Op de loonfiche
Naast de gebruikelijke vermeldingen moeten op de loonbrief onder meer de bedragen staan die van inhoudingen voor de sociale zekerheid zijn vrijgesteld [1]. Aangezien de ecocheques voordelen zijn die, onder bepaalde voorwaarden, vrijgesteld kunnen zijn van bijdragen, moeten ze hier worden vermeld.
Bovendien bepaalt het koninklijk besluit uitdrukkelijk dat voor elektronische ecocheques, om vrijgesteld te zijn van socialezekerheidsbijdragen, het aantal ecocheques en het brutobedrag ervan op de loonafrekening vermeld moeten worden.
Op de individuele rekening
Het koninklijk besluit betreffende het bijhouden van sociale documenten [2] bepaalt dat op de individuele rekening onder meer het bedrag moet staan van elke betaling die de werkgever aan de werknemer heeft gedaan ingevolge zijn dienstbetrekking. Overeenkomstig dit koninklijk besluit moet enkel het uiteindelijk aan de werknemer toegekende totaalbedrag vermeld worden.
Om vrijgesteld te zijn van de socialezekerheidsbijdragen, moet de ecocheque echter afgeleverd worden op naam van de werknemer. Het koninklijk besluit betreffende de ecocheques heeft hierover bepaald dat deze voorwaarde geacht wordt vervuld te zijn als de toekenning ervan en de daarop betrekking hebbende gegevens (totaal toegekend bedrag, aantal ecocheques, nominale waarde van elke ecocheque) voorkomen op de individuele rekening van de werknemer.
[1] Koninklijk besluit van 27 september 1966 tot vaststelling, wat de particuliere sector betreft, van de gegevens die de afrekening moet bevatten welke bij elke definitieve betaling van het loon aan de werknemer overhandigd wordt.
[2] Koninklijk besluit van 8 augustus 1980.