Het kan dan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.
Wilt u in dat geval toch een vergoeding toekennen? Dan is die vergoeding enkel vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever
- De vergoeding wordt ook effectief aan die kosten besteed
Hoe wordt het equivalent van één werkdag per week berekend?
De fiscus geeft in de circulaire enkele voorbeelden van situaties waarin een werknemer aanspraak kan maken op een forfaitaire kostenvergoeding:
Voorbeeld 1
Een voltijdse werknemer werkt elke week van maandag tot vrijdag thuis van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s ochtends. Zo vermijdt hij de filedrukte.
Aangezien er op weekbasis één volledige werkdag van thuis gewerkt wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
Voorbeeld 2
Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt.
Aangezien elke voltijdse werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemers hebben dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
Bij dit laatste voorbeeld moet u wel opletten, want de fiscus geeft voor dezelfde situatie ook een voorbeeld van een deeltijdse werknemer:
Voorbeeld 3
Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Een werknemer in dat rotatiesysteem werkt deeltijds. Hij heeft een overeenkomst voor een tewerkstelling van 50%.
In de week waarin de groep waartoe hij behoort, thuiswerkt, moet hij enkel op dinsdag en donderdag werken.
Aangezien de werknemer in die maand maar twee dagen van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
U moet ook opletten indien uw werknemer in een bepaalde maand bijna de hele maand ziek is. Het is mogelijk dat de fiscus en de RSZ niet aanvaarden dat u die maand een forfaitaire telewerkvergoeding betaalt.
De fiscus aanvaardt ook dat uw werknemers enkele uren per dag van thuis werken, voor zover die uren samen het equivalent uitmaken van een werkdag per week:
Voorbeeld 4
Een werknemer telewerkt altijd op maandag. Hij werkt voltijds maar volgens zijn arbeidsovereenkomst telt die dag slechts 3 werkuren.
Hoewel het een volledige werkdag is, is de fiscus van mening dat het equivalent van een dag telewerken per week niet is bereikt. Omdat de werknemer slechts 3 uur per week thuis werkt op basis van zijn normale arbeidsregeling, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk.
Ook daar geeft de circulaire twee voorbeelden:
Voorbeeld 5
Een voltijdse werknemer is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij alle dagen van thuis.
Aangezien deze werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ.
Voorbeeld 6
Een deeltijdse werknemers is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij 5 halve dagen van thuis.
Aangezien de werknemer gemiddeld geen volledige dag per week van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
Wat als het telewerk niet structureel en regelmatig is?
De circulaire 2021/C/2020 is niet van toepassing op occasioneel of toevallig telewerk. Ze geldt voor werknemers die regelmatig, veelvuldig, normaliter thuis werken.
Als een werknemer niet minstens één dag per week structureel en regelmatig telewerkt, mag u geen telewerkvergoeding toekennen. U mag ook geen bepaald percentage van de vergoeding toekennen. Doet u dat toch, dan zijn op die vergoeding RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd.
Als het telewerk niet structureel en regelmatig is, kunt u enkel een vergoeding toekennen die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing als:
- Er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever
- De vergoeding ook effectief aan die kosten wordt besteed
U kunt de vergoeding voor een werknemer in deze situatie ook forfaitair vastleggen. Dan moet u wel kunnen aantonen dat het bedrag volgens ernstige normen is vastgelegd. Daarvoor moet het via herhaalde waarnemingen en steekproeven bepaald worden.
De fiscus raadt aan om hiervoor een voorafgaande ruling aan te vragen. Zo bent u zeker dat het bedrag door de fiscus aanvaard wordt.