Mais qu’est-ce que cela implique pour vous en tant qu’employeur ? Si vous employez moins de 250 collaborateurs, cela ne change rien. Vous n’êtes pas (encore) concerné par la directive. Pour ceux qui emploient 250 travailleurs ou plus, cet article fait le point sur la situation.
Qu’en est-il si vous n’avez pas encore de canal de signalement ?
Il n’y a pour le moment encore aucune législation belge qui vous oblige à mettre en place un canal de signalement interne. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous ne risquez donc aucune sanction.
Pouvez-vous tout de même déjà entreprendre des actions ?
Oui, c’est tout à fait possible.
Bien que les employeurs ne soient pas encore obligés de mettre en place un canal de signalement, vous pouvez déjà entamer les préparatifs. Ainsi, vous serez prêt(e) une fois la loi publiée. Vous créerez aussi déjà une base de soutien en faveur du canal de signalement parmi vos travailleurs et vos clients.
Vous devez en tout cas avoir conscience du fait que lorsqu’une directive européenne est suffisamment claire, les juges peuvent déjà en tenir compte de manière directe ou indirecte. Ici, cela pourrait être le cas avec l’interdiction de représailles. Cette interdiction a en effet déjà été développée de manière suffisamment claire, et les juges pourraient donc la prendre en compte.
Si l’un de vos travailleurs transmet actuellement des informations en externe en tant que lanceur d’alerte, il vaut donc mieux éviter (de menacer) d’entreprendre les actions suivantes :
- Licenciement
- Changement d’attributions
- Rétrogradation
- Refus d’une formation
- Non-renouvellement d’un contrat temporaire
- Mesure disciplinaire
À l’égard de fournisseurs ou de tiers contractants, le préjudice peut prendre la forme de la résiliation d’un contrat ou du retrait d’une autorisation. La menace de ces actions peut déjà suffire. Il est donc également conseillé de vous en abstenir s’ils communiquent des informations en tant que lanceurs d’alerte.
Quel est l’avantage de déjà mettre en place un canal de signalement interne ?
Si vous mettez déjà en place un canal de signalement, vous montrez, tant en interne qu’en externe, que vous prenez les lanceurs d’alerte au sérieux. Vous pouvez ainsi renforcer la confiance de vos travailleurs et de vos clients dans le fonctionnement de votre entreprise.
En outre, votre entreprise a de cette manière plus de contrôle sur le signalement. Une solution peut être cherchée en interne. Et le risque que le travailleur révèle immédiatement le problème en externe ou dans la presse est réduit.
Que devez-vous faire si vous souhaitez mettre en place un canal de signalement interne ?
Informez et consultez le conseil d’entreprise
En premier lieu, vous devez informer et consulter votre conseil d’entreprise à propos de votre stratégie d’entreprise relative aux lanceurs d’alerte. L’introduction de dispositions relatives aux lanceurs d’alerte s’inscrit en effet dans le cadre de la gestion du personnel. C’est pourquoi vous devez appliquer les règles relatives à la concertation sociale.
Ayez recours à une politique
Nous vous conseillons d’inscrire votre stratégie d’entreprise relative au canal de signalement interne dans une politique.
Nous pouvons en élaborer une avec vous sur la base de la directive européenne. S’il s’avère ensuite que celle-ci doit être adaptée sur la base de la loi belge, nous pouvons aussi nous en occuper.
Vous pourriez également intégrer cette stratégie à votre règlement de travail, mais cela nous semble moins intéressant d’un point de vue pratique. Des personnes externes peuvent également signaler des infractions, mais celles-ci ne sont pas concernées par votre règlement de travail. Vous devriez donc aussi développer une politique pour les externes.
Concrètement : comment mettre en place un canal de signalement interne ?
Lors de la mise en place d’un canal de signalement interne dans votre entreprise, vous devez tenir compte d’exigences spécifiques en matière d’indépendance, de confidentialité et de protection des données.
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Indépendance |
Il ne peut y avoir de conflit d’intérêts au niveau du canal de signalement. Le canal de signalement doit également avoir une ligne directe avec le CEO ou le chef d’entreprise. |
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Confidentialité |
L’identité de l’auteur du signalement et d’autre personnes mentionnées dans le signalement doit rester confidentielle. |
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Protection des données |
Les informations reçues doivent être suffisamment sécurisées. Les membres du personnel non autorisés ne peuvent, par exemple, pas y avoir accès. |
En tant qu’entreprise, vous disposez pour le reste d’une grande liberté en vue de l’organisation de votre canal de signalement dans le respect de ces trois principes. Vous pouvez, par exemple, envisager un signalement écrit par courrier, dans une boîte à plaintes ou par voie électronique via une plateforme en ligne. Vous pouvez même prévoir une ligne téléphonique spécifique pour recevoir les signalements verbaux.
Enfin, vous avez l’obligation de planifier une réunion dans un délai raisonnable, si l’auteur du signalement le demande.
Quels délais faut-il respecter ?
L’auteur d’un signalement doit toujours recevoir un accusé de réception dans les sept jours de la réception de ce signalement.
Le suivi et le retour d’informations quant au contenu du signalement doivent suivre dans un délai raisonnable de trois mois maximum après l’accusé de réception.
Pouvez-vous sous-traiter le canal de signalement interne ?
Oui, c’est possible. Vous pouvez, en tout cas, confier la responsabilité de recevoir et d’assurer le suivi des signalements en interne, par exemple, au responsable RH, au juriste d’entreprise, au compliance officer ou au responsable RGPD.
Mais peut-être préférez-vous ne pas tout faire vous-même. Sachez que vous pouvez parfaitement sous-traiter le tout à un tiers spécialisé. Ce dernier se chargera de mettre en place le canal de signalement et de recevoir et examiner les plaintes en votre nom.
Et si vous employez moins de 250 travailleurs ?
Si vous employez moins de 250 travailleurs, vous devez mettre en place un canal de signalement interne pour le 17 décembre 2023 au plus tôt :
- Les employeurs qui occupent moins de 50 travailleurs ne seront pas légalement tenus de mettre en place un canal de signalement interne.
- Les employeurs qui occupent entre 50 et 249 collaborateurs devront quant à eux en mettre un en place. La Belgique profitera cependant de la possibilité de différer cette obligation. Si vous employez entre 50 et 249 travailleurs, vous ne devrez mettre en place un canal de signalement interne qu’à partir du 17 décembre 2023.
Tout employeur peut toutefois déjà décider de mettre en place un canal de signalement interne. C’est donc possible même si vous n’y êtes pas (encore) obligé(e).
Que fait Securex pour vous ?
Si vous avez des questions sur la mise en place d’un canal de signalement interne, contactez nos Consultants par e-mail à l’adresse suivante : consultinglegal@securex.be.
Sources
