Als u maximaal dat bedrag toekent, is het vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen. U kan ook een lager bedrag toekennen.
U mag dit bedrag pro rata aanpassen voor uw deeltijdse werknemers, maar dat is niet verplicht.
U mag de forfaitaire vergoeding doorbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie van de werknemer. In dat geval heeft de jaarlijkse vakantie geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk. Er moet dus worden gekeken naar de normale arbeidsomstandigheden van de werknemer (buiten de jaarlijkse vakantie).
Voorbeeld
Een werknemer werkt in juli twee weken en neemt twee weken jaarlijkse vakantie. Tijdens zijn twee werkweken, werkt hij een dag per week van thuis. We bekijken even wat de normale omstandigheden zijn.
► Als hij in normale omstandigheden structureel en regelmatig telewerkt: dit wordt beschouwd als structureel en regelmatig telewerk en de werkgever kan hem voor juli een telewerkvergoeding toekennen. Die vergoeding mag bovendien volledig worden toegekend (ze hoeft niet pro rata worden aangepast).
Opmerking: dat zou ook zo zijn als de werknemer in juli niet had gewerkt en heel de maand juli jaarlijkse vakantie had opgenomen!
► Als hij in normale omstandigheden niet structureel en regelmatig telewerkt: de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk is dan niet vervuld.
Welke kosten dekt de forfaitaire vergoeding?
De forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten. Kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken om de arbeid te kunnen laten uitvoeren.
Het gaat onder andere om de volgende kosten:
- Gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis
- Printer- en computermateriaal (papier, inkt, USB stick, muismat,…)
- Kantoorbenodigdheden (balpen, notitieboekje,…)
- Water, elektriciteit, verwarming
- Onderhoud
- Verzekering
- Koffie, water, versnaperingen
- Onroerende voorheffing
Mag u een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën?
Dat is inderdaad mogelijk. Zowel de fiscus als de RSZ aanvaarden dat.
Als u een onderscheid maakt tussen bepaalde situaties of bepaalde personeelscategorieën, moet u dat wel op basis van objectieve criteria doen. Is dat niet het geval, dan zal de vergoeding van de betrokken werknemers als loon beschouwd worden. Er zijn dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen op van toepassing.
Wat als u maandelijks een hoger bedrag wil toekennen?
Als u uw werknemers elke maand een bedrag betaalt dat hoger ligt dan het forfait, moet u kunnen aantonen dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat.
Toont u dat niet, dan wordt het gedeelte boven het forfait als loon beschouwd. Op dat gedeelte moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden.