlof en de lonen en bijhorende sociale bijdragen worden gespecificeerd. Als een werknemer meerdere opleidingen heeft gevolgd, moeten deze op dezelfde fiche worden vermeld.
- De getuigschriften van regelmatige inschrijving, de trimestriële getuigschriften van nauwgezetheid en eventuele getuigschriften van tweede examenzittijd die worden afgeleverd door de onderwijsinstellingen waar de werknemers hun opleiding volgen.
Leesbare kopieën (scans) die door de school zijn ondertekend volstaan. Alle opleidingskwartalen moeten worden vermeld. Wanneer een individuele fiche zonder aanwezigheidsattest wordt ingediend, wordt het dossier geweigerd.
- Een rekeninguittreksel of bankattest. Dit document moet afkomstig zijn van een officiële bron (banklogo). De datum van het document heeft geen belang als de opgenomen gegevens actueel zijn. Het nummer op het uittreksel/attest moet overeenstemmen met het nummer op de schuldvordering.
- Een schuldvordering waarin alle werknemers die in hetzelfde gewest zijn tewerkgesteld worden vermeld (bij volumineuze dossiers).
- Indien meer dan 15 werknemers educatief verlof hebben genoten: de lijst met werknemers.
In bepaalde gevallen dienen ook nog de volgende documenten bijgevoegd te worden:
- Het bewijs dat er lesuren samenvallen met arbeidstijd (voor werknemers die minder dan 4/5 werken en tewerkgesteld zijn met een vast uurrooster of bij gebruik van de verhoogde maxima bij het samenvallen van lesuren en werkuren).
- Een kopie van de arbeidsovereenkomst (voor deeltijders met een variabel uurrooster).
- Een verklaring op eer van de werknemer dat hij nog geen diploma hoger secundair onderwijs bezit (indien hij een opleiding basiseducatie volgt of een opleiding die leidt naar een eerste diploma hoger secundair onderwijs).
Opgelet: aanvragen die bij het indienen onvolledig zijn, kunnen worden geweigerd.
Verjaring
De werkgever beschikt over een termijn van een jaar om zijn recht op terugbetaling van het loon en de sociale bijdragen betaald in het kader van het betaald educatief verlof uit te oefenen. Deze verjaringstermijn neemt een aanvang op 1 januari van het inkomensjaar waarin de vorderingen ontstonden.
Zo moeten de aanvragen voor het academiejaar 2022-2023 uiterlijk op 31 december 2023 ingediend worden. Er kan geen terugbetaling meer aangevraagd worden voor het academiejaar 2021-2022.