Niet ter vervanging of omzetting van bezoldiging
Indien de ecocheques worden toegekend ter vervanging of omzetting van loon, premies, voordelen in natura, enig ander voordeel of een aanvulling op de hiervoor genoemde vergoedingen ongeacht of hierop socialezekerheidsbijdragen moeten worden betaald, worden ze steeds als loon beschouwd.
Uitzondering: omzetting van maaltijdcheques
Er zijn evenwel geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op ecocheques die worden toegekend of verhoogd ter vervanging van maaltijdcheques [1].
Opgelet! Deze uitzondering geldt enkel voor de omzetting van ecocheques in maaltijdcheques en omgekeerd. Een ecocheque die wordt toegekend ter vervanging van een ander bestaand loonvoordeel zal dus nog steeds aan socialezekerheidsbijdragen onderworpen zijn.
Collectieve arbeidsovereenkomst of individuele overeenkomst
De toekenning van de ecocheques moet geregeld zijn via een collectieve arbeidsovereenkomst gesloten op het niveau van de sector of van de onderneming. Indien deze overeenkomst niet kan worden gesloten bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging of omdat het een personeelscategorie betreft die gewoonlijk niet betrokken wordt bij zo’n overeenkomst, mag de toekenning via een individuele overeenkomst worden geregeld.
Het is niet verboden om de ecocheques enkel aan bepaalde werknemerscategorieën toe te kennen op voorwaarde dat men de antidiscriminatiewetgeving naleeft.
Verplichte vermeldingen
De (sectorale of ondernemings- of individuele) overeenkomst moet:
- Schriftelijk opgesteld zijn
- De maximale nominale waarde van de ecocheque vermelden met een maximumbedrag van 10 euro per ecocheque
- De frequentie (maandelijks, driemaandelijks, …) van de toekenning van de ecocheques tijdens een kalenderjaar bepalen. De elektronische ecocheques worden geacht te zijn toegekend op het moment dat de ecochequerekening van de werknemer wordt gecrediteerd [2]
Wilt u graag hulp om deze cheques in te voeren? Bezoek onze e-Shop. U vindt er:
- Een model van individuele overeenkomst voor de toekenning van ecocheques en een bijlage bij het arbeidsreglement met de modaliteiten bij verlies of diefstal van de kaart die als drager voor de ecocheques dient.
- Een model van bedrijfs-cao
Hebt u nog vragen? Contacteer onze Legal Consultants Securex op het adres myHR@securex.be.
Maximumbedragen
Het maximumbedrag per ecocheque is 10 euro. Het gaat hier om een louter voordeel van de werkgever. In tegenstelling tot de maaltijdcheques is immers niet voorzien in een tussenkomst van de werknemer.
Indien er in een zelfde onderneming een CAO werd ondertekend voor een deel van het personeel terwijl het ander deel van het personeel gedekt is door een individuele overeenkomst, mag het bedrag van de ecocheque voorzien in de individuele overeenkomst niet hoger zijn dan hetgeen voorzien is in de collectieve overeenkomst.
Het totale bedrag van de ecocheques die de werkgever toekent, mag niet hoger zijn dan 250 euro per jaar en per werknemer [3].
Moeilijkheden met betrekking tot de naleving van de maximumbedragen
De sociale partners hebben vastgesteld dat er zich problemen kunnen voordoen op het vlak van de naleving van de maximumbedragen een meer bepaald wanneer:
- Een onderneming van paritair comité verandert (in dat geval kan immers een andere sector-cao van toepassing zijn met een andere referteperiode)
- De werknemer van werkgever verandert in de loop van het kalenderjaar (in dat geval is het immers mogelijk dat hij ecocheques uitgereikt krijgt op basis van twee verschillende sector-cao’s, met verschillende referteperiodes)
Ze hebben dan ook aan de RSZ gevraagd om voor de ecocheques het algemene principe toe te passen dat stelt dat de voordelen gekoppeld moeten worden aan de periode waarop ze betrekking hebben en niet aan het moment van betaling ervan. Het Beheerscomité van de RSZ heeft dit aanvaard in een beslissing van 20 mei 2011.
Hierdoor wordt, om te bepalen of het maximumbedrag overschreden wordt, niet enkel gekeken naar het moment waarop de ecocheques uitbetaald worden, maar ook naar de periode waarop deze ecocheques betrekking hebben (het referentiejaarprincipe).
Uitgereikt op naam van de werknemer
De ecocheque wordt uitgereikt op naam van de werknemer. Deze voorwaarde wordt geacht vervuld te zijn indien de toekenning en de daarop betrekking hebbende gegevens (aantal ecocheques, bedrag van de ecocheque) vermeld zijn op de individuele rekening van de werknemer.
Geen omruiling mogelijk
Ecocheques mogen niet gedeeltelijk of volledig in geld worden omgeruild. De handelaar mag dus ook geen geld teruggeven op een ecocheque. Bij de elektronische ecocheque stelt dit probleem zich niet, omdat bij betaling het exacte bedrag van de ecochequerekening wordt gehaald.
Vermelding op de loonafrekening
Het aantal ecocheques en het brutobedrag ervan worden op de loonafrekening vermeld.
Controleren van het saldo
Voordat de werknemer de ecocheques gebruikt, moet hij het saldo en de geldigheidsduur van de ecocheques die hem werden bezorgd en die nog niet werden gebruikt, op een eenvoudige manier kunnen controleren.
Erkende uitgever
De ecocheques mogen alleen ter beschikking worden gesteld door een erkende uitgever [4].
Geen kosten voor de werknemer
Het gebruik van de ecocheques mag geen kosten meebrengen voor de werknemer, behalve bij diefstal of verlies onder voorwaarden die moeten worden vastgesteld door een CAO op het niveau van de sector of van de onderneming, of door het arbeidsreglement wanneer de keuze voor de elektronische ecocheques door een individueel schriftelijk akkoord wordt geregeld.
In elk geval mag de kost van de vervangende drager bij verlies of diefstal niet hoger zijn dan de nominale waarde van een maaltijdcheque als in de onderneming zowel elektronische maaltijdcheques als elektronische ecocheques worden toegekend. Wanneer echter alleen ecocheques worden toegekend in de onderneming, mag de kost van de vervangende drager niet hoger zijn dan 5 euro.
[1] Koninklijk besluit van 20 januari 2012, Belgisch Staatsblad van 10 februari 2012.
[2] De ecochequerekening is een databank waarin de elektronische ecocheques voor een werknemer worden opgeslagen en beheerd door een erkende uitgever.
[3] Dit bedrag van 250 euro kan door een koninklijk besluit worden aangepast na een unaniem advies van de Nationale Arbeidsraad.
[4] De voorwaarden, de erkenningsprocedure en de intrekkingsregels zijn dezelfde als voor elektronische maaltijdcheques (koninklijk besluit van 12 oktober 2010). Ecocheques in elektronische vorm die werden uitgegeven door een uitgever van wie de erkenning werd ingetrokken of ongeldig werd verklaard, blijven geldig tot de uiterste geldigheidsdatum ervan.