Wie zijn we?
Groep Securex vzw, waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is in België, te 1040 Brussel, Tervurenlaan 43, BTW BE0401.086.981, RPR Brussel en die bereikbaar is via telefoon op het nr. + 32 2 729 92 11, en via e-mail op het adres info@securex.be.
Securex een internationale speler op het vlak van sociale administratie en HR voor particulieren, starters, zelfstandigen, kmo's en grote ondernemingen. Als full-service HR-partner zetten wij in op het welzijn en talent van werknemers, medewerkers, partners, klanten en zelfstandigen. Duurzame inzetbaarheid is belangrijk, voor iedereen. Daarom ontwikkelen we diverse oplossingen om betrokkenen preventief en proactief te ondersteunen.
Securex ontwikkelt en beheert hierbij eveneens HR-managementoplossingen die bedrijven en hun werknemers helpen om hun belangrijkste HR-processen te stroomlijnen.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van MySecurex.
We hechten hierbij steeds veel belang aan de bescherming van jouw privacy en jouw persoonsgegevens en aan jouw feedback.
Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens
MySecurex is een compleet en geïntegreerd self-service platform voor klanten, partners en werkgevers om op een snelle en efficiënte manier met Securex te communiceren. Via dit platform kan je:
- Een nieuwe vraag lanceren en de status ervan opvolgen waar en wanneer je dat wil
- Verder communiceren met ons over jouw verzoek
- De historiek van jouw communicatie met ons raadplegen
- Een overzicht van facturen en de betaalstatus raadplegen
- Een kalender met de belangrijke data met betrekking tot indexering en fiscale en sociale deadlines raadplegen
- Jouw to do’s met betrekking tot jouw klantendossier(s) bekijken en opvolgen
- Jouw bedrijfs- en klantgegevens consulteren en wijzigingen aanvragen
Persoonsgegevens worden hierbij verwerkt in overeenstemming met de Europese Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna AVG) naar aanleiding van het gebruik van onze diensten.
Jouw persoonsgegevens worden dan verwerkt omwille van volgende doeleinden:
- Om jou te registreren en identificeren als gebruiker van en toegang te verschaffen tot onze tools en informatie
- Om jouw dossier(s) correct en efficiënt te beheren
- Om jou via onze support tool een inzicht of een overzicht te verschaffen van de informatie, documentatie en gepersonaliseerde documenten die we in ons bezit hebben
- Om jou, indien van toepassing overzichten en statistieken te bezorgen, oa over de status van sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing en evoluties van sociale bijdragen.
- Om jou in het kader van debiteurbeheer een overzicht te verschaffen van eventuele openstaande posten
- Om jou proactief te informeren over aankomende evenementen
- Om te voldoen aan jouw vragen of verzoeken en deze op te kunnen volgen
- Om het gebruiksgemak en het gebruik van het platform te evalueren en de noden van de gebruikers te monitoren en evalueren
Juridische grondslag voor de verwerking
De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens tijdens het gebruik van MySecurex berust op:
- De uitvoering van de aansluitingsovereenkomst tussen jou of jouw organisatie en Securex
- Jouw verzoek of toestemming om gegevens te verwerken of te delen
De rechtsgrond voor het monitoren, analyseren en evalueren van MySecurex en onze dienstverlening door en met gebruikers berust op het gerechtvaardigd belang van Securex om haar dienstverlening en producten optimaal te beheren en inzicht te krijgen in de manier hoe deze ervaren en gebruikt worden zodat het gebruiksgemak, prestaties en de dienstverlening in het algemeen geoptimaliseerd kunnen worden.
Het gerechtvaardigd belang van Securex is eveneens de rechtsgrond van de verwerking van persoonsgegevens van contactpersonen of vertegenwoordigers van de werkgever met betrekking tot
- Customer Contract & Relation Management: voor bedrijfsvoering en de optimalisatie hiervan
- Direct-marketing-activiteiten: om de diensten van EDPB Securex, alsook de diensten van de andere Securex-entiteiten, te promoten bij haar klanten
Securex zal je enkel algemene nieuwsbrieven en/of e-zines toesturen als je hiervoor jouw toestemming gegeven hebt.
Categorieën van betrokkenen
Securex verwerkt persoonsgegevens van gebruikers van MySecurex (werkgevers, partners, zelfstandigen…), hun vertegenwoordigers en werknemers van de betrokken ondernemingen die een aansluiting of overeenkomst hebben en van deze dienstverlening gebruik maken.
Categorieën van verwerkte gegevens
Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (betrokkene).
Securex verwerkt of kan in functie van jouw aansluitingen de volgende gegevens verwerken van jou of jouw werknemers:
- Sociale en administratieve gegevens (met onder meer naam, voornaam, rijksregisternummer, geboortedatum, rijksregisternummer en/of ondernemingsnummer…)
- Contactgegevens : adres, telefoonnummer, e-mailadres,…
- Beroepsgegevens en werkpostgegevens
- Gezondheidsgegevens (afwezigheden, eventuele geschikt- of ongeschiktheden…)
- Financiële, fiscale & payroll gegevens
- Navigatie- en gebruikersgegevens van het platform: klik- en leesgedrag, openstaande sessies, snelheid,…
Persoonsgegevens kunnen zowel door jou zelf aangeleverd worden, via jouw aansluiting met één van de van entiteiten van de economische entiteit Groep Securex of door het gebruik van onze applicaties, via een partner of andere vertegenwoordiger of via een koppeling met een kruispuntbank van de overheid.
Bewaartermijn van de gegevens
Securex bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de verwerkingsdoeleinden en zolang de wet dat vereist.
Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
Overeenkomstig de geldende wetgeving zorgt Securex voor een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens. Deze maatregelen omvatten de technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van, de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
Securex wijst er niettemin op dat geen enkel beveiligingssysteem 100% veiligheid kan waarborgen. Men kan echter steeds met ons contact opnemen voor alle vragen over de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens.
Ontvangers van gegevens
Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt en gedeeld in functie van de voorziene doeleinden:
- Bepaalde van die gegevens kunnen hierbij doorgegeven worden aan onderaannemers, die bepaalde diensten verlenen in de strikte context van een onder aannemingsovereenkomst en met als enig doel Securex de nodige technische bijstand te verlenen
- Via onze toepassingen kunnen jouw persoonsgegevens in onze dossiers gedeeld worden met andere medewerkers die hier rechten en/of toegangen hebben toe gekregen op basis van jouw goedkeuring of volmacht of deze van de verantwoordelijke werkgever of zaakvoerder, die finaal verantwoordelijk is voor de aansluitingsovereenkomsten
- Gegevens kunnen eveneens gedeeld worden met andere entiteiten van de economische entiteit Groep Securex indien dit nodig of nuttig is voor klantenbeheer en voor de uitvoering van de aansluitingsovereenkomst of van afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de aangeslotene en deze juridische entiteit van Groep Securex
Het kan in uitzonderlijke gevallen echter ook gebeuren dat Securex bepaalde persoonsgegevens moet doorgeven aan de toezichthoudende autoriteiten, aan onze advocaten, aan onze deskundigen of aan gerechtelijke instanties.
Doorgifte van gegevens aan derde landen
Securex geeft geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte.
Indien een gegevensoverdracht naar een land buiten de EER toch noodzakelijk mocht zijn voor de uitvoering van de prestaties of dienstverlening, zal Securex passende waarborgen treffen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming en ervoor zorgen dat er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor de betrokkenen beschikbaar zijn.
Om te garanderen dat er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor de betrokkenen zijn, kan de verwerking en doorgifte dan enkel onder één van volgende voorwaarden:
- De doorgifte is naar een landen die een passend beschermingsniveau bieden op basis van adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
- De doorgifte is naar een (sub-)verwerker waar bindende bedrijfsregels (Binding Corporate Rules) op van toepassing zijn. Deze bedrijfsregels garanderen een passend beschermingsniveau
- De doorgifte is naar een (sub-)verwerker waar bijkomend een modelovereenkomst ter beschikking gesteld door de Europese Commissie mee afgesloten werd (Standard Contractual Clauses, cf (EU) 2021/914 of 4 June 2021) en waar voorafgaand eveneens een bijkomende risicoanalyse werd voor uitgevoerd. De contractuele bepalingen en eventuele bijkomende maatregelen na een voorafgaande risicoanalyse of data transfer impact assessment moeten dan de nodige garanties bieden inzake gegevensbescherming.
Als er geen passende waarborgen zijn over het beschermingsniveau, zal Securex geen persoonsgegevens (laten) doorgeven naar dergelijke derde landen, tenzij na toestemming van de betrokkene.
Jouw rechten
Via MySecurex kan je kennisnemen van jouw gegevens en waar nodig en of mogelijk, deze zelf verbeteren.
Je kan kennisnemen van de gegevens die Securex verwerkt en ze desgevallend laten verbeteren door middel van een gedateerd en ondertekend verzoek, dat samen met een kopie van de recto van de identiteitskaart via e-mail wordt verstuurd naar het adres privacy@securex.be of via de post naar Groep Securex, Data Protection Officer, Tervurenlaan 43, 1040 Brussel.
Je kan je bovendien volgens dezelfde modaliteiten, en binnen de grenzen die worden vastgesteld door de AVG, verzetten tegen de gegevensverwerking of vragen dat die verwerking wordt beperkt. Je kan ook vragen dat jouw gegevens worden gewist of overgedragen worden. Meer informatie kan op hetzelfde adres worden verkregen.
Hoewel we jouw rechten en vrijheden serieus nemen, zijn deze dus niet in alle omstandigheden van toepassing en kunnen er dus omstandigheden zijn dat we niet aan jouw verzoek kunnen voldoen, bijvoorbeeld wanneer dit zou betekenen dat we hierdoor niet aan onze eigen wettelijke of contractuele verplichtingen met bijvoorbeeld jouw werkgever, als verantwoordelijke voor de verwerking, zouden voldoen. In deze gevallen laten we je dan altijd weten waarom we hier niet aan kunnen voldoen en of je hiervoor bijvoorbeeld bij jouw werkgever moet voor zijn.
Als je van mening bent dat er een inbreuk gepleegd wordt met betrekking tot de verwerking of jouw rechten, kan je desgevallend een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.