Opstelling van een geopolicy
Wettelijke rechtsgrond
Om aan het wettelijkheidsbeginsel te voldoen, is een eerste vereiste dat men de principes en regels voor een dergelijke controle in een specifiek reglement vermeldt. Deze vermelding moet voldoende precies, duidelijk, toegankelijk en voorspelbaar zijn. Die regels moeten dan overlegd worden met de werknemers. De overlegorganen moeten geïnformeerd worden over de beoogde maatregelen[1]. En indien de onderneming meer dan 50 werknemers telt en het systeem “belangrijke collectieve gevolgen”[2] heeft voor de arbeidsvoorwaarden, moet het advies van de overlegorganen ingewonnen worden. Tot slot wordt de geopolicy best aan het arbeidsreglement of aan de car policy toegevoegd.
De geopolicy zal meer bepaald de doeleinden en de frequentie van de controle nader moeten omschrijven. De loutere vermelding in het arbeidsreglement dat er een GPS-trackingsysteem bestaat zonder verdere details over de regels voor die controle te verstrekken, zal door de rechtspraak doorgaans niet aanvaard worden als een voldoende naleving van de informatieplicht voorzien in artikel 37 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens[3]..
De controle moet een geoorloofd doel hebben
Het volstaat niet om een geopolicy op te stellen. Het doel van de uitoefening van de controle door geolokalisatie moet een inmenging in het privéleven van de werknemer rechtvaardigen.
Zo heeft de GBA aangehaald:
- De veiligheid van de werknemer
- De bescherming van het dienstvoertuig
- De optimalisering van het beheer van de beroepsmatige verplaatsingen (verkopers, technici, taxichauffeurs)
- De controle op de prestaties van de werknemer. In dat geval zou het enkel om een gerichte controle mogen gaan wanneer er aanwijzingen bestaan die misbruik vanwege de werknemer doen vermoeden. In dit opzicht is controle buiten de werkuren uitgesloten
De controle moet evenredig zijn
Ook al is het beoogde doel van de controle gerechtvaardigd, toch moet de inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer relevant zijn en tot een minimum beperkt worden.
Volgens het advies van GBA is een permanente en systematische controle principieel onevenredig (tenzij het gaat om het beheren van de beroepsverplaatsingen van de werknemers: in dat geval kan worden overwogen om de hele werkdag controles uit te voeren, zonder dat de controlecontinu mag zijn[4]).
Om aan dit criterium van evenredigheid te voldoen, moet de controle ook tijdens de werkuren uitgeoefend worden en moet de werknemer het controlemiddel (bijvoorbeeld op het einde van zijn werkdag) kunnen in- of uitschakelen.
Een evenredige controle houdt in dat indien het nagestreefde resultaat bereikt kan worden met andere middelen die geen schending inhouden van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers, die middelen voorrang moeten krijgen. Indien de werkgever misbruik vermoedt, kan hij bijvoorbeeld een gedetailleerd verslag vragen aan de werknemer of de klanten vragen of de werknemer al dan niet in hun onderneming langsgekomen is.
Dit type van controle houdt ook in dat de ingezamelde gegevens niet langer dan nodig bewaard mogen worden.
De controle moet transparant zijn
Moet men het individuele akkoord van de betrokken werknemers verkrijgen?
Volgens artikel 74 van de wet van 30 juli 2018 mogen persoonsgegevens slechts verwerkt worden, onder meer, wanneer de betrokkene daarvoor zijn toestemming verleend heeft of wanneer die verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.
Als men dit doortrekt naar de arbeidsrelatie betekent dit dat als het geolokalisatieysteem dat de werkgever ingevoerd heeft noodzakelijk is voor de activiteit van de onderneming (denken we bijvoorbeeld aan een geldtransportbedrijf of een taxibedrijf) het akkoord van de werknemer niet nodig zal zijn. Maar in alle andere gevallen (bijvoorbeeld voor de rondreizende werknemers) zal men het akkoord van de werknemer met de installatie van het geolokalisatiesysteem nodig hebben. Dat akkoord zal bovendien schriftelijk verkregen moeten worden via de geopolicy of een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Deze toestemming is nog strikter geworden door de GDPR, aangezien deze geïnformeerd, ondubbelzinnig, vrij, specifiek en persoonlijk moet zijn. De werknemer moet een actieve handeling stellen zoals het aanvinken van een vakje of het ondertekenen van een clausule. De werknemer kan bovendien op ieder ogenblik zijn toestemming hiervoor intrekken.
Volgende informatie moet de werkgever voorafgaandelijk meedelen:
- Wettelijke rechtsgrond van het verwerken van gegevens. Dit zal bij geolokalisatie hoogstwaarschijnlijk het gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden zijn*
- Wie onderworpen is aan de controle
- In welke mate er controle is
- De doeleinden van de controle
- De aard van misbruiken die aanleiding kunnen geven tot controle
- De duur van de controles
- Welke gegevens verwerkt worden*
- Of de gegevens buiten de EU gestuurd worden*
- Wat de rechten zijn van de werknemer: o.a. het recht op inzage, het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, het recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken,…*
- De procedure die zal worden gevolgd na controle
*Dit is informatie dat door de GDPR is toegevoegd.
[1] Artikel 10 van de CAO nr. 9. Bij gebreke van ondernemingsraad moet de informatie verstrekt worden aan het Comité voor preventie en bescherming op het werk of, bij gebreke daarvan, aan de vakbondsafvaardiging of, bij gebreke daarvan, aan de werknemers.
[2] Voor de notie van “belangrijke collectieve gevolgen”, zie artikel 2 van de CAO nr. 39.
[3] Zie verder onder de vraag “Wat is het standpunt van de hoven en rechtbanken?”
[4] De optimale oplossing zou erin kunnen bestaan dat de werknemer naargelang van de behoeften van zijn lokalisatie het systeem gericht kan in- en uitschakelen (bijvoorbeeld, bij aankomst en vertrek op elke plaats waar hij naar toe moet). Het systeem zou in ieder geval uitgeschakeld moeten kunnen worden wanneer het voertuig buiten de werkuren gebruikt wordt.