Een deel van de rechtspraak is van mening dat de wet betreffende de arbeidsovereenkomsten hiervoor een voldoende wettelijke grondslag vormt, omdat deze wet bepalingen bevat met betrekking tot het gezag van de werkgever (artikelen 2, 3, 4 en 5) en over de plicht tot wederzijds respect (artikelen 16 en 17).
Hoewel dit standpunt onder vuur wordt genomen door de rechtsleer, die erop wijst dat deze twee bepalingen te vaag zijn om een geldige uitzondering te vormen op artikel 124 van de wet van 13 juni 2005, werd dit toch gevolgd door de Privacycommissie, de voorganger van de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna GBA), in haar advies nr. 18/2013 van 15 juni 2013.
Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten
De GBA is immers van oordeel dat het opnemen van telefoongesprekken van werknemers toegelaten is op grond van de wet van 3 juli 1978 waarin het werkgeversgezag verankerd is (artikel 17). Ze heeft er wel op aangedrongen dat de wet tot instelling van de arbeidsreglementen hierbij gerespecteerd moet worden.
Context
Het advies werd geformuleerd naar aanleiding van een klacht ingediend tegen de installatie van een kwaliteitsgarantieplatform om telefoongesprekken op te nemen tussen werknemers en potentiële klanten van de werkgever.
Dit systeem houdt hoofdzakelijk in dat per Belgische winkel elke maand 50% van de reële inkomende gesprekken van prospecten (zij die zich voor het eerst als nieuwe klant melden) opgenomen wordt, waarvan er enkele worden beluisterd en geëvalueerd op hun kwaliteit (mate waarin het winkelpersoneel zich houdt aan het verkoopscript) om op basis daarvan te bepalen of training/coaching van het winkelpersoneel aangewezen is.
De GBA is van oordeel dat het kunnen opnemen van werkelijke gesprekken en de analyse achteraf coaching mogelijk maakt op basis van “real life” experiences met een groter leereffect tot gevolg. De concrete omstandigheden en restricties onder dewelke die reële gesprekken worden geregistreerd, beluisterd en geëvalueerd verdragen zich in beginsel met de Privacywet.
Bovendien kon op grond van de door de partijen aan de GBA ter kennis gebrachte informatie en feitelijke elementen, geen enkele inbreuk op de Privacywet worden vastgesteld of aangetoond, behoudens, vanuit sociaalrechtelijk oogpunt, de niet opname van het systeem in het arbeidsreglement van de werkgever.
Waarborgen
Er moeten wel een aantal waarborgen nageleefd worden:
- Waarborg dat de verweerder het systeem evalueert in de tijd en eventueel herziet in functie van toekomstige ontwikkelingen
- Waarborg dat de ondernemingsraad het systeem kan evalueren in de tijd en voorstellen kan doen met het oog op eventuele herziening in functie van toekomstige ontwikkelingen
- Waarborg dat de ondernemingsraad een blik gegund blijft onder de motorkap van het systeem
- Waarborg dat de werkgever de gegevens te goeder trouw en in overeenstemming met het eraan gegeven doeleinde verwerkt; dat elk hergebruik verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde en dat alle maatregelen genomen worden om interpretatiefouten op dat vlak te vermijden
- Waarborg dat de gesprekken effectief willekeurig worden beluisterd en geselecteerd door het QA-team
- Waarborg dat er effectief vorming/training volgt op evaluaties van gesprekken die reële leerpunten blootleggen
- Waarborg dat de beslissing tot vorming/training niet uitsluitend is gebaseerd op gegevens die via het systeem verkregen werden
- Waarborg dat gesprekken die niet valabel blijken te zijn voor verdere analyse en evaluatie eerder dan de thans voorziene 30 dagen worden gewist uit het systeem
- Waarborg dat indien andere gesprekken dan met bellende prospecten zouden worden opgenomen, deze zo spoedig mogelijk uit het opnamesysteem worden geweerd
- Waarborg dat winkelmedewerkers ook op hun andere (en hoofdzakelijke) werkprestaties die zij verrichten in uitvoering van hun arbeidsovereenkomst worden beoordeeld
- Waarborg dat de evaluaties van de opgenomen gesprekken met prospecten niet meer zouden mogen worden gewijzigd (maar enkel geraadpleegd) eenmaal de opgenomen gesprekken zijn gewist uit het systeem en dit om discussies te vermijden
- Waarborg dat het systeem in het arbeidsreglement wordt opgenomen