Als u aan de onderstaande voorwaarden voldoet, wordt de terugbetaling niet als loon beschouwd. In dat geval zijn er dan ook geen bedrijfsvoorheffing of RSZ-bijdragen op verschuldigd.
De terugbetaling wordt enkel voor het volgende materiaal aanvaard:
- Bureaustoel
- Bureautafel
- Bureaukast
- Functionele bureaulamp
- Tweede computerbeeldscherm
- Printer/scanner
- Toetsenbord
- Muis, voetmuis, trackpad of trackball
- Hoofdtelefoon
- Specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc
Uw werknemer moet dan de werkelijk gemaakte kosten bewijzen (bv. via een factuur) en er moet worden aangetoond dat die kosten nodig zijn om de functie in normale omstandigheden te kunnen uitvoeren. Het materiaal dat voor louter privédoeleinden ter beschikking wordt gesteld van de werknemer leidt automatisch tot een voordeel van alle aard.
De terugbetaling van een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball is enkel mogelijk als u die materialen ook op de werkvloer ter beschikking stelt.
Dit bureaumateriaal kan dus bovenop de forfaitaire vergoeding aan uw werknemer terugbetaald worden, maar de terugbetaling moet wel redelijk zijn. U mag bijvoorbeeld geen zeer luxueuze bureautafel aan uw werknemer terugbetalen.
Bovendien aanvaarden de fiscus en de RSZ niet dat u elk jaar een bureaustoel terugbetaald. De circulaire bevat een tabel met indicatieve gebruikstermijnen:
|
Bureaumateriaal |
Gebruikstermijn |
|
Bureaustoel |
10 jaar |
|
Bureautafel |
10 jaar |
|
Bureaukast |
10 jaar |
|
Bureaulamp |
5 jaar |
|
Tweede computerscherm |
3 jaar |
|
Printer/scanner |
3 jaar |
|
Andere randapparatuur |
3 jaar |
Betaalt u in 2021 een bureaustoel terug aan uw werknemer? Dan aanvaarden de RSZ en de fiscus in principe pas dat u in 2031 opnieuw een bureaustoel terugbetaalt aan die werknemer.
Verlaat uw werknemer de onderneming vóór de afschrijvingstermijn is afgelopen en vraagt u hem niet om de restwaarde te betalen? Dan moeten er bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden op die restwaarde.
Wat als u bureaumateriaal van de onderneming ter beschikking stelt?
Geeft u uw werknemers de mogelijkheid om bijvoorbeeld een tweede computerscherm, of een bureaustoel van de onderneming te gebruiken bij het thuiswerk, dan blijft u eigenaar van dat materiaal.
In dat geval moet er geen voordeel van alle aard op het materiaal betaald worden.